Руководитель проекта национального электронного архива Эстонии Сааревет Койт о проекте и впечатлениях от России

Г-н Койт, будьте добры, расскажите, что привело вас на конференцию «Осенний документоооборот – 2012»?

- Мы встретились с Владимиром Баласаняном (председатель совета директоров ЭОС) год назад на конференции в Казахстане, ему очень понравился мой доклад и показалось, что эстонский опыт является интересным для российских специалистов, поэтому меня и пригласили на эту конференцию в качестве спикера. И я нисколько не жалею, что приехал, для меня лично было очень интересно узнать, что происходит в России в области электронного документооборота и архивирования. Дело в том, что в Эстонии мы очень интенсивно общаемся с другими европейскими странами, а никто из них толком не знает, что в действительности у вас происходит. Приглашение г-на Баласаняна сюда стало очень хорошей возможностью все выяснить.

И каковы ваши первые впечатления от увиденного?

- По моему мнению, в целом Россия находится на том же уровне развития этой сферы, возможно, в некоторых отдельных направлениях отставая от нас, в других, наоборот, опережая. Например, в направлении пользовательских интерфейсов СЭД для планшетов в Эстонии почему-то ничего не сделано, а у вас это очень серьезный фокус работы. Но, в общем, сегодня все страны стремятся создать электронное правительство и массово внедрить безбумажный документооборот, поэтому мы находимся на одной и той же волне, очень хорошо понимая друг друга. 

Как обстоят дела с внедрением электронного документооборота и госуслугами в Эстонии?

- У нас в стране уже много лет пытаются максимально использовать современные возможности для оказания услуг гражданам в электронном виде, и есть, конечно, как положительные, так и отрицательные примеры этого процесса, когда перевод части процедур в электронный вид никак не влияет на прохождение процесса в целом. Если же говорить об электронном документообороте, то здесь ситуация значительно лучше, поскольку каждое государственное учреждение должно иметь систему электронного документооборота, которая может взаимодействовать с установленными СЭД в других ведомствах, при этом госведомствам запрещено использовать бумагу в переписке между собой.

 

Руководитель проекта национального электронного архива Эстонии Сааревет Койт (слева) и председатель совета директоров компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Владимир Баласанян на конференции «Осенний документооборот – 2012»

 

Г-н Койт, вы являетесь руководителем проекта создания архива для вечного хранения электронных документов. Не могли бы вы рассказать об этом поподробнее?

- Государственный закон об ЭЦП был принят еще в 2001 году, с этого момента началось использование электронных документов в госучреждениях. При этом планирование создания цифрового архива для их хранения началось в 2005 году и в настоящее время осуществляется развертывание его инфраструктуры. Создающийся архив вечного хранения цифровых подлинников в Эстонии создается на принципах модульности и сервисно-ориентированной архитектуре (SOA). Общая сумма, потраченная на создание цифрового архива в Эстонии, составила около 2,2 млн евро, из которых на основные компоненты приходится 1,2 млн евро, а на компоненты доступа и аппаратное обеспечение – по 0,5 млн евро соответственно. В дополнение к этому на обеспечение системы каждый год уходит еще 0,35 млн на зарплату сотрудникам (в департаменте 14 специалистов) и 0,2 млн евро на техническую поддержку всей системы. 

Почему вы решились на создание цифрового архива, ведь существующие электронные носители несовершенны, через сто лет они все равно устареют и придется перезаписывать информацию на новые носители?

- Именно поэтому и решились: физическое старение носителей (которое, кстати, по всей видимости, произойдет уже через 5, а не через 100 лет), моральное устаревание используемых технологий и другие подобные проблемы требуют систематических решений. В случае текстовых документов можно было бы теоретизировать, что электронное сохранение – это роскошь, но при массовом существовании нескольких видов электронных документов альтернативы просто не существует. Например,  динамические аспекты слайдов PowerPoint, таблиц Excel или страниц веб-сайтов в бумажном виде уже никак не сохранить. И даже если бы такая возможность существовала, потери в скорости и комфорте использования все-таки перевешивали все трудности создания электронного архива.

Расскажите об архитектуре и технической стороне реализации проекта, какое программное обеспечение используете? 

- Наша система построена на основе программного обеспечения SDB – Safety Deposit Box (по-русски – сейф), производителем которого является британская компания Tessella. Одна из сильных сторон системы заключается в том, что ее уже используют несколько крупных архивов по всему миру, и поэтому для решения возникших проблем мы сможем использовать объединенные ресурсы всех клиентов и самой Tessella. Именно для этого функционирует т. н. «группа пользователей SDB», где клиенты регулярно обсуждают актуальные проблемы и высказывают свои пожелания о новом функционале решения. Конечно, SDB, как и любая другая система, не решает всех проблем, поэтому некоторые сегменты мы построили сами, – к примеру, системы доступа.

Какие документы в Эстонии должны храниться вечно, уничтожаются ли бумажные подлинники после оцифровки?

- Действующий архивный закон позволяет перенести документы вечного сохранения на новые носители, т. е. бумажные подлинники можно уничтожать. В действительности этой возможностью мы пока еще мало пользуемся, но я предполагаю рост популярности такого подхода в будущем.

 

Общая схема организации электронного архива Эстонии. Слайд из презентации Сааервета Койта с «Осеннего документооборота-2012»

 

С какими проблемами вы столкнулись при реализации проекта?

- С технической стороны наиболее сложной задачей было формирование требований к системе, поскольку старой версии системы не было, рабочих процессов электронного архивирования не было, к тому же во всем мире практически не было таких примеров. В итоге нам потребовалось целых три года, чтобы только составить архитектурную схему и спецификацию модулей. С организационной точки зрения, конечно, – это финансирование, потому что убедить представителей власти в необходимости крупных инвестиций в нечто столь непривлекательное, как архивирование, это та еще задача. Разумеется, есть и нерешенные проблемы, но в настоящее время они из абстрактных превращаются уже в более конкретные, – к примеру, как сохранять базы данных вместе с разумным способом доступа к ним.

С какими опасностями связано долгосрочное хранение документов, подписанных ЭЦП, как их можно решить?

- Данная проблема имеет две стороны. Во-первых, для хранения подписанных документов надо иметь возможность проверить действительность ЭЦП, и для этого должен действовать реестр сертификатов. В ближнесрочной перспективе это не является проблемой, но если, например, компании, ведущая реестр, обанкротится, то над электронными подписями ее клиентов нависнет угроза. Насколько я понял, в России с этим трудно, так как таких компаний на рынке свыше ста, при этом многие из них являются не столь неустойчивыми в финансовом отношении, не давая надежной гарантии, что после свертывания бизнеса их сертификаты своевременно попадут в реестр правопреемника (хотя закон такого требует). Во-вторых, надежность ЭЦП держится на трудности расчета определенных функций, но в связи с техническим прогрессом эти расчеты станут легче и соответствующие алгоритмы становятся слабее. Наиболее простым решением данной проблемы могло бы стать регулярное переподписание, но этот вариант среди архивистов не популярен, поскольку требует значительных ресурсов. Более доступным является обеспечение «общей системы доверия», т. е. организационных и физических методов сохранения.

Г-н Койт, пользуясь случаем, хотелось бы поинтересоваться в заключение, где и в каких случаях в Эстонии используют ЭЦП простые граждане, популярно ли это?

- Поскольку цифровая подпись является юридически равнозначной собственноручной подписи, возможности ее пользования безграничны. Больше всего ЭЦП даст преимуществ в отношении с госучреждениями – все заявления, ходатайства и т. д. можно сдавать, лежа дома на диване. По причинам эффективности разные компании, такие как банки, провайдеры связи и другие, тоже с радостью принимают документы с ЭЦП. Кроме того, все больше и больше люди используют ЭЦП в общении друг с другом, например, для подписания договора аренды квартиры.

Большое спасибо!

Автор: Сергей Мальцев.

Тематики: Маркетинг, Оборудование, ПО, Регулирование

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС, конференция