Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков: «СЭД СompanyMedia позволила нам упростить работу и повысить ее эффективность»

05.11.2013 |

Александр Абрамов.

В ОАО АКБ «Связь-Банк» с 2007 года происходит развитие системы электронного документооборота на базе системы СompanyMedia компании «ИнтерТраст». Об истории внедрения, особенностях проекта, его сегодняшнем состоянии и перспективах рассказывает начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков.

Сергей, расскажите, пожалуйста, когда и почему у ОАО АКБ «Связь-Банк» возникла задача создания полноценной системы электронного документооборота?

- Выбор системы СЭД и первичный этап ее внедрения состоялся в 2007 году. На тот момент перед нами стояли две основные проблемы. Во-первых, происходило динамичное развитие банка, росло количество офисов, а, следовательно, увеличивался поток почты, скан-копий документов, и с этим надо было что-то делать. Во-вторых, распределенность наших бэк-офисов по Москве (их число на тот момент достигло семи), требовала повышенного внимания к соблюдению сроков исполнения документов и исполнительской дисциплине. Документооборот между офисами нужно было незамедлительно систематизировать, т.е. организовать электронной документооборот. СЭД должна была обеспечить сотрудников удобными и эффективными инструментами работы с документами, повысить прозрачность деловых процессов компании на всех уровнях управления, а также сократить время поиска необходимых документов и одновременно повысить качество выбора материалов.

Почему в качестве поставщика СЭД была выбрана компания «ИнтерТраст»?

- Еще с 1998 года банк использовал IBM Lotus, эта платформа эволюционировала у нас с версии 4.1 до версии 9. Менять платформу мы не собирались. На тот момент на рынке было два интересных игрока, позволяющих работать с данной платформой– это «АйТи» и «ИнтерТраст». Мы выбрали CompanyMedia по следующим параметрам:
- Система успешно работала в ряде крупных финансовых организаций и могла обеспечить поддержку территориально распределенной структуры (в банке был 51 филиал);
- Система поддерживала систему криптографической защиты информации и шифрования (СКЗИ), лицензированную со стороны ФАПСИ;
- У «ИнтерТраст» уже были проекты с электронной подписью (ЭП), и как раз в рамках применения ЭП мы прежде уже сотрудничали.
- Система CompanyMedia открыта для разработчиков, тогда как «Босс-Референт» - полностью закрыт.

Как прошел первый этап внедрения?

- Проект начался в Москве. На старте внедрения мы провели обучение администраторов и тренеров, охватили системой канцелярию - подразделения, которые занимаются регистрацией входящих-исходящих документов, внутренних документов, а также рабочие места руководителей высшего звена. Никаких проблем при внедрении не возникало. Заинтересованность была полная – и со стороны руководителей, и со стороны исполнителей. В дальнейшем система развивалась, постепенно к ней подключались руководители среднего и нижнего звена.
Однако в 2011 году поменялось руководство, аппарат правления – то есть как раз те люди, которые организовывали документооборот. Появились новые требования к системе, потребовался более жесткий контроль сроков исполнения в регионах. Мы лавинообразно охватили обновлением наши филиалы в 51 регионе от Калининграда до Владивостока. До этого момента они не были подключены к СЭД и получали документацию по электронной почте. Теперь в каждом из филиалов установлена полноценная система на несколько лицензий – для управляющего, главного бухгалтера, а также их заместителей. В то же время мы реализовали 100 % охват сотрудников офисов в Москве, разработали процедуру обучения, внедрили централизованный модуль «Договоры», что позволило видеть все, что размещают филиалы, а также модуль iDocs для удаленной работы руководителей на планшетах Apple iPad.

Начальник отдела электронного документооборота ОАО АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков

А когда вы начали внедрение ЭП?

- Примерно в 2012 году. Нам надо было охватить все филиалы, в которых у нас порядка 2000 сотрудников. Модуль CompanyMedia «Locker» компании «ИнтерТраст», который позволяет работать как с КРИПТО-ПРО, так и с другими крипто-провайдерами, обошелся бы нам достаточно дорого. .. Поэтому было принято решение использовать электронную подпись, которая встроена в Lotus. Дело в том, что система CompanyMedia предоставляет разработчикам открытый код, на основании которого можно делать свои доработки и использовать в том числе и электронную подпись.
Мы сделали электронную подпись легитимной. Т.е. согласно законодательству, написали необходимые регламентирующие документы, изменили нормативные документы, определяющие документооборот в принципе, убедили пользователей не использовать вложения. Теперь пользователи все служебные записки готовят в лотусовом текстовом меню.
С 1 января 2012 года мы ввели электронную подпись в эксплуатацию вместе с доработками системы, которые заказывали у компании «ИнтерТраст».

Какие результаты внедрения СЭД наиболее очевидны?

- Увеличение оперативности подготовки и согласования документов за счет применения электронной подписи;
- Снижение расходов на распечатку документов;
- Сокращение затрат рабочего времени на сбор подписей, сканирование документов;
Реальная экономия на бумаге составила 300 тыс. рублей в год, экономия за счет снижения затрат на повторный сбор подписей - около 6 млн рублей. Есть еще один момент – мы существенно сэкономили на дисковом пространстве системы хранения данных, которое тоже стоит недешево.

Как сейчас выглядит система, каковы перспективы ее развития?

- Система сейчас децентрализована – головной офис имеет свою СЭД, каждый филиал - свою, они связаны воедино через базы компании «ИнтерТраст». Осуществлена интеграция с другими системами, содержащими учетные данные пользователей, такими как телефонный справочник. Конечно, мы продолжаем развивать систему.
Наша задача - охватить процедуру заседания коллегиальных органов, внедрив модуль «Заседания». Это непростая задача, но в итоге мы избавимся от еще большего количества бумажных документов.
Кроме того, планируем увеличить количество мобильных рабочих мест (iDocs) на iPad, чтобы обеспечить доступ к корпоративной СЭД CompanyMedia сотрудников «среднего звена». Также в планах - переход на новую версию системы CompanyMedia 4 с использованием web-клиента.4.0.

Сергей, большое спасибо за то, что смогли уделить нам время. Успехов в работе!

Подробности
«Связь-Банк» основан в 1991 году. Сегодня ОАО АКБ «Связь-Банк» – это универсальный кредитно-финансовый институт, география присутствия которого охватывает 52 субъекта Российской Федерации. Региональная сеть банка включает головной офис в Москве, 51 филиал, 97 дополнительных, операционных и мини-офисов, 62 из которых расположены в отделениях почтовой связи. Главный акционер «Связь-Банка» – государственная корпорация «Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)», которой принадлежит 99,4666 % акций банка. Ключевыми направлениями деятельности «Связь-Банка» являются обслуживание юридических и физических лиц, организация долгового финансирования, международный бизнес: работа на международных финансовых рынках, торговое и структурное финансирование, внешние заимствования.

Компания «ИнтерТраст» предоставляет полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению современных систем поддержки принятия решений, управления документами, делами, временем, задачами и личной результативностью, включая консалтинг в области постановки процессов управления документами и задачами, обеспечение защищенного и юридически значимого электронного документооборота, авторизованное обучение специалистов и пользователей, установку, настройку и адаптацию систем с учетом специфики предприятия. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт компании «ИнтерТраст».