EOS4SP: все, что вам нужно для электронного документооборота в среде MS SharePoint

27.02.2015 |

Анна Тумакова.

Одно из наиболее интересных и актуальных решений в линейке «Электронные Офисные Системы» - EOS for SharePoint. Это и не удивительно: по оценке ЭОС, 61 % заказчиков СЭД видят будущее за портальными решениями, Microsoft SharePoint остается наиболее популярной портальной платформой, предоставляющей пользователям широкие возможности для совместной работы, а EOS for SharePoint – самой функциональной из всех СЭД на данной платформе. По данным DSS Consulting, EOS for SharePoint лидирует среди всех отечественных ЕСМ/СЭД на Microsoft SharePoint и занимает порядка 2 % этого сегмента в России.

Функциональные особенности EOS for SharePoint

EOS for SharePoint (SharePoint Enterprise Office Solution) – портальное решение для создания единого информационного пространства компании, ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами, в том числе их согласования. Система позволяет эффективно автоматизировать бизнес-процессы организации в рамках создания единого информационного пространства на платформе Microsoft SharePoint. Назначением EOS for SharePoint является расширение стандартных возможностей MS SharePoint Server в области управления официальными документами.

Таким образом, EOS for SharePoint – это:

•    Полноценная система электронного документооборота в среде SharePoint с широким функционалом.
•    Готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок.
•    Адаптированность к требованиям российского документооборота.
•    Возможность внедрения в крупных, в том числе территориально-распределенных организациях.
•    Наличие гибких возможностей по настройке рабочих-процессов (workflow).
•    Структура, позволяющая быстро развертывать корпоративные порталы.
•    Наличие «поточного сканирования», что помогает легко и быстро перевести в электронный вид большой объем бумажных документов. Также реализована поддержка штрих-кодов.
•    Возможность организации юридически-значимого электронного документооборота с помощью электронной подписи (ЭП) - поддерживаются широкий круг российских и западных криптопровайдеров.
•    Возможность удаленного доступа к документам.
•    Защита хранящейся в системе информации от несанкционированного доступа.
•    Опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и в государственных структурах.
•    Доступность цены и предложение выгодных условий поставки.

Из истории EOS for SharePoint

История отечественных СЭД/ECM-решений на базе Microsoft SharePoint началась в 2007 году, когда Microsoft активно взялась за продвижение на российском рынке своей новой на тот момент платформы и обратилась к своим партнерам с предложением выпустить партнерские решения на ее основе. Эксперты оценили MS SharePoint 2007 (тогда MOSS 2007) как действительно инновационную систему управления контентом и с энтузиазмом принялись за работу.

Разработка EOS for SharePoint стартовала в конце 2007 года и проводилась на основе использования принципов и методов работы с документами, реализованных в основном продукте компании ЭОС – СЭД «Дело». В том же 2007 году появилась первая «коробочная» версия EOS for SharePoint, начались ее продажи. Весной 2008 года ЭОС официально сообщила о выходе продукта на рынок (см. новость раздела «ЭОС» от 15 мая 2008 г.). Уже в первой версии EOS for SharePoint были реализованы практически все основные функции, необходимые для организации документооборота (см. новость раздела «Интеграция» от 2 июня 2008 г.). «EOS for SharePoint – это большой шаг вперед для нас как с точки зрения технологии, так и маркетинга – расширения ниш сбыта», - отметил тогда генеральный директор компании ЭОС Владимир Баласанян.

Далее продукт прошел несколько основных этапов развития. Так, в 2010 году вышла обновленная платформа MS SharePoint, которая содержала существенно расширенный функционал ECM. Как следствие, нововведения в кратчайшие сроки были использованы в EOS for SharePoint 2010 - уже в конце 2010 года. Обновленная система вышла на значительно более высокий уровень возможностей (см. новость раздела «ЭОС» от 15 ноября 2010 г.).

С 2010 по 2013 год EOS for SharePoint претерпела значительные изменения, связанные с расширением функционального арсенала СЭД, что позволило внедрить ее в большом количестве организаций банковского, строительного и других секторов коммерческого сегмента рынка.

Наконец, EOS for SharePoint на платформе MS SharePoint 2013 (версия 4.0) была выпущена в апреле 2014 года, фактически на тот момент был осуществлен перенос версии 3.7 с MS SharePoint 2010 на новую платформу. «Мы приняли решение выпустить новую официальную версию с применением собственного обновленного интерфейса и, соответственно, дизайна», - рассказал заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков (см. интервью раздела «ЭОС» от 19 ноября 2014 г.). Доработанный релиз версии 4.0 вышел в октябре 2014 года.

Dashboard системы EOS for SharePoint 4.0

Произошедшие изменения в версии 4.0 можно разделить на четыре блока:

•    Изменение интерфейса (изменился не только дизайн, но и значительно повысилось юзабилити системы).
•    Изменение функционала (редакции проектов документов, встроенный просмотр файлов, расширенный функционал настройки маршрутов согласования, расширенный функционал отчетности, публикация утвержденных документов в отдельном хранилище и тд).
•    Изменение принципов внедрения системы.
•    Выпуск нового модуля – «Хранилище файлов».

Предпросмотр файлов в карточке документа в EOS for SharePoint 4.0

Пользователи EOS for SharePoint

Если ранее компания ЭОС предлагала EOS for SharePoint компаниям, которые уже используют или готовы приобрести платформу Microsoft SharePoint Server, то теперь система доступна и для SMB сектора: начиная с версии системы EOS for SharePoint 3.3, официально поддерживается платформа Microsoft SharePoint Foundation.

Рабочее место пользователя в EOS for SharePoint 4.0

Среди пользователей EOS for SharePoint более 100 как коммерческих, так и государственных организаций в самых разных отраслях. Это, например, Департамент тыла МВД, Группа строительных компаний «ВИС», ЗАО «Империя-Фарма», Администрация президента и правительства республики Бурятия, Управляющая строительная компания «Новый проект», компания «ЭЛТЕХ», компания «Отели Украины», Воронежский государственный архитектурно-строительный университет, Мурманский государственный технический университет, Правительство Московской области.

В ЭОС отмечают, что основной интерес проявляют производственные предприятия, банки и финансовые организации, строительные и девелоперские компании, предприятия нефтегазовой отрасли, а также компании с распределённой организационной структурой; использующие платформу MS SharePoint в качестве корпоративного портала; компании, где необходимо обеспечить интеграцию с другими бизнес-системами.

Стоимость решения

Стоимость EOS for SharePoint складывается из необходимых серверных и пользовательских лицензий, дополнительных опций, сопутствующих услуг по внедрению, лицензий стороннего программного обеспечения корпорации Microsoft, компании ABBYY, а также дополнительного оборудования.

Особые условия поставки EOS for SharePoint предоставляются при миграции с других СЭД, а также для вузов. Кроме того, пилотный проект автоматизации электронного документооборота на базе EOS for SharePoint можно запустить по программе «Быстрый Старт» за три дня.

Практический пример: настройка рабочего процесса в EOS for SharePoint

Рабочие процессы в системе EOS for SharePoint обеспечивают автоматическую обработку данных в соответствии с настраиваемыми алгоритмами. Попробуем разработать рабочий процесс, состоящий из 4 этапов:

•    1 этап – подготовка автора проекта.
•    2 этап – последовательное согласование начальником отдела и юристом.
•    3 этап - параллельное согласование одновременно бухгалтером и экономистом.
•    Завершающий, 4 этап – утверждение генеральным директором.

Итак, войдем в систему EOS for SharePoint, на ее главную страницу. Для того, чтоб настроить рабочий процесс, надо перейти в «Рабочие версии документов». В верхнем меню выбираем «Список» и переходим непосредственно к параметрам рабочих процессов. Перед нами открывается страница, где перечислены все рабочие процессы, которые в данный момент есть в системе.

Для того, чтоб создать новый рабочий процесс, нажимаем кнопку «Добавить рабочий процесс». Перед нами откроется окно с выбором определенных параметров рабочего процесса. Так как нам требуется совместная работа нескольких сотрудников, выбираем, соответственно, шаблон рабочего процесса совместной работы. Вносим имя, чье именно – не принципиально, и нажимаем кнопку «Далее».

Переходим к настройке этапов рабочего процесса. Первым этапом, как мы помним, будет подготовка автора проекта. Выбираем «Подготовку к проекту» и сотрудника, который будет автором проекта.

После этого добавляем второй этап, чтоб настроить последовательное согласование проекта. Выбираем «Последовательное согласование» и участников – в данном примере, начальника отдела логистики и юриста.

Для того, чтоб настроить параллельное согласование, надо пройти назад в параметры. Обращая внимание на порядок назначения задач, не меняя этапов, меняем роли участников. Записываем бухгалтера и экономиста компании. В дополнительных параметрах меняем «Последовательное согласование» на «Параллельное согласование». Здесь же можно задать длительность этапов.

Создаем завершающий, четвертый этап - утверждение проекта. Выбираем участников этапа – вносим гендиректора, после чего происходит сохранение процесса. Нажимаем на кнопку «ОК».

Теперь можно перейти обратно на страницу рабочих процессов. На ней будет видно, что созданный нами процесс появился в перечне рабочих процессов в системе. Таким образом, в EOS for SharePoint можно настроить любой рабочий процесс силами штатного системного администратора не прибегая помощи разработчиков или программистов.

Получить более подробную информацию о EOS for SharePoint, посмотреть презентации и видеоролики, а также скачать демо-версию системы можно на сайте данного решения www.eos4sp.ru.