Восемь приемов реализации глобального расчета заработной платы в крупных распределенных компаниях: взгляд ИТ-консультанта

30.06.2016 |

Александр Абрамов.

Глобализация расчета заработной платы - достаточно востребованная задача, актуальная для компаний с большой численностью персонала, компаний, имеющих сложную функциональную структуру или обладающих распределенной территориальной сетью филиалов. Примерами могут служить страховые компании, негосударственные пенсионные фонды (НПФ), финансовые компании, имеющие зачастую подразделения в различных регионах и достаточно большой штат сотрудников. Объединение процессов расчета, исключение трансляции кадровой истории между сегментами учетных систем по кадровому учету и расчету зарплаты позволяет значительно снизить операционные затраты, выстроить прозрачные процессы управления и подготовки отчетности, оптимизировать численность специалистов кадрового и расчетного отделов.

Более подробно об этом нашему изданию рассказывает Светлана Глазкова, руководитель HR-проектов «Консист Бизнес Групп»:

Централизация процессов управления персоналом, процессов кадрового делопроизводства и расчетов с персоналом в итоге предоставляет ряд преимуществ, а именно:

Единое информационное пространство для процессов управления персоналом, кадрового администрирования, планирования и учета фонда рабочего времени, расчета заработной платы позволяет повысить качество получаемой HR-аналитики для компании в целом, а не только для отдельного подразделения.
Повышение доступности и качества аналитики и управленческой информации упрощает процессы аудита и принятия управленческих решений.
Исключается дублирование информации, такой как кадровая история, история предоставления отпусков, архив лицевых счетов работников и, как следствие, лишних транзакций между информационными пространствами операционных единиц, снижение трудоемкости операций кадрового администрирования.
Оптимизация затрат за счет стандартизации процессов, снижение объема операций и внутренних коммуникаций.
Повышение качества подготовки данных для бюджетирования ФОТ и планирования численности персонала.
Минимизация ошибок расчета и подготовки регламентированной отчетности

Очевидно, что решить эту задачу без внедрения информационной системы, вручную, крайне затруднительно или вообще невозможно. Примером такой системы может служить Microsoft Dynamics AX 2012, которая ориентирована именно на крупные территориально распределённые компании. Система позволяет одновременно вести несколько вариантов организационной структуры (например, управленческую, юридическую и проектную) с различными схемами подчинения (например, линейной и функциональной), поддерживает расчёт зарплаты для десятков тысяч человек.

Примером успешного проекта централизации расчёта может служить компания «ВСК». До проведения этого процесса расчёт вёлся отдельно по каждому филиалу (более 80 подразде-лений). После централизации компания существенно повысила эффективность работы, напри-мер, сократились трудозатраты на ведение учёта, упростился процесс перевода сотрудников между подразделениями, стало легче получать своевременную и полную аналитическую ин-формацию по персоналу.

Мы прошли процедуру глобализации расчета зарплаты с нашими клиентами при внедрении вертикального решения «Расширенный кадровый учет и расчет заработной платы» на базе Microsoft Dynamics AX. На основании опыта мы сформулировали ряд приемов, которые помогут вам успешно унифицировать и интегрировать процессы управления персоналом, расчета заработной платы и выплат начислений персоналу.

1. Оптимизируйте организационные и функциональные структуры компании. Важно оптимальным образом выстроить модели организационной, финансовой и функциональной структуры компании. Иерархии должны обладать свойствами масштабируемости и сопоставимости структурных единиц.

2. Разработайте единую штатную структуру компании вместе с целостной системой грейдов, единую методологическую систему оплаты труда и мотивационных составляющих.

3. Сделайте прозрачными процесс согласования и принятия решений. Наряду с использованием механизмов принятия управленческих решений и согласования кадровых операций, обеспечьте доступ менеджеров к необходимой информации по работникам. Это позволит сократить время на подготовку детальной аналитики.

В портфеле наших проектов есть решение, разработанное для одного из наших заказчиков, сократившее объем «бумажного» документооборота. Проекты кадровых приказов, заявки, служебные записки, проекты премирования и бонусных планов проходят согласование в Microsoft Dynamics AX 2012, а владельцы процессов всегда имеют доступ к истории согласования.

4. Стандартизируйте расчетные процессы и подходы к применению сложных и неоднозначных методик расчета. Процессы должны быть оптимизированы, алгоритмы расчета унифицированы и понятны для специалистов расчетных отделов. Это позволит минимизировать риски ошибок, отклонений и необходимость «ручных» корректировок. В методиках, которые не регламентированы и не детализированы, следует явным образом стандартизировать подходы и алгоритмы расчета. Используемые алгоритмы и методики расчета должны быть едиными для всего холдинга с возможностью применения в качестве дополнений специфики каждой отдельной операционной единицы (например, применение региональных доплат, надбавок и дополнительных льгот).

5. Фрагментация процессов расчета зарплаты в операционной среде. Распределите зоны ответственности между исполнителями: по функциональным зонам ответственности либо по территориальному признаку. Инструменты расчета должны позволять выполнять операции независимо от статуса готовности расчетов на участках, независимо от времени расчета.

6. Оптимизируйте интерфейсы обмена и интеграции. Интеграционные процессы со сторонними системами должны иметь единую точку входа и выхода. Такой подход позволяет снизить затраты на поддержку и сопровождение интерфейсов в отличие от использования фрагментарной интеграции.

7. Автоматизируйте процессы расчета таким образом, чтобы технологические инструменты расчета были гибкими и простыми в настройке, предоставляли возможность легко и оперативно перестраиваться под изменения бизнес-процессов.

Система должна быть параметризированной, продуктивной и гибкой для изменений. Это означает, что технологии должны поддерживать бизнес-процессы и отвечать их требованиям. При этом чем меньше бизнес-пользователи будут обращаться в отдел ИТ и чем больше будут иметь возможность самостоятельной настройки системы, тем проще и быстрее будут проходить изменения.

8. Используйте корпоративный портал и вовлекайте сотрудников и руководителей в систему, снижая тем самым нагрузку специалистов по кадровому учету и расчет заработной платы. Личный кабинет сотрудника, личный кабинет менеджера как единая площадка сервисов самообслуживания позволяет разгрузить специалистов по кадровому администрированию и специалистов по расчету заработной платы.

Например, мы можем предоставить сотрудникам возможность самостоятельно формировать заявки на отпуска, командировки, дополнительное обучение, информировать о нетрудоспособности и т.п. Сотрудники могут видеть свой план развития и результаты оценки компетенций, использовать возможности анализа и детализации карьерограммы и формирования расчетных листов, справок, заказывать оригиналы справок, актуализировать персональные сведения.

При использовании сервисов руководителя предоставьте возможность формировать запросы по работникам с необходимой детализацией, анализировать состав ФОТ, формировать проекты изменения заработной платы по своему подразделению, согласовывать заявки по подчиненным работникам, утверждать бонусы и KPI, формировать проектные команды и перераспределять функциональную нагрузку по своим подчиненным.

Использование корпоративного портала как площадки для процессов управления персоналом и кадрового администрирования особо актуально для компаний, распределенных территориально.