Взгляд ЭОС на российский рынок СЭД: в преддверии 20-летия

26.12.2013 |

Сергей Мальцев.

В следующем, 2014 году, российский рынок электронного документооборота отметит свое 20-летие существования. Возникнув как учетные системы движения бумажных документов, эволюционировав до полноценных систем электронного документооборота, российские СЭД сегодня продолжают активно развиваться в сторону автоматизации смежных документо-ориентированных процессов и интеграции с корпоративными информационными системами. Об истории возникновения рынка, текущем состоянии и перспективах его развития рассказывают представители компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), стоящей у истоков возникновения новой отрасли в 1994 году.

По словам председателя совета директоров ЭОС Владимира Баласаняна, в 1994 году новоиспеченные российские ИТ-компании занимались преимущественно поставкой компьютеров, сетей и базового ПО, - разработка же приложений в те годы ограничивалась преимущественно бухгалтерским и банковским ПО. Действительно, тогда в страну вместе с персональными компьютерами и локальными сетями пришли базовые продукты для организации коллективной работы – СУБД, электронная почта, управление процессами (workflow), а также специализированные продукты управления документами, такие как Lotus Notes или PC Docs. Однако исторически сложившаяся в России система регламентов работы с документами (делопроизводство) требовала создания нового класса приложений. Именно ЭОС был пионером в создании таких интегрированных приложений, которые позднее стали называться СЭД. К тому времени основатели компании уже реализовали несколько масштабных проектов, в том числе работая в Администрации Президента РФ и в Правительстве РФ. Поэтому у них возникла идея использовать эти накопленные знания на открытом рынке, создав тиражный продукт.

«В то время мало кто из потенциальных заказчиков и участников рынка верил в наш успех. С одной стороны, на «хорошем» заказном проекте можно было жить месяцы, а то и годы. С другой – бытовало мнение, что организация документооборота на предприятии – это что-то индивидуальное. И вряд ли возможно создать одну систему, которая бы смогла работать на различных предприятиях и тем более на различных вертикальных рынках. Мы же интуитивно чувствовали, что это далеко не так и что сделать это можно. В итоге могу сказать, и это не только наше мнение, что ЭОС стал одной из компаний, создавшей рынок систем электронного документооборота в России, компанией, которая на протяжении всего своего существования доминировала на этом рынке как по числу внедрений, так и по числу созданных автоматизированных рабочих мест. Сегодня уже ни у кого не вызывает сомнения, что СЭД является важнейшим элементом прикладной ИТ-инфраструктуры любой организации. Более того, для органов власти это закреплено нормативно» - рассказывает председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян (более подробно см. интервью с г-ном Баласаняном от 12 сентября 2012 г.).

Сегодня же развитие российской отрасли систем электронного документооборота продолжается уже в рамках более широкого класса систем управления контентом (ЕСМ). Ежегодный объем рынка систем СЭД/ЕСМ в России оценивается на уровне 2400 реализованных проектов с общим числом автоматизированных рабочих мест - 240 тыс. АРМ. Можно сделать вывод, что с учетом многолетнего существования рынка, в СЭД сегодня работают уже миллионы людей, что свидетельствует о довольно масштабном проникновении таких систем. При этом, сегодня такие системы охватывают сотрудников всех подразделений, начиная от делопроизводителей и заканчивая производственными отделами, а в последнее время, - и непосредственно руководителей. Сегодня СЭД, созданные на базе как зарубежных, так и отечественных платформ (как флагманская СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС), являются многофункциональными и универсальными системами: они поддерживают облачные и мобильные технологии, возможности поиска, архивного хранения, обеспечивая обмен электронными документами с другими организациями и т.д.

Слайд из презентации председателя совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимира Баласаняна

В то же время, Владимир Баласанян обращает внимание на то, что СЭД в России по функционалу практически сопоставима с системами ЕСМ-класса на Западе. Это хорошо становится заметным, когда зарубежный производитель приходит в российскую организацию. И в независимости от того, управление какими документами он собирается автоматизировать, его обязательно спросят о поддержки его системой документированных бизнес-процессов (делопроизводства). Без этого система электронного документооборота, даже если она управляет чертежами или строительной документацией, оказывается неполноценной, - все равно в организации существуют подразделения, отвечающие за работу с документами. Кроме того, как только начинается внедрение системы, выясняется, что она должна помимо электронного, параллельно поддерживать еще и бумажный документооборот.

«К примеру, вы внедряете где-нибудь систему, а вам говорят, что 5 человек из 200, работающих, скажем в муниципалитете, с компьютером вообще не работают. Это значит, что работу этих людей необходимо имитировать, делегируя их функции другим сотрудникам, - чтобы за них внесли информацию в систему, прочли, приняли решение и т.д. А если есть бумажный экземпляр, то необходимо еще реализовывать передачу, делая т.н. «журнал передачи бумажных документов», отслеживать маршруты копий и т.д. Поэтому СЭД, работающие в России, получаются в два-три раза сложнее. Представьте себе, что электронная почта была бы устроена таким образом, что часть людей ее просто бы не имела, однако должна была бы в ней работать. А дальше начинается самое сложное, - когда нужно создать подлинник документа, его необходимо распечатать, подписать и зарегистрировать. Только после этого его можно куда-то отсылать и в бумажном же виде сдавать в архив и т.д. В результате получается, что то, что красиво называемые системами электронного документооборота, на самом деле являются системами, просто обеспечивающими более высокую эффективность работы с бумажными документами» - комментирует г-н Баласанян.

Тем не менее, такое положение дел достигло своего апогея примерно к 2008-2010 гг., а потом началась мобильно-облачная революция, в результате чего целевая аудитория рынка начала претерпевать стремительные изменения. С одной стороны, использование первыми лицами государства мобильных технологий (характерный пример Дмитрия Медведева с Apple iPad) приводит к тому, что это становится модным, - удаленными пользователями СЭД становятся министры, руководители высшего и среднего звена. С другой стороны, сегодня к власти приходит новое поколение людей, воспитанных на новых информационных технологиях, со своими критериями оценки ИТ-систем и жизни в целом.

Достижения рыночного лидера за 19 лет работы

«Казалось бы, что может изменить появление крошечного процента новых пользователей в системе (к примеру, 2-3 дополнительных «АРМ руководителей» для проекта в несколько тыс. рабочих мест)? Тем не менее, влияние колоссальное. И, прежде всего, это изменение требований к контенту, - министры вдруг обнаружили, что в системе нет оцифрованных документов, а также аккумулирования внешнего контента, отражения в СЭД деятельности всех сотрудников и т.д. Отсюда к СЭД начинают предъявляться новые требования презентации и интерпретации данных, наличие аналитики, отчетности, «геопривязки». Появляются и новые функциональные требования: коммуникации, контроля, личного расписания, заданий, поручений, приемной, мультимедиа и т.д. С другой стороны, совершенно на ином уровне встал и вопрос об обеспечении информационной безопасности при такой мобильной работе руководства. С другой стороны, новое поколение управленцев придает огромное значение удобству интерфейса и проработанности дизайна решений, - и зачастую социальные сети, блоги, электронная почта, онлайн-сервисы в этом плане выгодно отличаются от стандартных рабочих мест в СЭД» - отмечает первый заместитель генерального директора ЭОС (ПВ) Юрий Назаров (о том, как компания воплощает эти новые требования в своих продуктах см. материал рубрики «ЭОС» от 23 октября 2013 г.).

Таким образом, 2013 год стал для отрасли переломным, - если раньше к СЭД относились как к средству автоматизации работы лишь делопроизводителей, то сегодня на систему смотрят уже как на средство организации работы бизнеса или государственного управления в целом. Косвенным свидетельством происходящих на рынке изменений является практически обязательное требование заказчиков к возможности интеграции СЭД с другими корпоративными системами поддержки основных деловых процессов в организации (ERP, CRM, банковскими и бухгалтерскими системами, HR- и финансовыми модулями, СМЭВ/МЭДО для госучреждений). С другой стороны, все чаще внедрение СЭД не ограничивается автоматизацией канцелярии, расширяясь на смежные документо-ориентированные процессы (финансовый, договорной документооборот, работа с проектно-технической документацией, HR-процессы, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.). Поэтому, говоря о перспективах российского рынка СЭД/ЕСМ на 2014, год его двадцатилетия, можно констатировать, что он продолжает как количественный (25-35 % в год, хотя количество проектов год от года постепенно сокращается, что свидетельствует о насыщении рынка) так и качественный рост.

При этом, в заключении нужно обязательно отметить, что российский сегмент СЭД является частью глобального рынка ЕСМ. Уникальность России как раз и заключается в том, что уникальный сегмент систем электронного документооборота (СЭД) возник и продолжает активно развиваться именно здесь, в условиях вертикали управления и необходимости автоматизации делопроизводства или организационно-распорядительной деятельности. На Западе в силу специфики внутренних процессов не существует, например, журнала входящих/исходящих документов, жестко заданных маршрутов движения документов внутри организации и т. д. - все это для западной культуры управления совершенно не характерно (задачи управления там решаются с помощью инструментария BPM, workflow, кейс-менеджмента и т.д.). Тем не менее, российские СЭД быстро эволюционируют, - в них появляются масштабируемое хранение документов, движки Workflow, набор клиентских приложений (для мобильных устройств, таких как Apple iPad, WEB-клиенты и т.д.) и т.д. Кроме того, они все чаще начинают использоваться и как основа для ИТ-инфраструктуры крупных предприятия, местами замещая ЕСМ-платформы. То есть постепенно российский рынок СЭД полноправно становится именно ЕСМ не по логике, а по фактическому содержанию.