Для полноценной работы систем электронного документооборота недостаточно правовой базы

30.11.2010 |

Системы электронного документооборота (СЭД) в России существуют вроде бы повсеместно, в то же время эксперты не устают повторять, что большинство используемых решений имеют ограниченный функционал и не раскрывают тот потенциал, который способны вложить в них разработчики.

СЭД в некотором роде даже набили оскомину после того, как их стали в обязательном порядке внедрять в официальных учреждениях по всей стране. Бумажные документы (чаще архивные) были признаны таким же атавизмом, как и еще один введенный в обиход термин «цифровое неравенство», обозначающий неравные условия доступа к сервисам связи для жителей столиц и регионов. С этими признаками, отклоняющимися от взятого обществом курса на инновации, полагается бороться самым решительным образом. В то же время законодательная база, которая бы позволяла распространять электронные документы, имеющие юридическую силу, до сих пор не работает.

Системы электронного документооборота чаще используются в качестве хранилища информации в крупных корпоративных структурах, в том числе финансовых, хотя одной из основных функций СЭД остается обмен документами между компаниями либо компаниями и их клиентами в обход бумажных носителей. Кроме того, далеко не во всех отечественных компаниях убеждены в необходимости внедрения СЭД, и спрос на эти продукты продолжает формироваться по мере увеличения информационного фона вокруг данных сервисов. Как правило, чем больше компания, тем быстрее в ее руководстве задумываются о введении электронного документооборота, так как потребность в классификации и учете в таких компаниях выше, чем в секторе среднего и малого бизнеса (СМБ). Здесь можно провести аналогию с системами управления и автоматизации, к которым рано или поздно обращаются все крупные игроки. Однако связь между ростом капитализации компании и внедрением СЭД совсем не так очевидна, как в случае с запуском ERP-системы.

Сам процесс внедрения происходит по той же схеме: выбираются компания-разработчик (может быть заказано как готовое решение, так и «индивидуальное») и компания, занимающаяся установкой и сопровождением продукта (готовое решение «подгоняется» под потребности заказчика), параллельно идет обучение собственного IT-персонала силами приглашенных экспертов. Подтверждением положительной динамики спроса на СЭД может служить растущее число российских разработчиков, пишущих и проектирующих СЭД, среди которых «Доксвижн», ЭОС, «Директум», «Евфрат», «СКБ Контур» и др.

Современные СЭД позволяют полностью перевести в электронный вид все бизнес-процессы компании, включая формальное и даже неформальное общение между сотрудниками. Но, как подчеркивают эксперты компании «Корус Консалтинг», наибольший интерес у российских заказчиков по-прежнему вызывает стандартный функционал СЭД: создание электронных хранилищ, а также обмен данными между организациями. При этом различные СЭД могут быть несовместимы друг с другом, а при работе с юридическими документами возникают и дополнительные сложности. Во-первых, такой документ невозможно нотариально заверить, во-вторых, для разных видов ЭЦП (электронная цифровая подпись), квалифицированной и неквалифицированной, не хватает четкого законодательного разграничения.

На сегодняшний день самым удачным примером систем юридически значимого электронного документооборота по количеству задействованных участников является СЭД, применяемая Федеральной налоговой службой (ФНС), отмечает директор петербургского филиала компании «СКБ Контур» Андрей Музычук. Он ссылается на данные ФНС, согласно которым порядка 40% российских налогоплательщиков пользуются СЭД для передачи налоговой и бухгалтерской отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС). Таким образом, в систему вовлечено 1,2 млн юридических лиц.

«Что касается СЭД между субъектами, то пока таковая СЭД не популярна, так как закон, разрешающий передачу счетов-фактур в электронном виде, хотя и вышел, но для обеспечения этого процесса до сих пор не утверждены форматы и регламенты», — подчеркнул г-н Музычук.

Отрасль компании, заказывающей внедрение СЭД, может быть разной, соблюдается только одно общее условие: огромное количество контактов с поставщиками или клиентами, что, в свою очередь, и вызывает потребность в ускорении бизнес-процессов. Поэтому в СЭД заинтересованы ритейлеры, поставщики электроэнергии, операторы связи, компании финансового сектора. В частности, одним из крупнейших клиентов системы DocsVision недавно стал банк ВТБ24. «По результатам анализа деятельности в 2009 году можно утверждать, что чаще всего систему внедряют предприятия с численностью управленцев от 200 до 1000 человек. Однако анализ статистики по количеству установленных рабочих мест показывает значительный рост доли крупных внедрений — более 1000 рабочих мест», — рассказал заместитель коммерческого директора компании «Доксвижн» Сергей Курьянов.

СЭД для ВТБ24 включала в себя организацию хранилища документов валютного контроля (маршрутизация, распределение и контроль сроков обработки документов), а также создание архива клиентских досье, в котором собрано уже более 11 млн экземпляров электронных досье, состоящих из набора документов по сделкам с физическими лицами. «Система DocsVision сертифицирована по требованиям безопасности ФСТЭК на возможность применения в составе автоматизированных систем класса защищенности до 1Г включительно и информационных систем персональных данных до класса К2 включительно. Этого достаточно для большинства наших заказчиков», — уточняет директор по консалтингу компании «Доксвижн» Виктор Сущев.

Наталья Рыжкова