Первый день «Весеннего документооборота»: ответ ЭОС на вызовы времени

21.04.2011 |

Сергей Мальцев.

Вчера состоялся первый день партнерской конференции ЭОС «Весенний документооборот», посвященный государственным проектам в целом, регулированию и правовым вопросам. По словам гендиректора компании Владимира Баласаняна, отрасль практически готова к переходу на полноценный электронный документооборот. И хотя этому пока препятствует еще ряд проблем, широкое внедрение новых разработок ЭОС призвано облегчить и ускорить этот переход. В то же время ввиду реализации сложных федеральных территориально-распределенных проектов ЭОС вынужден предъявлять к своим региональным партнерам повышенные требования. Поэтому характер партнерской сети ЭОС может измениться – часть партнеров останется лишь «продавцами» готовых решений, другая часть, постоянно повышая свою квалификацию, сможет реализовывать нетривиальные проекты, а также предлагать клиентам собственные разработки на базе общих платформ.

По словам Владимира Баласаняна, сам рынок электронного документооборота в России начался с работы компании ЭОС и вместе с нею, но, пожалуй, таких стремительных перемен не было с самого его возникновения. Что представляет собой ситуация на рынке сегодня: СЭД используются во внутрикорпоративной и внутриведомственной деятельности, потому что все, что имеет хоть какое-то официальное значение, имеет в конечном счете бумажный носитель (передача в архив, отправка контрагенту, договоры физ. лиц и т. д.). Поэтому сегодня СЭД представляет собой вспомогательный инструмент для повышения эффективности межведомственной деятельности. И все разговоры о межведомственном документообороте пока не нужны никому, потому что бумажный документ был самодостаточен и являлся приоритетным. Однако отрасль стремительно меняется.

Что реально привело к тем переменам, которые происходят сейчас? Во-первых, давно назрела необходимость работы с электронными документами (пример – другие зарубежные страны, далеко не самые развитые), с другой стороны, произошла революция мобильного интернет-доступа. Одновременно пришло понимание места информационных технологий в государстве – они стали не только вспомогательной технологией, но и основным инструментом работы современного человека. Одним из знаковых явлений также является и то, что личный пример стали показывать первые лица государства, причем еще и требовать того же самого от подчиненных, формируя своеобразный модный тренд. «Поэтому все, чем мы с вами занимаемся, вдруг стало неожиданно модным», – заключил г-н Баласанян.

Генеральный директор компании ЭОС Владимир Баласанян

Параллельно шла революция в законодательстве – за последний год было принято огромное количество документов на уровне законов, которые создают практически все условия продвижения электронных документов, просто еще не пришло осознание и не появились подзаконные акты, не установилась практика. Но появилась федеральная программа «Информационное общество», предусматривающая огромное финансирование, в которой прописаны значительные задачи, а это является стимулом и для бизнеса, также взаимодействующим с государством.

Что касается законодательства, то за последний год впервые появились документы на уровне правительства, из которых косвенно стало понятно, что система электронного документооборота должна быть в каждом органе власти – ранее СЭД была некой необязательной инициативой «снизу». Кроме того, появился целый ряд документов по межведомственному электронному взаимодействию – проекты МЭДО и СМЭВ. Также появился ГОСТ, который был разработан подкомитетом на базе компании ЭОС. Конечно, он носит рекомендательный характер, но проекты МЭДО и СМЭВ тем не менее предполагают, что в ведомствах должны быть установлены какие-то СЭД.

Одним из самых примечательных моментов здесь является проект документа «Об утверждении плана мероприятий по переходу Федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», в котором тоже есть два пункта, напрямую касающиеся СЭД. В одном из них указывается, что Минкомсвязи должно выработать требования к информационным системам электронного документооборота (мы знаем, что эти требования практически автоматически «транслируются» вниз на региональный уровень). И дело не в сути этих требований, а в том, что они наконец появились. Еще одно направление связано с Росархивом, на сайте которого уже появился предполагаемый перечень документов, которые должны создаваться, использоваться и храниться только в электронном виде, что является очень серьезной предпосылкой к дальнейшему росту рынка.

Партнеры компании ЭОС

«Конечно, к настоящему полноценному документообороту переход не произойдет в течение одного-двух лет, но тем не менее. Прежде всего, нужна технология выпуска электронных документов. Потому что сейчас документ подписывается инициалами создателя, затем он подписывается еще некоторым числом согласующих лиц, ставит наконец свою подпись руководитель, а уже затем в него проставляется номер и дата, после чего он становится настоящим документом. И я не знаю других решений, кроме нашего продукта EDSIGN, который бы смог полностью воспроизвести весь этот цикл и для электронного документа, когда разные люди поочередно подписывают его цифровой подписью. При этом сколько бы мы ни говорили об электронных документах, если руководителю приносить на подпись бумажный вариант документа, ничего не изменится», – рассказывает Владимир Баласанян. Поэтому начинать нужно с головы – руководители сами должны сесть за компьютер и начать создавать оригиналы электронных документов. Однако такие люди практически в офисе не появляются, решая все вопросы в пути – поэтому их рабочее место должно быть принципиально мобильным. И оно должно работать вне зависимости от его местонахождения – пока этого не будет, не будет и электронного документооборота. И это понимают – к примеру, в ЭОС приезжала делегация из Башкортостана, где президент республики работает на Apple iPad, рассматривая по 50 документов каждый день, что является превосходным примером автоматизации работы руководителя. Еще одним важным вопросом для реализации полноценного безбумажного электронного документооборота является необходимость разработки технологии хранения подлинников электронных документов. Кроме того, теперь все требуют, чтобы СЭД могла обеспечивать и оказание электронных госуслуг, потому что не может в организации существовать двух параллельных структур, отвечающих за разные направления. Именно СЭД является главной организующей системой.

Ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член «Гильдии управляющих документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская

«Мы понимаем, что «старые» СЭД, отвечавшие только за прохождение бумаг, должны быстро и динамично меняться. Поэтому у нас появилась в СЭД «Дело» поддержка МЭДО, и мы обеспечили подключение уже десятку заказчиков СЭД «Дело» к этому федеральному проекту. Кроме того, это и решение СЭВ (сервер электронного взаимодействия)», – продолжает г-н Баласанян.

Решение «Мобильный кабинет» дает возможность сотрудникам компании вне офиса участвовать в деловом процессе с помощь любого мобильного устройства с поддержкой электронной почты. А новая разработка компании – «АРМ руководителя», где ЭОС постарался объединить все, что существовало до сегодняшнего времени в практике работы руководителя (пока решение работает на устройствах с ОС Windows 7, но скоро появится вариант и для Apple iPad), как раз и служит для того, чтобы руководство, работая с СЭД удаленно, было инициатором создания оригиналов электронных документов.

Продукт EOS for SharePoint 2010 – одна из самых передовых в мире систем управления контентом, и компания ЭОС продолжает развивать ее функционал, в том числе такой, когда на нем можно реализовать весь набор госуслуг, как это было сделано партнером компании в Бурятии. Важное место в продуктовой линейке компании занимает и EdocLib – собственная платформа ЭОС с уникальной возможностью создания приложений. А для хранения оригиналов электронных документов в соответствии со всеми требованиями Росархива в ЭОС уже существует готовый продукт – «Архивное дело».

«Поэтому мы можем решить все те проблемы, о которых говорилось выше: мы можем обеспечить межведомственное электронное взаимодействие (СЭВ), мы интегрировали госуслуги, обеспечили руководителей мобильными решениями и разработали продукт, обеспечивающий хранение оригиналов электронных документов», – заключает гендиректор ЭОС.

Партнеры ЭОС

Что касается партнерской сети, то ЭОС предполагает ее трансформацию в плане повышения квалификации своих региональных партнеров. При этом в 2010 году ЭОС показал рост в 28 % – один из самых больших показателей за последнее время. И если первые годы компания была озабочена выживанием, потом закреплением на рынке, то сейчас ЭОС намерен расширять свое присутствие – занятый рынок будет еще долго расти вглубь. И по словам Владимира Баласаняна, в реализации этой цели компания отводит ключевую роль партнерской сети. Именно в этой связи у ЭОС возник ряд пожеланий собственным партнерам.

«Конечно, партнеры являются нашими дистрибуторами, и в этой сфере отношения уже давно сформировались, став традиционно тесными. Но в связи с реализацией масштабных федеральных проектов возникает еще одна роль, которую начинают играть наши партнеры, – реализация территориально-распределенных проектов, когда мы привлекаем их уже в качестве подрядчиков – в этом случае складывается уже совершенно другой стиль общения, более прагматичный и требовательный. Кроме того, выяснилось, что квалификации некоторых наших партнеров недостаточно и им нужно ее повышать, особенно в свете выхода наших новых продуктов (EOS for SharePoint 2010, eDocLib). И в это им надо вкладываться и инвестировать, без этого мы не сможем дать партнеру реализацию сложного проекта. Отдельная проблема – eDocLib, который является инструментом и требует от партнера не простого внедрения нашего софта, а проведения обследования заказчика, выявления нетиповых задач и проектных работ. Поэтому характер нашей партнерской сети несколько видоизменяется – кто-то останется лишь продавцом готовых решений, а кто-то пойдет дальше, расширив свои компетенции», – напутствовал в заключение партнерское сообщество гендиректор «Электронные офисные системы» Владимир Баласанян.