Что такое «социальная» СЭД и кому она нужна? Опыт CompanyMedia 4

18.04.2013 |

Сергей Мальцев.

Системы электронного документооборота (СЭД) стали необходимым инструментом организации бизнес-процессов, документооборота и взаимодействия для многих коммерческих и государственных структур. Пользователями СЭД являются делопроизводители, бизнес-специалисты, юристы и руководители среднего и высшего уровня. Расширение сферы применения систем электронного документооборота, автоматизируемых ими бизнес-процессов и круга пользователей диктуют новые требования к ним.

Как в СЭД реализуются новые задачи, которые ставит перед ними бизнес и государство, расскажут разработчики компании «ИнтерТраст» на примере инновационной СЭД CompanyMedia в рамках серии бизнес-завтраков под общим девизом «CompanyMedia: от управления документами к повышению эффективности бизнеса». Первый из серии бизнес-завтраков, который пройдет 24 апреля, будет посвящен механизмам «социальности» в СЭД (подробности и регистрация на мероприятие «Актуальные потребности организаций и «социальность» в СЭД).

Сейчас CompanyMedia 4 не только система, организующая электронный документооборот в компании, но и корпоративная платформа поддержки принятия решений, управления документами, временем, задачами и личной результативностью. Она обладает новыми возможностями, которые выделяют ее на рынке:
•    кейс-подход (АСМ). В фокусе не документ и его исполнение, а организация и контроль выполнения бизнеса-задач и достижение результата;
•    реализация концепции GTD (getting things done) – способ приведения дел в порядок, эффективной организации работы;
•    мобилизация рабочих мест руководителей и специалистов;
•    персонализация контента (ПКД);
•    социализация. Для обеспечения групповой работы и взаимодействия используются «социальные» инструменты (получение поддержки от экспертов при решении бизнес-задач в удобном формате социальной сети).

При этом классический электронный документооборот так же функционален, становясь сервисом или своеобразным бэк-офисом для хранения всех интеллектуальных активов организации.

На сегодняшний день в CompanyMedia 4.0 социальная среда представлена встроенным сервисом обсуждения, доступным в системе на уровне рабочих групп в рамках выполняемых кейсов. Наиболее востребованным это новшество может оказаться в юридических и страховых компаниях, банках и государственных органах. Главная задача – волевым решением руководства разрешить горизонтальные коммуникации между сотрудниками, поскольку технологически для этого уже все готово.

Ключевой особенностью CompanyMedia 4 является реализация кейс-подхода, в рамках которого происходит взаимодействие сотрудников в ходе деловых процессов. «До настоящего времени такой подход описан теоретически, но, насколько мы знаем, пока его практическое применение остается в зачаточном состоянии. Одни решения слишком дороги и сложны для массового потребления. Другие – не отвечают потребностям. Мы реализовали сейчас интерфейс кейсов в первом приближении и продолжаем разработку типовых кейсов и их шаблонов. Примером кейса может служить работа с договором, куда вовлечена определенная группа людей с разными бизнес-функциями, с этапа подготовки проекта договора до его заключения и исполнения. Множество документов, взаимодействующие друг с другом участники, возникающие и решаемые в ходе процесса задачи – все это вместе образует кейс», – рассказывает заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» Вадим Ипатов.

Если говорить о «социальных» инструментах в СЭД, то их главная задача – добавлять контекст к контенту. В системе это достигается применением сервиса обсуждения. В ближайших планах компании добавить развитое социальное измерение для рабочих групп в рамках кейсов. Само исполнение кейса представляется в виде timeline, где отражены задачи, события, сообщения и другие элементы кейса. Все участники кейса объединены общей средой, совместно работая над задачами кейса. Информационное обеспечение и сопровождение кейса оформляется в виде набора документов. Часто готовые документы являются результатом кейса. Внутренние и внешние участники кейса представлены в виде их профилей на отдельной «площадке» кейса и могут легко привлекаться к обсуждению, совместной работе, принятию решений. С точки зрения управления контентом кейса социальное взаимодействие в рамках кейса позволяет исключить дублирование файлов и распространение множества версий, что обычно происходит при использовании почты, общих дисков и файловых серверов; позволяет пользователям динамически совместно использовать и контролировать контент. Таким образом, сама атмосфера кейса – социальная. Социальное измерение является дополнением к другим видам взаимодействия, оно не устраняет их. Смещение к этой модели общения от «спонтанных горизонтальных коммуникаций» (посредством телефонных звонков, электронной почты, сервисов мгновенных сообщений) позволяет повысить степень документированности процессов и проектов.

Поддержка иерархической вертикали управления в CompanyMedia 4 сохраняется за классическими элементами документооборота. Однако этот иерархически-бюрократический блок с поручениями, резолюциями на документы, отчетами об исполнении и т. д. обретает и новое качество – сервиса к социально-ориентированному кейс-блоку.

Заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» Вадим Ипатов

К примеру, кейс может быть инициирован типовой служебной запиской, прошедшей свой регламентированный жизненный путь. Ссылка на этот документ отражается в стартовом событии кейса, хотя карточка самого документа «живет» в соответствующем модуле классического документооборота. Документы, рождающиеся в ходе кейса, в свою очередь, могут «подхватываться» системой документирования и регистрироваться в ней, обретая структурированный вид.

Классическая система документирования воспринимается мобильными решениями, кейсами, потоком деловых задач как сервис – с функциями регистрации, согласования, распространения (доставки), делегирования, контроля исполнения и т. д. То есть сотрудники организации, которые занимаются профессионально документированием (канцелярия, архивные службы, делопроизводство), будут продолжать выполнять свои обязанности по управлению документами. Для остальных сотрудников этот процесс становится невидимым, фоновым. Причем, по мнению разработчиков «ИнтерТраст», это приведет к тому, что в системе документирования будет храниться гораздо больше интеллектуального контента, т. е. продукта индивидуального и коллективного творчества, наряду с официальными «контрольными» документами верхнего уровня.

Социальная среда в рамках кейс-модели будет востребована практически везде, где делегирование ответственности за достижение бизнес-результатов на уровень конечных исполнителей рассматривается как реальная альтернатива бюрократическому стилю управления. При этом возрастает практическая ценность руководителя. Вместо рассмотрения задач своих подчиненных он тратит больше времени на принятие ответственных решений и реализацию собственных замыслов.

«Горизонтальные коммуникации допустимы практически везде, в том числе и в государственных органах. К примеру, это могут быть два ведомства, оказывающих одну государственную услугу, когда можно необходимые сведения запросить напрямую вместо того, чтобы подключать традиционную властную вертикаль. В настоящее время мы осуществляем первые проекты внедрения CompanyMedia 4.0 с функцией социальных коммуникаций и рассчитываем в скором будущем увидеть результаты их практического использования», – продолжает Вадим Ипатов.

Важно, что для разных задач можно использовать оба типа коммуникаций: традиционную управленческую вертикаль и связанный с ней документооборот, а также горизонтальную социальную составляющую.

В качестве примера можно рассмотреть работу департамента документационного обеспечения работы банка, который занимается приемом огромного числа документов из Центробанка, от контрагентов и т. д. По формальным регламентам все фиксируется в рамках традиционного жизненного цикла документов. Это спущено банку сверху, здесь не может быть иначе. Но внутри самого банка есть различные комитеты, рабочие группы, департаменты, которые могут пользоваться кейсами с социальной средой взаимодействия. При этом может возникнуть необходимость регистрации документов кейса по регламентированным правилам, что делает документы доступными не только для рабочей группы, но в масштабах банка.

Отраслевая специфика в традиционном документообороте практически отсутствует. Она будет возникать на уровне востребованных в различных организациях кейсов. Юридические компании смогут нарабатывать типовые юридические кейсы, досье, дела. В страховых компаниях будут востребованы кейсы страховых инцидентов. Для банков актуальны кредитные истории, кейсы оформления кредита, клиентские договоры. Разные виды кейсов могут жить на уровне разных коллективов в организации, пользуясь общими сервисами, в том числе сервисами документооборота. Пока электронный документооборот, даже вышедший за пределы канцелярии, живет по правилам классического делопроизводства.

Кейс-подход и социализация позволяют изменить эти правила и перейти от бумажных регламентов электронного документооборота к новым правилам, более приближенным к современным условиям ведения бизнеса.

«Главной целью реализации всех нововведений CompanyMedia 4 является оптимизация достижения бизнес-результатов», – отметил в заключение заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» Вадим Ипатов.