Папкам снижают массу. Минтруд расширит эксперимент с документами в электронном виде

28.01.2021 |

Чаще всего в электронном виде работодатели рассылают своим сотрудникам уведомления о переводе на дистанционную работу. Также среди часто отправляемых электронных документов - трудовые договоры и заявления о переносе отпуска.

Такие данные приводятся в докладе минтруда (есть у "РГ"), составленном на основе анализа отчетов работодателей, которые принимают участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту. До конца 2020 года все желающие компании могли стать его участниками. Сейчас в эксперимент вступить нельзя. Апробация новой системы обмена данными между работодателями и работниками завершится в конце марта, но минтруд предлагает продлить эксперимент.

Всего к нему присоединились около 400 участников. Общая штатная численность работников организаций, принимающих участие в эксперименте и представивших отчеты о его результатах, - около 1 млн человек. В целом обходиться без бумажных документов понравилось и начальникам, и подчиненным.

Наибольший интерес система вызвала у крупных организаций, которые заинтересованы в сокращении издержек на ведение кадрового документооборота, а также организаций, занятых в технологически емких секторах экономики, таких, как информационные технологии, оказание финансовых услуг, бухгалтерский учет и так далее. Для создания и подписания электронных кадровых документов среди работодателей, представивших отчеты, около 58% используют собственную информационную систему, 21% - подсистему ЭКД портала "Работа в России", 21% - оба вида систем. Поработав в этих системах, работодатели нашли ряд проблем, без исправления которых масштабировать переход на электронные документы будет сложно.

С электронными документами понравилось работать предприятиям торговли, образования, производителям продуктов

Главные проблемы - отсутствие единых требований к формату электронных документов, подходов и правил их хранения, отсутствие регулирования в части сохранения юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата электронного ключа, которым данный документ был подписан. И, наконец, еще одна важная проблема - пока нет понятного механизма увольнения сотрудника через электронный документооборот.

Ольга Игнатова