Системы для подготовки, согласования, учета и ведения договоров

26.05.2022 |

Эффективная система подготовки, согласования, учета и ведения договоров в компании — это:

Повышение качества договоров и минимизация рисков.
Оптимизация процессов согласования и контроля.
Эффективное распределение ответственности за решения, связанные с договорами.
Повышение качества работы с претензиями.

Перед подписанием договор проходит множество стадий: подготовка, согласование, внесение изменений и т.д. Да и после подписания он требует к себе немало внимания. Требуется эффективный контроль за сделкой и выполнением положений договора, организация хранения и архивирования (так, чтобы нужный договор можно было легко найти) и т.д.

Если делать все это на бумаге, процессы порой могут занимать огромное количество времени: бумажки «кочуют» из кабинета в кабинет, могут лежать где-то неизвестно сколько. Конечно же, есть у бумажных договоров и свойство где-то теряться, из-за чего процессы согласования приходится запускать по-новому.

А ведь всех неудобств, связанных с «круговоротом бумажных договоров в природе», можно легко избежать. В этом помогут специализированные системы учета и ведения договоров. Давайте рассмотрим несколько таких решений.

«Ведок»: работа с договорами и другие полезные возможности

«Ведок» — модульная система, ориентированная на небольшие компании и закрывающая основные потребности при работе с клиентами, документами и задачами. Среди ее возможностей:

Учет договоров и их ведение. Вы сможете минимизировать бумажную работу, организовав для сотрудников удобный доступ к базе договоров, поиск по различным параметрам (их несколько десятков), контроль исполнения, отслеживание сроков и так далее.
Согласование договоров и других документов. С «Ведок» не нужно передавать бумажные документы из кабинета в кабинет: работа ведется с их электронными версиями, что значительно ускоряет процессы проверки и согласования.
Регистрация документов. Модуль регистрации позволяет выстроить эффективную систему нумерации и учета договоров. Также с его помощью вы сможете создавать связанные с договорами поручения и контролировать ход их выполнения.
Встроенный справочник контрагентов. Если вы постоянно работаете с какими-то компаниями, не придется каждый раз вносить о них информацию в базу вручную.

При покупке программы вы платите один раз за бессрочную лицензию, абонентской платы не предусмотрено. Также есть бесплатная версия «Ведок», рассчитанная на работу не более 3 пользователей одновременно.

«Респект:Учет договоров» с полной интеграцией в 1С

На программу «Респект:Учет договоров» следует обратить внимание компаниям, использующим в работе решения от 1С. Это ПО поддерживает возможность полной интеграции с типовыми конфигурациями «Бухгалтерия», «Управление торговлей», «УПП» и другими решениями (программа сертифицирована фирмой 1С).

Здесь реализованы следующие возможности:

Подготовка договоров. Поддерживается, в т.ч. и использование шаблонов с добавлением произвольных полей.
Согласование договоров. Прямо в программе отслеживаются этапы и ведется лист согласования.
Ведение реестров, журналов договоров, учет сопутствующих документов.
Формирование отчетов по разным критериям, с фильтрацией по параметрам, план-факт анализ.
Контроль платежей и других действий, связанных с договорами, добавленными в систему.

Приобрести программу можно двумя способами: электронная поставка (скачивание дистрибутива и активация по ключу) и коробочная версия (дистрибутив на диске). Стоимость программы зависит от требуемой конфигурации (совместно с каким продуктом 1С она будет использоваться в компании).