Семинар «Электронный архив. Информационные и автоматизированные архивные технологии»

14.10.2013 |

14 — 18 октября 2013 года, Санкт-Петербург

Программа семинара

1. Нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота и организации электронного архива. Комментарии к стандартам и типовым требованиям в контексте развития Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

Правоотношения в сфере электронного документооборота.
Электронный архив и электронный документооборот: связь и различия.
Понятие смешанного документального фонда.
Жизненный цикл электронных документов.

2. Формирование электронных архивных коллекций и фондов: актуальные подходы к разработке типовой структуры. Ресурсы удаленного доступа.

3. Информационные системы различного назначения и их функции: электронный архив нормативной, финансовой и бухгалтерской, организационно-распорядительной, кадровой документации, электронный архив договоров, электронная библиотека, электронный каталог, электронная картотека и др.

4. Системы электронного документооборота: классификация и основные принципы функционирования. Обзор рынка СЭД и основные критерии выбора системы.

5. Этапы проектирования электронного архива организации.

Внедрение электронного архива самостоятельно или через внедренческую компанию: плюсы и минусы обоих вариантов. Ценообразование.
Обследование деловых процессов для разработки технических требований на создание автоматизированной системы управления архивным делом. Техническое задание, его функциональное и юридическое значение.
Систематизация данных. Создание иерархического каталога документов. Стандарт на описание (атрибуты) электронных документов.
Этап опытной эксплуатации ресурса.
Реализация требований национальных стандартов и классификаторов информации при создании и внедрении СЭД.

6. Управление электронным архивом и архивными электронными ресурсами организации.

Новые технологии комплектования архивных фондов. Навигатор комплектатора.
Обработка, ввод, учет и хранение электронных документов.
Автоматизация процесса ввода документов в систему. Имиджинг документов. Распознавание при вводе документов. Индексация документов и создание электронных регистрационных карточек.
Условия хранения и доступа к электронным информационным ресурсам. Хранение файлов MS Office, odt, pdf, jpg, txt, tif и др. Проверка аутентичности файлов.
Доступ к документам на основе прав пользователей. Администрирование системы (регистрация новых пользователей, определение их прав).

7. Проблемы информационной безопасности. Организационно-правовые основы технической защиты конфиденциальной информации в электронном архиве организации. Средства обеспечения безопасности в электронном архиве организации. Эксплуатационная надежность и масштабируемость электронных систем защиты информации и персональных данных. Системы резервного копирования.

8. Мониторинг использования электронных источников.

9. Просмотр документов, работа с копиями дел, резервное копирование. Расширенные возможности поиска и отображения документов и их группировки. Возможности предоставления доступа к электронному архиву через сеть Internet. Предоставление коммерческого доступа к информации через сеть Internet.

10. Межведомственное взаимодействие между архивами и внешними организациями, внутри организации. Обзор классификаторов информации различного типа при межведомственном обмене информацией.

11. Ведение централизованного и распределенного архива многофилиального предприятия.

12. Порядок проведения проверок электронного архива. Ответственность за нарушения ведения архива.

Занятия проводят специалисты Архивного комитета Санкт-Петербурга и Комитета по информатизации и связи, ведущие специалисты-практики подведомственных Комитетам организаций и предприятий.

Контакты: