Интегратор обслужил интегратора

23.08.2006 |

Петербургское представительство столичного интегратора Cognitive Technologies завершило внедрение системы электронного документооборота «Евфрат-Документооборот» для компании «Кристалл Сервис», так же работающей в сфере ИТ-услуг.

Cognitive Technologies работает на рынке с 1993 года. Основные направления ее деятельности – система управления документами, системы электронной торговли, информационно-аналитические системы, интернет-решения, прикладные решения, системы управления предприятиями. Сейчас в компании работают около 500 сотрудников. В партнерской сети Cognitive Technologies 128 фирм. Петербургское представительство Cognitive Technologies открылось в прошлом году (см. выпуск новостей от 2 декабря 2005 г.). Помимо этого в Петербурге находится достаточно большое число дистрибьюторов Cognitive Technologies, среди них «Дисплей-Балтика», «Лабитек», Санкт-Петербургский институт Бизнеса и Менеджмента.

«Евфрат-Документооборот» является одним из ключевых продуктов компании. Весной Cognitive Technologies объявила о начале продаж новой версии системы «Евфрат-Документооборот» — v.12. Одновременно с началом продаж новой версии компания представила региональную программу на 2006–2007 годы. В ее рамках планируется горизонтальное и вертикальное развитие дилерской сети за счет изменения ее организационной структуры.

Среди клиентов столичного разработчика в СЗФО – Северо-западный филиал ОАО «МегаФон», ГУ ЦБ РФ Вологды, ГУ ЦБ РФ по СПб, Архангельский ЦБК, Санкт-Петербургский горный институт и СПбГМУ им. акад. И. П. Павлова, издательство «Петербург - XXI век» и другие.

ООО «Кристалл Сервис» более 10 лет занимается оснащением предприятий программными и аппаратными комплексами, а также ИТ-сопровождением торговых, логистических и топливных компаний. Кроме этого компания известна как разработчик программных продуктов для автоматизации торговой деятельности, пользователями которых являются организации «О'Кей», «Квартал», «Копейка», SPAR, «Арбат Престиж» и др.

Как сообщили представители компании-интегратора, изначально организация работы с документами в «Кристалл Сервис» не подразумевала четкой формализации состава документов и схем их движения, так как документооборот был не велик. Однако бизнес развивался, и в новых условиях существующий способ работы с документами перестал гарантировать оперативный доступ сотрудников к информации и эффективность контроля прохождения и исполнения документов. Все это оборачивалось перерасходом трудовых ресурсов и времени на работу с документами.

Руководство «Кристалл Сервис» поставило задачу - внедрение автоматизированной системы документооборота и делопроизводства. Кроме этого было решено отказаться от использования бумажных носителей в рамках компании и создать электронный архив организации. Выбор в пользу «Евфрат-Документооборот» стал результатом маркетингового исследования, проведенного заказчиками, здесь сыграли свою роль прежде всего развитый функционал системы и наличие инструментов для ее самостоятельной адаптации.

В состав системы «Евфрат-Документооборот», которая считается одной из самых недорогих систем на рынке и, соответственно, основная ставка которой делается на типовую функциональность, входят следующие модули: АРМ пользователя и администратора (универсальное рабочее место доступа к системе), а также модули для проектирования типовых процессов обработки документов в организации, для настройки регистрационно-контрольных карточек и шаблонов отчетов, средства протоколирования действий пользователей, почтовый клиент. Модуль «НТТР-сервер» является средством доступа к документам при помощи веб-браузера, а модуль «Архивариус» - инструментом для списания и долговременного хранения документов.

Для внедрения «Евфрат-Документооборот» в «Кристалл-Севрисе» была сформирована специальная рабочая группа, в которую вошли ИТ-специалисты и сотрудники административной службы компании. В ходе работы этой группой были оптимизированы система регистрации документов и схемы маршрутов прохождения документов, создана номенклатура дел. По словам руководителя административной службы «Кристалл Сервис» Натальи Сенаторовой, «в результате внедрения «Евфрат» в компании повысилась исполнительская дисциплина, время сотрудников теперь экономится за счет оперативности получения нужной информации, сроки исполнения поручений и процессов согласования сократились».

Стоит отметить, что в области внедрения системы в ИТ-компаниях Cognitive Technologies обладает большой экспертизой: это около 17 проектов, среди которых и петербургский для ООО «Дисплей-Балтика». Последнее внедрение «Евфрата» в городе – проект для местного подразделения сети ресторанов Sbarro, которая действует и на рынке Петербурга (см. выпуск новостей от 20 апреля 2006 г.). Здесь основные задачи системы состояли в том, чтобы упорядочить документооборот по договорам аренды, месячным и годовым платежам и общему объему платежей.