О полноценном электронном архиве как междисциплинарном проекте. Рассказала эксперт ЭОС Наталья Храмцовская на RECS 2015

В Москве завершился III саммит Russian Enterprise Content Summit 2015 (RECS 2015). На мероприятии, тема которого звучала как «ЕСМ как инструмент построения современного цифрового предприятия», обсуждались современные технологии систем управления корпоративным контентом (ЕСМ) и электронного документооборота (СЭД), а также практика их реализации в российских организациях. Одним из спикеров пленарного заседания RECS 2015 выступила ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС Наталья Храмцовская.

Доклад Натальи Храмцовской «Полноценный электронный архив: что это такое и почему его создание должно быть междисциплинарным проектом» был посвящен вопросам создания и эксплуатации электронных архивов в организациях разных форм собственности. «Мой доклад не случайно называется «полноценный электронный архив» - я этот термин упоминаю, хотя в законодательстве он отсутствует. Хочу обратить внимание на следующий момент: представление об архивах бывает разное. В некоторых организациях считают, что все, что записано на их серверах – тоже электронный архив и дела с ним обстоят прекрасно. На самом деле это не совсем так. Как только мы начинаем говорить об архиве, мы должны четко понимать, что это не просто хранилище информации, а это хранилище юридически значимых электронных документов, требования к хранению которых установлено законодательными нормативными актами нашей страны или внутренними нормативными документами той или иной организации в зависимости от ее сферы деятельности», - начала свое выступление Наталья Храмцовская.

Архив организации обеспечивает долговременную сохранность документов, причем отсчет долговременной сохранности электронных документов начинается от 5-7 летнего срока хранения. При этом перед любым архивом стоит задача обеспечить не только сохранность, но и пригодность к использованию документов и информации, которую он хранит, иначе задача архива не будет считаться выполненой, и самое главное требуется обеспечить все это без ущерба для юридической значимости документов. И если для бумажных документов есть соответствующие технологии, поскольку бумажное делопроизводство ведется уже давно, то с электронными документами достаточно много проблем.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС Наталья Храмцовская на саммите RECS 2015

Ведущий эксперт по управлению документацией
компании ЭОС Наталья Храмцовская на саммите RECS 2015

Законодательство об архивном деле Российской Федерации хотя и достаточно сильно устарело, но большинство его положений являются технологически нейтральными: требования, которые в нем содержатся, распространяются и на бумажные, и на электронные документы и информацию. Другое дело, что возникает вопрос: а как обеспечить исполнение этих требований? «Эта задача становится сейчас все более близкой к точке кипения, точка невозврата уже пройдена, потому что большинство организаций электронные документы активно используют. Вопрос хранения их в полноценных электронных архивах уже созрел», - говорит спикер.

Вопрос о долговременной сохранности документов возникает постоянно. Здесь ситуация достаточно серьезно изменилась в связи с активным использованием динамически меняющихся информационных технологий. В традиционном делопроизводстве и архивном деле долговременная сохранность отсчитывается с 10-летнего срока хранения документов. «Фактически у нас 95 % документов - это документы до 10 лет хранения и чаще всего на них серьезного внимания в бумажном делопроизводстве не обращается. С электронными документами ситуация изменилась. И связано это с тем, что пригодность электронного документа к использованию в течение всего срока хранения невозможно обеспечить путем сохранения его в первоначальном виде, и нам приходится проводить его преобразование в новые форматы, переносить в новое программное обеспечение, новые системы. Уже в этот момент можно считать, что мы начинаем работу по обеспечению долговременной сохранности документа. Изменения в информационных системах у нас происходит обычно в период 5-7 лет. В результате процедуру миграции для электронного документа иногда приходится проводить сразу после его создания и сохранения, если система, например, начинает выводиться из эксплуатации, независимо от того, какой срок хранения для документов установлен. Поэтому в настоящее время и в будущем ключевой проблемой для электронных архивов станет следующая: мы в принципе не сможем сохранить на длительном интервале времени в работоспособном состоянии подлинник электронного документа», - уверена Наталья Храмовская.

Хранить придется юридически заверенные копии, а это обозначает, что необходимо в этом направлении менять законодательство и закреплять процедуру создания такой юридически значимой электронной копии - причем не собственником документа, а хранителем документа. Это может быть и ведомственный, и государственный архив. Делать не копию с подлинника, а копию с копии сейчас на законодательном уровне незаконно.

Вторая проблема  - это та правовая неопределенность, которая в России сейчас наблюдается, быстрое изменение законодательства и судебной практики использования электронных документов. Темпы изменений в законодательстве впечатляют, за первое полугодие 2015 года внесены существенные изменения в ключевые законодательные акты, и снижения темпов не ожидается. Эксперт обращает внимание: все, что связано сейчас с внесением изменений, не является инициативой ведомств, которые отвечают за вопросы архивного хранения документов, «Росархив» отошел в сторону, и все остальные ведомства регулируют использование электронных документов в деловой деятельности без учета того, как потом все это хранить. Здесь необходимо осознать ситуацию и понимать, что в ней организациям придется достаточно часто принимать самостоятельные решения.

Аудитория саммита RECS 2015 слушает доклад ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС Натальи Храмцовской

Аудитория саммита RECS 2015 слушает доклад ведущего эксперта
по управлению документацией компании ЭОС Натальи Храмцовской

Кроме того, сейчас постоянно обостряется ситуация с обеспечением информационной безопасности. Мало кто пытается украсть бумажный архив, тогда как украсть электронный архив – идея очень интересная и постоянно реализующаяся в мире. Таким образом, организация безопасного и удобного доступа к архиву также становится ключевым моментом.

«И самое главное – мы до конца не осознали, если мы хотим получить хороший электронный архив, мы должны об этом задумываться в момент создания информационных систем для работы с документами. Потому что если не продумывать, что будет с документом после его использования в активной деловой деятельности,  архиву придется иметь дело с зоопарком разнообразнейших электронных объектов. В мире уже появились специалисты в области электронной археологии, и это профессионалы вроде Шерлока Холмса, потому что с ненадлежащим образом хранившимися документами приходится порой потом долго и серьезно разбираться. Мы должны осознать, что электронный архив - это очень сложный информационный объект, и ни одно структурное подразделение организации самостоятельно с его проблемами комплексно справиться не сможет», - продолжает Наталья Храмцовская.

Чтоб решать проблемы электронных архивов, нужна междисциплинарная команда, возглавляемая влиятельным шефом, потому что без поддержки высшего руководства реализовать такие проекты, особенно в крупных организациях, практически невозможно. Нужен юрист, который разбирается в информационных технологиях и в архивном деле, специалисты в области информационных технологий безопасности, которые понимают в делопроизводстве. Нужны архивисты, предпочтительно электронные архивисты, которых в России пока что не готовят, а это значит, что еще как минимум 5 лет будет провал с профессиональными кадрами. Нужно участие заинтересованных сторон, прежде всего подразделений, которые работают с электронными документами, потому что без их вмешательства сама система архивного хранения может быть выстроена очень неэффективно.

Наталья Храмцовская сожалеет, что отечественные специалисты холодно относятся к изучению зарубежного опыта, потому что такой анализ позволяет как раз использовать «машину времени», оценить, где можно срезать углы, как облегчить движение вперед. Компания ЭОС проводит такой анализ на протяжении 10 лет и может привести некоторые обобщенные выводы по вопросам создания электронных архивов и их работы за рубежом.

Первое, на что обращается внимание – подавляющее большинство государственных электронных архивов отказываются от возможности проверки усиленных электронных подписей, закрепляя это в законодательных актах, и обеспечивают юридическую значимость документов другими методами способами, в том числе обеспечением закрытого контура хранения информации. Но при этом архивы активно используют криптографические технологии для защиты информации как внутри контура архива, так и при передаче ее или приема ее извне. Архивы активно используют открытые форматы, которые считаются пригодными для долговременного хранения электронных данных. Но тут возникает проблема перевода документов в открытые форматы, особенно если документ подписан усиленной квалифицированной подписью. Серьезнейшее внимание уделяется разработке законодательно-нормативной методической базы деятельности таких архивов. В Австралии, где в каждом штате есть электронные архивы, в среднем каждые 5 лет эта нормативная база перерабатывается, совершенствуется и вновь опубликовывается в виде стандартов, обязательных для применения.

Второй момент, который всегда интересует – сколько электронный архив стоит и сколько времени понадобится на введение его в действие. Согласно обобщенным данным, полученным по результатам анализа реализации более 20 международных проектов создания электронных архивов, на разработку концепции процедур работы и создание команды архива уходит 2-4 года, а собственно на реализацию проекта - 1-2 года. «У нас чаще всего начинается с того, что мы закупаем железо, а потом начинаем думать, что с ним делать. Противоположный подход более правильный, поскольку позволяет минимизировать затраты», - считает спикер. Цена вопроса - $4-8 млн на реализацию проекта эконом-класса, а самый дорогой архив в мире - электронный архив национальных архивов США – только на первом этапе, связанном с приемом документов президента Буша-младшего, обошелся стране в $0,5 млрд. Есть более экономные, даже коробочные продукты, которые использует не менее 10 стран Евросоюза, в том числе Эстония. Эти варианты россияне тоже могли бы изучать и учитывать. Численность персонала архива составляет, как правило, от 5 человек, причем подавляющее большинство из них - ИТ-специалисты. В Эстонии, например, на 17 ИТ-специалистов приходится 1 архивист.

Что же сейчас в этой ситуации в российских условиях можно сделать организациям, у которых возникает необходимость создавать электронные архивы и активно их использовать? «С моей точки зрения, в отсутствие конкретных законодательно-нормативных требований организация должна делать то, что в ее силах, учитывая те законодательные требования, которые для нее существуют, и те потребности, которые у нее существуют в работе с документами и их архивном хранении. Это означает, что организациям придется самостоятельно разрабатывать свои внутренние нормативные документы, и в данной ситуации главное быть не хуже других. Если у всех в отрасли архив есть, а какая-либо организация архив не создала и утратила документы, первое, что запросит регулятор – а почему вы не сделали, как остальные?», - советует Наталья Храмцовская.

Ну и, конечно, при нехватке своего опыта необходимо использовать опыт зарубежных стран, тем более что связанная с системой управления государственными документами информация находится в открытом доступе в Интернете фактически в полном объеме, включая нормативную базу. Общий подход к задаче сейчас должен строиться на системе менеджмента, когда внутри организации разрабатывается комплект внутренних нормативных документов, в которых говорится как будет обеспечиваться сохранность электронных документов, проводиться обучение персонала. И надо понимать, что это обучение должно проходить не только в момент прихода специалиста на работу, а регулярно по мере обновление программного обеспечения.

«В ближайшее время нам предстоит решать серьезные задачи в данном направлении. Я думаю, что вопросы архивного хранения будут подниматься все чаще, потому что на сегодняшний день с точки зрения законодательно-нормативной базы федерального уровня они недостаточно регулируются и это серьезно тормозит развитие электронных архивов как в государственной сфере деятельности, так в коммерческих организациях», - резюмировала свое выступление Наталья Храмцовская и пожелала всем участникам саммита успехов.

Рубрики: Интеграция, ПО