Постараюсь кратко ответить на несколько вопросов, которые нам чаще всего приходится слышать от заказчиков – компаний топливно-энергетического комплекса.

Как сформулировать критерии и требования к СЭД? Среди важнейших критериев – технологическая платформа, соответствующая корпоративным политикам, достаточность инструментария для интеграции с существующими решениями, возможности по персонализации интерфейсов.

Как повысить производительность существующей системы документооборота? Если мы не рассматриваем замену существующей СЭД на более эффективную, то у нас остается два способа – уменьшение объема данных и выделение дополнительных вычислительных мощностей. Если нет возможности обеспечить необходимые аппаратные ресурсы, то остается два варианта:

•  принудительно ограничить объем файла для скан-образа документа;
•  провести выгрузку из СЭД документов, не используемых в оперативном документообороте.

Как организовать ретроконверсию (перевод значительных объемов бумажных носителей в электронный вид)? Можно привлечь внешних исполнителей, а можно оцифровать собственными силами, используя широкий спектр технологических решений, упрощающих обработку - от давно известной технологии поточного сканирования и различных решений для классификации документов и извлечения атрибутов до интеллектуальной обработки текста и извлечения фактов.

Какие есть возможности для обмена электронными подлинниками, в том числе, для тех, кто не подключен к федеральным системам электронного обмена? Тут есть два варианта:

•  организация взаимодействия систем документооборота на основе электронных сообщений ( XML-файлов) в соответствии с ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»;
•  интеграция СЭД с сервисами операторов ЭДО (ТАКСКОМ, КОНТУР, СБИС).

Сергей Полтев на семинаре в ПАО «Газпром» рассказывает о лучших практиках ЭДО и
архива в службе ДОУ и аппарате руководителя предприятия ТЭК