Московский документооборот пришел в петербургский бункер

10.04.2009 |

Анна Тумакова.

«Балтийская бункерная компания» автоматизировала документооборот с помощью системы «БОСС-Референт», продвижением которой занимается компания «Аплана». Внедрение СЭД помогло заказчику оптимизировать ключевые бизнес-процессы, повысило дисциплину работы с документами, сократило время их подготовки и согласования. На сегодняшний день в системе работает 21 пользователь. Партнером «Апланы» по проекту выступил московский интегратор BTLab. Стоимость проектов такого уровня по оценкам экспертов составляет в районе 1 млн рублей.

ООО «Балтийская бункерная компания» была основана в августе 1995 года как частная компания для снабжения судов бункерным топливом в динамично развивающемся морском порту Санкт-Петербурга. За 11 лет работы компания достигла успеха в создании надежного и качественного бункерного сервиса и стала одним из лидеров бункерного рынка Санкт-Петербурга. Компания поддерживается стратегическим альянсом с Петербургским нефтяным терминалом – крупнейшим нефтехранилищем Северо-Запада России и топливным оператором, крупнейшим поставщиком нефтепродуктов в Балтийском регионе «ПНТ-ГСМ».

Рассматривая различные системы электронного документооборота, руководство ООО «Балтийская бункерная компания» остановило свой выбор на системе «БОСС-Референт», так как данная система уже более 3 лет используется их партнером ЗАО «ПНТ-ГСМ». Напомним, что экспресс-внедрение базовой версии «БОСС-Референт» для этого заказчика проводилось компанией «Аплана» в июне-августе 2005 года. Специалисты «Апланы» провели обследование документооборота «ПНТ-ГСМ», настроили в СЭД регламенты его ведения, а также обучили конечных пользователей. В дальнейшем компания «Аплана» обеспечивала техническую поддержку системы и ее развитие. В СЭД «ПНТ-ГСМ» работают все управленческие подразделения компании: коммерческая и экономическая службы, бухгалтерия, отдел по работе с персоналом, канцелярия, ИТ-отдел. Второй причиной выбора руководства «Балтийской бункерной компании» в пользу системы «БОСС-Референт» стало наличие в системе необходимых функций согласования документов, контроля исполнительской дисциплины и удобство ее интерфейса. Тендер на выбор поставщика решения не объявлялся: ЗАО «ПНТ-ГСМ» порекомендовали «Балтийской бункерной компании» на основе своего опыта «Аплану».

«С ростом объемов морских грузоперевозок возрастают и темпы развития бункеровочного бизнеса в России. При этом в условиях жесткой конкуренции портов Балтийского региона существует глобальная проблема, тормозящая работу и развитие бункерных компаний, такая, как плохое обеспечение своевременного и бесперебойного документооборота. Поэтому у руководства ООО «Балтийская бункерная компания» возникла необходимость создания электронного документооборота для организации отлаженной работы основных бизнес-процессов в компании, а также повышения дисциплины работы с документами. Приоритетными задачами проекта были сокращение времени получения и обработки документов, исключение их потери, повышение управляемости и конкурентоспособности компании», – рассказывают в пресс-службе «Апланы».

В рамках проекта была осуществлена автоматизация таких бизнес-процессов, как обработка входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины, работа с организационно-распорядительными документами, договорами, приказами по кадрам, доверенностями на получение материально-товарных ценностей, а также работа со служебными записками, заявками на: бункеровку судов, поставку нефтепродуктов, канцтовары и оборудование, а также оформление таможенного поручения.

Проект был реализован совместно с партнером «Апланы» – московской компанией BTLab, специалисты которой провели аналитическое обследование предприятия, разработали концепцию автоматизации и спецификацию по настройке системы электронного документооборота, установили и настроили сервер Lotus Domino и СЭД «БОСС-Референт», провели обучение администраторов и пользователей системы. «Проект стартовал летом, когда было очень много задач по внедрениям и возникали проблемы с ресурсами. Сначала мы искали партнера из питерских компаний, но они поставили большие ставки. Тогда мы начали выбирать из других партнеров, имеющих опыт внедрения «БОСС-Референт» в коммерческих организациях, и в итоге остановили свой выбор на BTLab. Основными критериями стали приемлемые ставки и проектный опыт этого игрока», – поясняет менеджер по маркетингу Aplana Software Наталья Мезенина. Отметим, что партнерский договор с компанией «АйТи» BTLab подписала в ноябре 2003 года, а с компанией «Аплана», входящей в группу компаний «АйТи», – в начале 2005 года.

По завершении проекта средствами СЭД «БОСС-Референт» в ООО «Балтийская бункерная компания» было автоматизировано 21 рабочее место.

По оценкам экспертов, такой проект может стоить в районе 1 млн рублей.

Отметим, что проекты по внедрению СЭД «БОСС-Референт» проходили в СЗФО в таких организациях, как Банк Санкт-Петербург, ОАО «Череповецкий «Азот», ОАО «Апатит» – предприятия ГК «ФосАгро», ОАО «Мобильные ТелеСистемы», АЛРОСА, компания «Севералмаз», Росморпорт, торговая сеть «Бауцентр», Администрация Калининградской области, «Алкогольные заводы Гросс» (см. новость раздела СЭД от 15 ноября 2007 г.), группа компаний «Северсталь». «Значимость СЗФО для бизнеса «Апланы» очень существенная, как и любого Федерального округа России. Кроме того, в Санкт-Петербурге, например, сосредоточено большое количество крупных компаний, в том числе связанных с морским бизнесом. Это открывает большую перспективу в развитии бизнеса «Апланы» в СЗФО. Благодаря проектам с «Балтийской бункерной компанией» и «ПНТ-ГСМ», теперь у нас за плечами есть проектный опыт в сфере бункеровочного бизнеса», – комментирует Наталья Мезенина.

Подробности

Компания «Аплана» специализируется на разработке, тестировании и сопровождении программного обеспечения по индивидуальным требованиям заказчиков, а также предоставляет услуги по внедрении, интеграции приложений для корпоративных клиентов в России и за рубежом. Компания создана в декабре 2001 года на базе Центра заказных разработок российского системного интегратора и разработчика автоматизированных систем «АйТи». «Аплана» входит в группу компаний «АйТи», которая также включает системного интегратора, фирмы «Академия АйТи», «БОСС. Кадровые системы», «БОСС-Референт», «Мобико». Все компании группы работают в сфере информационных технологий и консалтинга.

Компания BTLab предоставляет комплексные услуги по проектированию, разработке, внедрению и технической поддержке корпоративных систем электронного документооборота, электронных архивов и портальных решений. Компания специализируется на электронном документообороте с 2003 года. Основные направления деятельности компании – создание систем электронного документооборота и электронных хранилищ на платформе Documentum и систем электронного документооборота на платформе Hummingbird Enterprise (Livelink ECM – eDocs), внедрение и техническая поддержка системы «БОСС-Референт», разработка заказного программного обеспечения и консалтинговые услуги. В числе последних проектов BTLab – разработка системы электронного документооборота на платформе IBM Lotus Domino/Notes и «БОСС-Референт» для компании News Outdoor Group (см. новость раздела СЭД от 6 апреля 2009 г.) и проект по повышению производительности серверов Lotus Domino программными методами в Объединенной системе моментальных платежей (ОСМП).