«Виктория» поддалась автоматизации. В деловой центр пришло отраслевое решение

Международный деловой центр (МДЦ) «Виктория» расположен в исторической части Выборга. Это первый бизнес-центр класса «А» в г. Выборг. В состав МДЦ входит гостиница на 60 номеров (42 стандартных, 7 полулюксов, 3 люкса, 5 представительских люксов и 3 номера апартаментов). В каждом номере имеется телефонный аппарат, спутниковое телевидение, платный высокоскоростной Интернет, ЖК-телевизор. Также комплекс включает в себя бизнес-центр класса «А» общей площадью 3 тыс. кв. м, 5 конференц-залов, лобби-бар, 2 ресторана, банкетный зал, конференц-бар. Основные клиенты гостиницы – иностранные и российские бизнесмены и туристы.

Для эффективного управления деловым центром необходимо было создать единое информационное пространство. Руководство МДЦ «Виктория» приняло решение приступить к автоматизации МДЦ «Виктория» еще на этапе его строительства и объявило тендер по внедрению информационных систем. Среди требований к поставщику были опыт комплексной автоматизации гостиничных комплексов, постановка учета по стандартам USALI, опыт интеграции гостиничных систем, опыт комплексного управления проектами. В результате реализация всего этого проекта была поручена петербургской компании «Вест Концепт».

Напомним, что компания «Вест Концепт» предлагает компаниям гостиничного бизнеса спектр продуктов и услуг в области информационных технологий и представляет решение «ВестКонцепт|Отель&SPA», которое позволяет управлять всеми сферами гостиничного бизнеса – от администраторской деятельности до финансового менеджмента, а также осуществлять управление POS-терминалами, складом, взаимоотношениями с поставщиками, собственным производством, торговым центром, лояльностью гостей, качеством обслуживания.

В системе реализована интеграция с периферийными системами, с системами платного телевидения (TV-Pay), телефонной станцией, службами контроля доступа, системами безопасности. Основная функциональность системы реализована на Microsoft Dynamic NAV, отдельные модули могут быть реализованы на базе решений Micros-Fidelio и «1С». Среди клиентов компании – гостиницы «Гранд Отель Европа» (см. новость дайджеста раздела «Интеграция» от 15 сентября 2008 г.), «Астория», «Англетер», «Балтийская звезда», «Кемпински Мойка 22», «Аэростар», «Милан», МДЦ «Нептун», «Жемчужина» и другие. «Вест Концепт» является золотым сертифицированным партнером корпорации Microsoft. Напомним, что «Вест Концепт» находится в числе компаний, принявших в этом году участие в объявленном Microsoft конкурсе «Сапожник в сапогах» (см. новость раздела Microsoft от 8 апреля 2009 г.). «Помимо прочего у компании есть опыт комплексного управления проектами с привлечением нескольких подрядчиков, что явилось для нас одним из определяющих факторов при выборе интегратора», – рассказывает генеральный директор МДЦ «Виктория» Дмитрий Виноградов.

Перед компанией «Вест Концепт» топ-менеджмент МДЦ «Виктория» поставил следующие задачи: автоматизировать бухгалтерский, налоговый и оперативный учет, управленческий учет с возможностью получения отчетности по международным стандартам USALI, все бизнес-процессы фронт-офиса, учет в точках продаж, а также создать необходимую для этого ИТ-инфраструктуру.

В качестве варианта комплексной ИТ-системы специалисты «Вест Концепт» предложили OPERA Express PMS от HRS в качестве фронт-офисной системы и решение компании Tillypad для автоматизации точек продаж. Бэк-офисной системой, объединяющей и обрабатывающей финансовые данные обеих систем, стало отраслевое решение «ВестKoнцепт|Отель&SPA», разработанное специалистами «Вест Концепт» на базе Microsoft Dynamics NAV. Это решение официально зарегистрировано корпорацией Microsoft (см. новость раздела «Интеграция» от 17 марта 2009 г.) и функционирует более чем в 20 ведущих гостиницах России. «Мы остановили свой выбор на решении Microsoft Dynamics NAV, так как эта система обладает необходимой для нас функциональностью и предоставляет возможности для дальнейшего развития бизнеса», – комментирует Дмитрий Виноградов.

Внедрение Microsoft Dynamics NAV стартовало в конце 2008 года. Со стороны «Вест Концепт» в нем участвовали менеджер проекта, 2 консультанта, разработчик. Еще 4 консультанта привлекались по настройке сторонних систем. Со стороны МДЦ «Виктория» активное участие в проекте внедрения принимали генеральный директор, главный бухгалтер и начальник отдела ИТ.

Как сообщается на сайте «Вест Концепт», в ходе проекта в Microsoft Dynamics NAV было реализовано более десятка модулей. Так, «Российский бухгалтерский учет» обеспечивает правильную организацию плана счетов и аналитических измерений, что дает возможность одновременно получать аналитическую и управленческую отчетность и не «ломать» работу бухгалтерии. В «Налоговом учете» реализована возможность ведения налогового учета по Налоговому кодексу РФ и формирования декларации по налогу на прибыль. «Регламентная бухгалтерская отчетность» формирует на основе данных, проведенных по бухгалтерскому учету, бухгалтерский баланс, приложение к бухгалтерскому балансу, отчет о прибылях и убытках, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, расчет по налогу на имущество и декларацию по НДС.

В части финансовой управленческой отчетности и бюджетирования автоматизация управленческого учета производилась с использованием стандартов USALI, в соответствии с которыми система формирует как отчетность по всему МДЦ «Виктория», так и по его отдельным подразделениям. Кроме того, в данном модуле реализованы функции формирования и контроля исполнения бюджетов делового центра. В модуле «Касса/Банк» реализовано ведение операций с денежными средствами по банку и кассе, акцепт платежей, проверка их по бюджету, интеграция с системой банк-клиент. Функциональность модуля «Продажи и клиенты» позволяет вести в системе расчеты с клиентами. В системе реализован классификатор клиентов, деление данных в котором пользователь может формировать по своему усмотрению. Возможно ведение учета расчетов с клиентами в разрезе договоров. Модуль «Покупки и поставщики» предоставляет возможность вести расчеты с поставщиками, реализует классификаторы поставщиков, подотчетных лиц и налоговых органов. Разбивку данных в классификаторах пользователь может формировать по своему усмотрению. Возможно ведение учета расчетов с контрагентами в разрезе договоров.

Специфичным для внедрения в МДЦ «Виктория» модуля «Основные средства» было то, что большинство основных средств, используемых в деловом центре, являются арендованными. Для них создаются карточки ОС и производится оприходование на забалансовые счета. Система позволяет получать информацию о местоположении ОС и производить их перемещение. Для собственных основных средств система дает возможность создавать новые карточки с использованием классификатора, также в нем полностью автоматизированы механизмы создания и отмены документов покупки, ввода в эксплуатацию, перемещения и списания основных средств. Система автоматически проверяет местонахождение основного средства на момент расчета амортизации и выбирает счет для начисления затрат по амортизации. Модуль «Производство – общепит» тесно интегрирован с системой POS-терминалов. Благодаря реализованной выгрузке, данные по проданным блюдам из системы POS-терминалов попадают в Microsoft Dynamics NAV. Для каждого блюда в системе можно создать рецепт и произвести его калькуляцию. Кроме того, в системе реализовано большое количество различных отчетов, в том числе по продаже алкогольной продукции. Модуль «Планирование закупок» обеспечивает проведение данных операций в МДЦ «Виктория» в разрезе карточек товаров, в которых указывается точка дозаказа и количество для дозаказа. С помощью этих параметров система предлагает пользователю товары, необходимые к пополнению. Наконец, модуль «Складской учет» позволяет вести учет и инвентаризацию товаров в разрезе складов и подразделений МДЦ «Виктория».

«Автоматизация управленческого учета в МДЦ «Виктория» реализована с использованием стандартов USALI, так как одной из основных целей проекта являлось получение финансовой отчетности, позволяющей оценить эффективность деятельности как всего предприятия, так и каждого из его подразделений. Мы считаем, что эти стандарты являются наиболее подходящими для ведения гостиничного бизнеса, дают его полную прозрачность и соответствуют требованиям российского законодательства», – отмечает руководитель проекта комплексной автоматизации МДЦ «Виктория» со стороны компании «Вест Концепт» Анна Левина.

В пресс-службе «Вест Концепт» рассказали, что в автоматизации бизнес-процессов фронт-офиса, таких как прием и размещение, бронирование и резервирование номеров, участвовали специалисты HRS. Кроме того, была произведена интеграция с различными системами фронт-офиса, в том числе со специализированной гостиничной телефонной системой, системой авторизации кредитных карт, системой тарификации телефонных звонков, системой электронных дверных замков и с фискальным регистратором. Сотрудники компании Tillypad участвовали в автоматизации учета реализации в точках продаж МДЦ «Виктория», а также интеграции с системой фронт-офиса OPERA Express PMS. Кроме того, на условиях субподряда компания HRS провела тренинги по системе управления номерным фондом Opera PMS, а компания Tillypad – настройку POS-терминалов в торговых точках.

«Проект прошел такие этапы, как проектирование, поставка и монтаж оборудования, настройка систем и тестирование, тренинги пользователей и документирование, интеграция систем и тестирование, поддержка в промышленной эксплуатации (Go Live Support). Ввиду большого количества информационных систем интеграция была выделена в отдельный этап, требующий присутствия всех специалистов и субподрядчиков на проекте. Особенностью проекта является то, что в его рамках был создан новый интерфейс между системами Opera и Tillypad, который в настоящий момент проходит сертификацию в Германии», – поясняет руководитель отдела по связям с общественностью компании «Вест Концепт» Лариса Каткова. Продолжительность проекта составила 5 рабочих месяцев или 14 календарных с учетом параллельной завершающей стадии СМР на объекте.

Стоимость проекта не раскрывается, но Лариса Каткова отмечает, что с учетом роли «Вест Концепт» как комплексного поставщика и интегратора всех информационных систем и оборудования и за счет комплексного подхода заказчику удалось уменьшить общий объем инвестиций в ИТ-инфраструктуру на 20 % и снизить риски интеграции разнородных систем.

Лариса Каткова сообщает также, что МДЦ «Виктория» не единственный клиент «Вест Концепт» в Выборге и Выборгском районе. С другими заказчиками на данной территории интегратор сотрудничает по направлению бизнес-консалтинга. «Близость Финляндии оказывает влияние на состав гостиничных услуг и методы их продажи и сильно различается по сезонности загрузки, например, с гостиничными комплексами Санкт-Петербурга», – делится наблюдениями Лариса Каткова.

По оценке Ларисы Катковой, проект в МДЦ «Виктория» можно сравнить с проектом автоматизации первого гостиничного комплекса пятизвездочного уровня в Казани «Мираж». Номерной фонд этой гостиницы составляет 109 номеров, в инфраструктуру входят в числе прочего бизнес-центр и конференц-зал.

Известно, что с МДЦ «Виктория» сотрудничала еще одна петербургская ИТ-компания – «ТелекомСтрой», которая занималась построением инфокоммуникационной инфраструктуры. Как сообщала пресс-служба этого игрока в январе 2008 года, в рамках проекта «ТелекомСтрой» впервые выполнила построение системы кабельного телевидения. Система была построена на базе головной станции IKUSU (Испания) и 22 спутниковых тюнеров General Satellite (Россия), она включает в себя 82 точки приема телевизионного сигнала. Абоненты смогут принимать 30 телевизионных каналов: 8 эфирных и 22 спутниковых. Учитывая пожелания заказчика, специалисты «ТелекомСтрой» предусмотрели возможность построения в будущем системы интерактивного телевидения на базе созданной структурированной кабельной системы. В рамках данного проекта «ТелекомСтрой» также выполнил строительство единой структурированной кабельной системы емкостью 1,2 тыс. портов, локально-вычислительной сети на базе оборудования Cisco System и абонентской распределительной сети и установку цифровой учрежденческой АТС Avaya Definity S8500 (емкость – 600 абонентов).


Подробности

Компания «Вест Концепт» основана в 2003 году в Петербурге. Специалисты «Вест Концепт» имеют опыт внедрения корпоративных информационных систем практически во всех сферах бизнеса. На базе более 50 реализованных проектов экспертами компании разработан ряд отраслевых решений.