Электронный документооборот от SPb CIO Club

После приветственных слов от членов правления клуба на первой секции, посвящённой электронному документообороту в компании, с докладом «Блеск и нищета электронного документооборота» выступил руководитель отдела развития информационных систем ГК «ТК» Николай Михельсон. Приведя определения основных понятий, используемых при работе с документооборотом из правовой базы, г-н Михельсон рассказал об основных результатах внедрения подобных систем. Это сокращение делопроизводителей (секретарей, курьеров и других сотрудников, участвующих в процессе бумажного документооборота), ускорение поиска электронных версий документов, экономия на бумаге, картриджах, помещениях под архивы. Также ускоряется рассмотрение и согласование документов – за счёт одновременного рецензирования документа сразу несколькими участниками процесса работы с ним, быстрой передачи электронных документов между рецензентами и автоматического ограничения сроков рассмотрения. При этом благодаря возможности контроля исполнения поручений повышается исполнительская дисциплина. Электронный документооборот также удобен при работе с сотрудниками, находящимися в командировках, на больничном или по другим причинам работающим удалённо. При автоматизации основных бизнес-процессов они ускоряются и удешевляются. Кроме того, среди «неожиданных» результатов внедрения и получаемых возможностей докладчик назвал повышение трудовой дисциплины (за счёт введения более структурированной обязательной отчётности) и в целом увеличение эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий, связанных с качественным управлением документами.

Затем с докладом о собственном опыте внедрения системы электронного документооборота выступила руководитель направления развития информационных систем «Ижорских заводов» Инна Сенчугова. Г-жа Сенчугова рассказала о проекте, реализованном ею в ООО «ИЗ-Завод заготовок и металлоконструкций». Целями внедрения новой системы документооборота являлось сокращение цикла технологической подготовки производства до 30 %, увеличение «прозрачности» процесса конструкторско-технологической подготовки производства и формирование единого информационного поля всей организации. При этом желательно было при осуществлении проекта не затрагивать производственные процессы предприятия, использовать внутренние ресурсы организации и не беспокоить руководство.

В рамках проекта на предприятии внедрялся электронный архив Search на базе программных продуктов «Интермех». Программа относится к классу PDM-систем и предназначена для создания и ведения архива технической документации предприятия и управления его документооборотом. Параллельно с архивом документов в Search ведется база данных изделий, выпускаемых и используемых на предприятии. Система включает в себя возможности управления данными об изделиях, жизненным циклом каждого изделия, а также позволяет вести электронный архив технической документации, управлять документооборотом предприятия и проектами. Как отметила Инна Сенчугова, гибкость программы позволяет построить многоуровневый иерархический архив предприятия, соответствующий его организационной структуре и сложившемуся документообороту. Благодаря функции визуализации возможен просмотр состава изделия и входящих в него элементов. Кроме того, система документооборота включает в себя графический редактор бизнес-процессов и маршрутов прохождения документов, позволяющий получать отчеты об истории выполнения процессов в формате MS Excel. Также возможна интеграция модуля Workflow (отвечающего за определение, выполнение и управление рабочими процессами) с электронной почтой. Система Search обеспечивает гибкое администрирование и контроль прав доступа к различным объектам системы.

О собственном опыте внедрения систем документооборота
рассказали члены клуба ИТ-директоров

По словам г-жи Сенчуговой, внедрение системы заняло в целом 8 месяцев (при этом сам архив был внедрён за 3 месяца). Во время реализации проекта возникали различные трудности: например, связанные с ориентацией процесса проектирования на «бумажные» технологии – в том числе обязательное дублирование бумажной документации. Кроме того, процессы на предприятии были слабо формализованы, а сотрудники настроены достаточно консервативно в плане восприятия новых технологий. Инна Сенчугова наглядно показала расчёты эффекта от внедрения электронного архива: в целом обращение в архив за бумажным документом и работа с ним занимает около полутора часов, а те же действия с электронным документом, по словам выступающей, займут всего 3 минуты. Переводя время в сэкономленные деньги, г-жа Сенчугова подсчитала, что при стоимости рабочего часа одного технолога в 125 руб., затраты за год на работу 30 сотрудников с бумажным архивом, к которому они обращаются в среднем трижды в день, составляют около 4 млн руб., а затраты на такой же поиск информации в электронном архиве за год составят всего 200 тыс. руб. В таком случае экономия от внедрения электронного архива очевидна.

Последним в  первой части заседания выступил директор по ИТ ГК «Интарсия» Юрий Шойдин, рассказавший о внедрении системы электронного документооборота в своей организации. Как пояснил г-н Шойдин, внедрение началось с предварительного формирования правил хранения информации. Необходимо было организовать «продуманное» файловое хранилище, создать возможность обмена без существенного накопления, а также ввести правила на уровне политик и лимиты и ограничения по типам файлов. Немаловажной особенностью системы должна была стать поддержка версионности файлов. Предпосылками внедрения электронного архива документов стало в том числе отсутствие общей канцелярии в организации (документы создавались и хранились в подразделениях), отсутствие стандартизованных процедур согласования приказов, положений и договоров. Также в компании не существовало документов, регламентирующих деятельность подразделений и их взаимодействие, и отсутствовал полноценный контроль исполнительской дисциплины и сроков согласования. Кроме того, требовалось создать систему оповещения и развить политику в области персонала, работающего с документами. При поиске решения для покрытия всех перечисленных потребностей был создан документ, включающий требования к системе электронного документооборота и электронного архива основных документов компании и ПСД. Компанией были оценены предложения таких решений, как DocsVision, Microsoft SharePoint, EMC Documentum, Directum, «Евфрат» и «1С:Архив». К основным критериям при выборе системы относился функционал, стоимость программного продукта и общая стоимость владения (которые следует различать), а также скорость внедрения. В итоге «Интарсией» было выбрано решение от компании 1С. Плюсами этого варианта стало наличие полного необходимого функционала (за исключением электронной цифровой подписи, которая, по словам г-на Шойдина, и не входила в требования к системе), минимальная стоимость ПО и его внедрения (30 и 120 тыс. руб. соответственно), короткое время внедрения, простота привычного интерфейса. Кроме того, система имеет такие достоинства, как полный веб-интерфейс, гибкая система хранилища и минимальное время подготовки технических средств, а в компании также имеются специалисты по работе с 1С. Для реализации проекта был выбран процессный подход – то есть блоки внедряются не по рабочим местам, а именно по процессам в организации (входящая и исходящая документация, утверждение приказов, договоров, оповещение и т. д.). В системе используется удобный контентный поиск – как по реквизитам, так и по содержимому файлов. «Специальный поисковый сервер SearchInform ищет всё, везде (по всем данным, в том числе и хранящимся в почте) и достаточно быстро», – подчеркнул Юрий Шойдин. Организованный «контур информационной безопасности» позволяет поддерживать политику безопасности информации в компании.

В следующей части мероприятия начальник отдела ИТ ОАО «Светлана» Сергей Горшенин рассказал о методике «мозгового штурма», применяемой при поиске каких-либо решений. При использовании этого метода участникам обсуждения предлагают высказывать возможно большее количество вариантов решения, в том числе самых нестандартных. Затем из общего числа высказанных идей отбирают наиболее удачные, которые могут быть использованы на практике. Основными правилами проведения «мозгового штурма» является сбор группы из 6-8 разнопрофильных специалистов, отсутствие субординации, ограничение по времени (20-40 минут), жёсткий тайминг, создание непринуждённой атмосферы, отсутствие критики каких-либо идей и обязательная их запись. После распределения ролей участников и генерации максимального количества всевозможных идей проходит их группировка, отбор и оценка. При использовании метода синектики (усовершенствованный «мозговой штурм») допустима также критика.

Затем выступающий предложил применить описанный метод поиска решений для генерации идей по развитию одного из проектов, запущенных клубом ИТ-директоров, – площадки для проведения электронных торгов Online-Tender.ru. Система позволяет зарегистрировавшимся пользователям оставлять заявки на сайте и автоматически оповещает поставщиков оборудования о проведении новых тендеров (см. новость рубрики SPb CIO Club от 27 августа 2009 г.). Но до сих пор количество зарегистрировавшихся заказчиков в системе растёт не так быстро, как рассчитывали создатели проекта. Один из членов клуба, принимающий участие в запуске и развитии площадки Online-Tender.ru, Сергей Гогин, пояснил, что в связи с этим и количество поставщиков в системе увеличивается медленнее – так как их привлечением занимаются в том числе и сами заказчики, приглашающие своих собственных поставщиков зарегистрироваться на сайте. Как считает г-н Гогин, эта проблема связана отчасти с нежеланием заказчиков менять привычных поставщиков, несмотря на то, что использование онлайн-торгов при закупке ИТ-оборудования приносит ощутимую экономию. Решить эту проблему и предлагалось участникам «мозгового штурма». Вместе с докладчиками, ставшими ведущими «штурма», члены клуба внесли 100 самых разнообразных предложений по улучшению площадки и привлечению заказчиков и поставщиков к её использованию.

«Сегодня были высказаны действительно интересные мысли, которые мы обязательно учтём при выпуске уже сейчас планируемой нами версии системы Online-Tender.ru 2.0, в которую будут внесены различные изменения. Из полученных на заседании интересных идей могу отметить предложение использования независимой экспертной оценки от вендоров по нестандартным решениям, когда заказчик к тому же может пообщаться с экспертом и задать какие-то вопросы, а также предложение проведения тендеров на обучение работе с какими-либо продуктами или оборудованием. В целом многие из высказанных мыслей по улучшению системы уже реализованы нами или реализуются, но сегодняшний «мозговой штурм» дал нам ещё некоторое количество полезных идей», – прокомментировал Сергей Гогин.

«Выбор сегодняшнего формата оправдал себя. Членам клуба, конечно, больше понравилось критиковать, чем предлагать новые идеи, но к концу обсуждения суть идеи такого способа поиска решений была понята и участники заседания стали вносить действительно интересные предложения. Я считаю, мероприятие удалось», – отметил Сергей Горшенин.

«Тема электронного документооборота действительно актуальна  сейчас. Но внедрение подобных систем имеет свои плюсы и минусы, а  также различные сложности, возникающие при попытке перехода на работу с электронными документами. Я подчеркнул в своём докладе, что очевидные на первый взгляд выгоды использования электронного документооборота не являются основными – есть ещё и много «побочных» очень важных преимуществ, которые получает организация при его внедрении. Проблемой является то, что сложно доказать руководству компании эффективность введения электронных систем документооборота, потому что бизнесу нужны конкретные цифры, означающие денежную экономию. А плюсы ЭД сложно обосновать в деньгах. К сожалению, даже сами ИТ-директора не всегда понимают, что из себя представляет документооборот, – это некая проблема просвещённости. Само заседание, я считаю, прошло удачно – мероприятие закончилось позже запланированного времени, что всегда говорит о заинтересованности участников обсуждения, не желающих расходиться. Зал активно участвовал во всех обсуждениях», – резюмировал куратор проекта «Без галстуков» Николай Михельсон.

Напомним, недавно Санкт-Петербургский клуб ИТ-директоров отметил своё 5-летие (см. новость рубрики SPb CIO Club от 9 ноября 2009 г.).