Говорить на языке бизнеса. Учатся петербургские CIO

Сегодня особенно важно направлять инвестиции в ИТ-решения, позволяющие компании экономить средства. При этом основной задачей становится грамотное обоснование эффективности проекта руководству, которое, в свою очередь, стремится минимизировать затраты и приостанавливает все сомнительные проекты. Последнее заседание SPb CIO Club прошло под девизом «Отличная идея – хорошо. Хорошая защита – отлично!», и в его рамках была проведена деловая игра.

Участникам игры были предоставлены следующие условия: холдинг «N», состоящий из двух юридических лиц, находящихся в разных городах, – ЗАО «Конструкторское бюро» (в том числе отдел архива документов) и ОАО «Свечной заводик» – и нуждающийся в разработке электронного архива с возможностью использования электронной цифровой подписи (взамен существующего бумажного). Основными целями по условию задачи было сокращение штата сотрудников архива, уменьшение площадей, занимаемых им (в том числе новое помещение, требуемое начальником архива), экономия средств, запрашиваемых последним на оборудование вышеупомянутого помещения под архив, и возможность ускорить работу трёх инженеров, тратящих по часу в день на подписание всех бумажных документов. Участники заседания получили три варианта коммерческих предложений с минимальной, средней и максимальной ценой первоначального решения и его внедрения: системы A, B и C со стоимостью лицензий 260 тыс., 185 тыс. и 3 млн руб. соответственно и работами по внедрению – 1,02, 1,4 и 2 млн руб., а также различной стоимостью сопровождения и возможностью аренды ПО с бесплатным сопровождением в таком случае.

Подготовка команд ИТ-директоров к презентациям своих проектов

Затем члены клуба поделились на две команды и получили время на расчеты и продумывание различных вариантов решения, а также обоснование затрат на свои проекты. После проведения двух презентаций, в силу краткости отведённого на их подготовку времени ставших достаточно условными и представивших судьям – Максиму Белоусову, Николаю Михельсону и Марату Козлову – не вполне точные результаты примерных расчётов, обе команды сошлись на варианте системы B. После чего Максим Белоусов рассказал о своём видении правильного решения задачи, а именно – представления своего проекта бизнесу. Как отметил г-н Белоусов, зачастую ИТ-руководитель интуитивно выбирает правильный и наиболее выгодный вариант решения, но не всегда может грамотно донести его выгоды до руководства компании. В данной экономической ситуации действительно вариант со средними ценами является наиболее быстро окупаемым, а потому привлекательным для бизнеса. Но показать эту привлекательность бизнесу нужно наглядно: с помощью конкретных цифр и графиков.

Как рассказал Максим Белоусов, он всегда использовал в своей работе следующую схему: сначала рассчитывается общая стоимость владения системой до внедрения новых решений с учётом прямых и косвенных ФОТ, ТМЦ и коммунальных услуг, затем то же самое определяется для всех предложенных вариантов будущей системы (в данном случае их три: A, B и C). После высчитывается косвенный экономический эффект – например, в конкретном примере это экономия времени сотрудников, возможность сдачи освобождённых от архива помещений в аренду и др. И, в конце концов, общее количество инвестиций делится на ежегодную стоимость владения новой системы, откуда и получается срок окупаемости решения. Для большей наглядности всегда стоит строить графики для каждого варианта с такими основными показателями, как точка убыточности (когда текущие затраты приравниваются к текущим доходам) и точка окупаемости (то есть возврата всех инвестиций в проект). Исходя из всех приведённых расчетов Максим Белоусов подтвердил правильность решения B в рассматриваемом примере и признал победу обеих команд, каждая из которых двигалась в нужном направлении и указала при презентации своего проекта часть важных для бизнеса условий. Как отметил выступающий, сами расчёты с учётом налогов и других факторов можно поручать финансовому отделу, который быстрее и точнее сможет сообщить результат для каждого варианта. Задачей же ИТ-директора является именно презентация решения бизнесу с помощью его «оцифровки», то есть приведению к конкретным денежным и временным показателям, которые быстро помогут руководству компании сориентироваться в предлагаемых вариантах. Также важно учитывать возможные имиджевые риски, которые зачастую имеют для руководства компании очень большое значение. Важно к тому же понимать, кому будет представлен проект, и, исходя из качеств конкретного руководителя, выбирать свою тактику.

«Мы проводим такие мероприятия для того, чтобы ИТ-директора искали и находили общий язык с бизнесом, причём учились бы вести разговор именно на языке бизнеса, умели доходчиво объяснять руководителям необходимость в принятии того или иного решения. Я надеюсь, что в результате сегодняшней игры некоторые участники получили новые знания, которые будут применять в дальнейшем на практике, используя графики для визуализации возврата инвестиций и другие полезные рекомендации. Насколько я могу судить по участникам заседания – база у них достаточно хорошая, а необходимые навыки они как раз получают в нашем клубе ИТ-директоров», – прокомментировал куратор проекта «Без галстуков» Николай Михельсон.

Напомним, что одним из последних масштабных мероприятий, проводимых SPb CIO Club, стал ежегодный конгресс ИТ-директоров «Белые ночи», прошедший 29, 30 и 31 мая в Санкт-Петербурге. В рамках трёхдневного конгресса прошли три основных мероприятия: расширенное заседание петербургского клуба ИТ-директоров – в первый день, сам конгресс «Белые ночи» – во второй день, и завершил программу III Съезд Российского союза ИТ-директоров (СоДИТ). (Подробнее – см. материалы раздела SPb CIO Club от 1 июня 2009 г., раздела SPb CIO Club от 2 июня 2009 г. и раздела SPb CIO Club от 3 июня 2009 г.).