Эффективное управление временем ИТ-специалистов. Обсудил «SPb CIO Club»

По статистике эффективный time management может позволить выиграть 20% рабочего времени – то есть по одному дню за каждую рабочую неделю. В первой части заседания Президент SPb CIO Club, управляющий директор банка «КИТ Финанс» Максим Белоусов рассказал участникам заседания об управлении своим собственным временем. «На сегодняшний день я занимаю несколько «кресел», «проживаю» сразу не менее 5 жизней в различных сферах: в банке, в клубе ИТ-директоров, в своей семье, в кругу друзей и т.д. Чтобы всё это успевать, я действую согласно своему главному лозунгу в планировании рабочего времени – «Я знаю»: я знаю сколько писем у меня в почте, сколько задач передо мной стоит, как их решать и т.д. Самое важное в данном случае – знания», - отметил г-н Белоусов.

Если эффективность работы обычного сотрудника составляет примерно 80%, то для ИТ-руководителя она равна 25%, а остальные 75% рабочего времени ИТ-директор занимается непрофильной для него деятельностью. При этом, как подчеркнул выступающий, главную роль играет итог работы сотрудника, и совершенно не имеет значения то, чем он занимался в течение рабочего дня, если результат работы полностью удовлетворяет вышестоящих лиц и позволяет компании успешно функционировать. Важной составляющей эффективного управления временем является планирование, к целям которого относятся качественное выполнение работы с определёнными ресурсами в требуемые сроки и получение результатов, адекватных бизнес-задачам. Планирование имеет несколько различных срезов: краткосрочное и долгосрочное, внешнее (касающееся только времени ИТ-директора) и внутреннее (относящееся к планированию работы всей ИТ-слубы компании). А также функциональное и сервисное.

Один из практических советов Максима Белоусова для экономии времени звучит так: если научить своих заместителей и других нижестоящих по должности людей планировать свою работу, с ИТ-руководителя снимется огромная часть нагрузки. В качестве отчётов для высшего руководства компании при этом можно использовать набор планов, полученных от своих подчинённых. Прежде, чем приступить к планированию, необходимо определиться с типом задач, которые предстоит решить: гибкие и жёсткие, краткосрочные и долгосрочные, неотложные и делегируемые.

Одним из самых  серьёзных факторов, заставляющих зря терять время на работе, был назван эффект «переключения» с одной задачи на другую. Лучше всегда решать одну задачу полностью, чем постоянно переходить от одной к другой, так как сам переход и перестройка на следующую задачу при нерешённой предыдущей занимает очень много времени. Не последнюю роль при планировании играет приоритезация. По мнению Президента SPb CIO Club, все главные задачи необходимо решать в конце рабочего дня. Начинать же работу стоит с самого простого – например, с проверки почты. А для мотивации своей работы на весь последующий день ежедневно с утра следует совершать одно-два запланированных самых простых дела: как, например, та же проверка почты или чтение новостей и т.д. После того, как эти дела выполнены, морально решение остальных запланированных задач будет идти гораздо проще. Также отдельной темой является грамотное проведение совещаний и обязательная смена деятельности в течение дня для того, чтоб «голова» сотрудника могла отдохнуть – то есть к примеру, обед, когда не нужно думать о работе вообще. Для полноценной и эффективной работы руководителя и любого другого сотрудника также важен отдых после окончания рабочего дня, умение переключиться на личные дела и на время забыть о рабочих вопросах, которые не стоит пытаться решить дома.

Доклад Марата Козлова «Эффективное использование  коллективного рабочего времени  ИТ-специалистов (организация эффективного рабочего времени подчинённых)»  касался планирования времени и  других способов оптимизации временных  затрат уже всего ИТ-отдела. Выступающий рассмотрел то, как отражается на работе отдела деятельность ИТ-руководителя, а также основные потери времени, которые приходятся на коммуникации внутри коллектива, другие «убийцы времени», необходимость регламентации работы и технические средства, помогающие справиться с основными проблемами планирования и организацией  эффективного рабочего времени.

«Было очень  интересно послушать выступления  участников. Много нового я для  себя не узнал, но какие-то принципы из названных действительно можно использовать в своей работе», - высказал своё мнение член правления «SPb CIO Club», директор по ИТ ГК «Интарсия» Юрий Шойдин. «Я давно не выступал в клубе с собственным докладом, это было связано с тем, что я всё меньше занимался ИТ-менеджментом в последнее время, так как работаю теперь управляющим директором в банке. А сегодняшняя тема касалась не столько ИТ-менеджмента, сколько вопросов общего характера, поделиться своими знаниями в области которых я был рад», - рассказал Максим Белоусов.

«Достаточно интересна  была речь обоих докладчиков, особенно Максима Белоусова – как экс-ИТ-директора  и как нынешнего руководителя банка. Все мои ожидания, касающиеся мероприятия, оправдались. Надеюсь, что  члены клуба, присутствовавшие на сегодняшнем заседании, будут использовать полученные знания в своей работе уже завтра. Через месяц я хочу узнать, насколько в итоге изменилась работа ИТ-отделов в их компаниях после выступлений докладчиков, и, если новые знания принесут им пользу – значит, клуб ИТ-директоров продолжает успешно выполнять одну из своих основных функций: даёт возможность участникам делиться полезным опытом», - резюмировал куратор проекта «Без Галстуков», член правления «SPb CIO Club» Николай Михельсон.

Следующее заседание  «Без Галстуков» планируется на 25 августа 2009 года. Среди прошедших летних мероприятий клуба – встреча «Без галстуков», проведённая 9 июня и посвящённая обучению участников защите ИТ-проектов (см. новость раздела SPb CIO Club от 10 июня 2009 г.), а также традиционное заседание клуба 25 июня (см. новость раздела SPb CIO Club от 26 июня 2009 г.). Напомним, что одним из последних масштабных мероприятий, проводимых SPb CIO Club, стал ежегодный конгресс ИТ-директоров «Белые ночи», прошедший 29, 30 и 31 мая в Санкт-Петербурге. В рамках трёхдневного конгресса прошли три основных мероприятия: расширенное заседание петербургского клуба ИТ-директоров – в первый день, сам конгресс «Белые ночи» – во второй день, и завершил программу III Съезд Российского союза ИТ-директоров (СоДИТ). Подробнее – см. новость раздела «ИТ-директор» от 1 июня 2009 г., новость раздела «ИТ-директор» от 2 июня 2009 г. и новость раздела «ИТ-директор» от 3 июня 2009 г.).