5 мифов о SharePoint

14.07.2011 |

SharePoint давно уже стал заметным игроком на рынке управления документами, есть множество внутренних разработок в компаниях, есть предложения от вендоров СЭД, например EOS for SharePoint. Но среди заказчиков и системных интеграторов все еще есть некое недоверие к SharePoint как к платформе для построения корпоративной СЭД. Некоторые мифы развеивает в своей статье Mike Alsup, старший вице-президент Gimmal Group.

Миф №1. На SharePoint очень трудно реализовать «настоящее» управление документами (Records Management)

На самом деле Microsoft реализовала в sharepoint средства для управления политиками хранения (или жизненным циклом) документов, однако их интерфейс более привычен айтишникам, в то время как делопроизводители привыкли к интерфейсам своих систем. Если взять SharePoint прямо «из коробки», то потребуется много работы по настройке и кастомизации, которая должна быть выполнена специалистом, знающим этот продукт и хорошо понимающим политики работы с документами в своей организации.

Однако, на рынке появляется все больше решений, которые вполне элегантно поддерживают функционал управления политиками хранения документов и предоставляют удобный интерфейс для делопроизводителей.

Миф №2. SharePoint недостаточно масштабируем, не дотягивает до уровня Enterprise

Многие параметры корпоративного внедрения SharePoint RM требуют тщательного планирования, включая следующее:
Масштабирование SharePoint от нескольких сайтов до корпоративного уровня требует более четкого определения политик и процедур работы с документами.

При масштабировании до сотен типов контента (Content Types) и сотен узлов, необходимо иметь номенклатуру дел (File Plan).
Отображение узлов на номенклатуру дел в интересах юридического обеспечения и управления документами в распределенной среде, особенно в случае международных компаний, когда требуется учитывать местное законодательство.
Установление правил наследования метаданных на основе Content Types в SharePoint в контексте сайтов, списков и библиотек, в которых эти объекты существуют.
Установление правил для управления сайтами чтобы гарантировать соблюдение политик управления информацией на предприятии.
Применение новых политик к унаследованным сайтам SharePoint.

В принципе все эти вопросы решаемы, либо средствами самого SharePoint, либо с привлечением продуктов партнеров Microsoft. Однако, повторимся, требуется весьма тщательное планирование и подготовка проекта. Не отдавайте эту задачу на откуп одним «программистам».

Миф №3. SharePoint не поддерживает парадигму управления документами, с которой знакомо большинство делопроизводителей.

Есть функции, уникальные для управления документами, которые позволяют пользователями, делопроизводителями и администраторам создавать, регистрировать, перемещать, копировать и уничтожать документы.

На самом деле: Это правда, что некоторые традиционные функции управления документами в SharePoint реализованы иначе, чем в других RM-решениях. Вот несколько примеров функциональных требований, которые в SharePoint реализованы нетрадиционно или отсутствуют, если рассматривать вариант «из коробки»:

Управление номенклатурой дел (File Plan)
Экспертиза ценности (Cut-off and disposition)
Перемещение дел и документов (Transfer)
Установление связей между документами
Ценные документы (Vital Records) – это включает функции, которые позволяют выделить кртически важные для бизнеса документы и обрабатывать их особым образом, например, при операциях резервного копирования и восстановления. (И не стоит переводить этот термин как «особо важные документы»,, что иногда делают, чтобы не доводить до инфаркта специалистов по безопасности. Гриф «ОВ» выше чем, «сов.секретно».)

Все эти задачи решаются при помощи дополнительных продуктов или собственно разработки и таким образом можно обеспечить пользователей удобным и привычным доступом к традиционным функциям управления документами.

Миф №4. Решение на SharePoint не может быть сертифицировано на соответствие DoD 5015.2 или MoReq

Вроде бы российских пользователей вопросы сертификации по западным стандартам не волнуют. Формально это так. Но если вникнуть в суть, то все функциональные требования американского DoD 5015.2 или европейского MoReq вполне здравы и абсолютно применимы к российским реалиям.

Да, по этому пункту к SharePoint пока есть недоработки. Для любой СЭД важно не просто обеспечить надежное хранение документов на веки вечные. СЭД должна обеспечивать соблюдение установленных сроков хранения и гарантированное уничтожение документов по минованию надобности в них.

Поскольку SharePoint хранит все свои данные в SQL Server, гарантированное уничтожение не обеспечивается без использования продуктов третьих фирм.

Миф №5. SharePoint RM лучше использовать с внешними репозиториями контента.

Это правда, что многие вендоры, включая Autonomy, EMC, HP, IBM, и Open Text, имеют гораздо больший опыт в сфере управления документами (RM), чем Microsoft.
Однако, использование внешнего репозитория для документов SharePoint требует:

Постоянной синхронизации платформ, что выходит за рамки простой интеграции. Кастомизация в SharePoint должа быть увязана с кастомизацией в ECM-платформе.
Множество пользовательских интерфейсов для поиска контента, в зависимости от системы, где он находится. Решения с несколькими репозиториями обычно более сложны для пользователей.
Больше специалистов с различными навыками и больше работы по интеграции.
Дополнительные расходы на покупку лицензий.

Выводы:
SharePoint быстро становится стандартом для коллективной работы, управления знаниями и порталов во многих организациях. Требования по управлению контентом в соответствии с корпоративными политиками (соблюдение сроков хранения и уничтожения) также вполне выполнимы. Партнерами Microsoft разработано множество решений, которые удовлетворяют всем требованиям, предъявляемым к СЭД. Из западных вендоров можно назвать Automated-Intelligence, RecordPoint, Collabware, GimmalSoft, на нашем рынке — компания ЭОС и другие разработчики.