Не просто экономия

Разговор о системах бюджетирования может показаться обманчиво простым, поскольку речь идет о программных продуктах, выполняющих сложные, но все же типовые задачи. Между тем сам процесс управления бюджетами уникален на каждом предприятии.

Во-первых, каждый финансовый руководитель понимает бюджетирование по-своему. Во-вторых, структура и порядок управления бюджетами очень сильно зависят от рода и масштабов деятельности предприятия. В одной компании бюджетирование может быть просто способом сбора информации о текущем финансовом положении, в другой – инструментом достаточно глубокого экономического анализа, а в третьей – только частью большой системы финансового планирования.

Можно ли вообще автоматизировать столь сложные и разнородные процессы? Опыт как зарубежных, так и российских компаний показывает, что автоматизация бюджетирования не только возможна, но и способна дать значительные управленческие и экономические результаты.

Вначале – простые решения

Автоматизированная система бюджетирования – это программный комплекс, который условно можно разделить на два функциональных блока: база данных с актуальной информацией о финансовом положении компании и инструменты анализа данных и построения финансовых прогнозов.

Небольшая компания может построить подобную систему своими силами. Очень показательно широкое распространение систем автоматизации на основе электронных таблиц Excel. В этом случае вполне достаточно, когда участие в управлении бюджетом принимают несколько человек, и с такой автоматизации начинают очень многие.

Однако использование «самописных» систем на базе Excel для крупных, а порой и для средних компаний связано с серьезными издержками. На крупных предприятиях за финансы отвечает достаточно большое число сотрудников, нередко находящихся в разных городах. При таких условиях использование Excel требует большого объема рутинной работы: сбор данных отнимает слишком много времени. Кроме того, чем крупнее компания, тем сложнее увязывать и приводить к единому формату неоднородные финансовые показатели разных направлений бизнеса. Понятно, что в этом случае очень сложно заниматься аналитикой и тем более строить прогнозы.

Когда компания осознает эту проблему, тогда и возникает потребность во внедрении и использовании специализированного ПО. Такие системы непременно предполагают наличие центральной базы и единый формат данных, разграничение доступа к данным. Кроме того, необходимы единый интерфейс приложений, а также специальные инструменты для анализа и прогнозирования.

Разным – разное

На рынке систем автоматизации бюджетирования на Северо-Западе России, и в частности в Санкт-Петербурге, представлены достаточно разнообразные решения. Например, компания «АНД Проджект» разработала решение для бюджетирования на базе Microsoft Dynamics AX (Microsoft Axapta). «КОРУС Консалтинг» и Columbus IT внедряют специализированные системы бюджетирования. Компании «БУХта» и «Монолит-Инфо» внедряют собственные разработки – комплексные системы «БУХта» и «МОНОЛИТ». При этом, как считает коммерческий директор «БУХты» Игорь Сидоренко, «если на предприятии нет финансиста, который понимает, что и как нужно делать, то это бесполезно – такие вещи не приносятся извне. Бюджетированию невозможно научить быстро».

Внедрение системы бюджетирования может происходить как в виде отдельного проекта, так и в рамках полной автоматизации бизнес-процессов компании. ИТ-решения в сфере бюджетирования могут строиться на базе специализированных систем (например, предлагаемые Columbus IT системы линейки Cognos и продвигаемые «КОРУС Консалтинг» решения от Geac/Extensity) или на основе комплексной информационной системы предприятия – в виде ее модуля. «Отдельные решения нужны тем, у кого финансовое планирование поставлено во главу угла. Для наших клиентов бюджетирование – это, как правило, только одна из задач в рамках тех проектов, которые мы ведем», – говорит генеральный директор «АНД-Проджект» Илья Пантелеев.

Учитывая уникальность бюджетирования на каждом предприятии, всякий проект по внедрению автоматизации – процесс творческий, причем творчество начинается с выбора исполнителя. Как уже говорилось, предложений на этом рынке достаточно – несколько компаний могут предлагать одно и то же программное решение. Главная задача заказчика – выбрать подходящую связку «продукт – исполнитель», и это, возможно, наиболее ответственное решение во всем процессе автоматизации бюджетирования. Задача исполнителя – понять заказчика, а заказчику необходимо разобраться в том, кто из исполнителей понял его лучше.

Техника внедрения

При правильном выборе связки «продукт – исполнитель» обе стороны четко понимают, что они делают, что хотят получить в итоге. Основные вопросы, связанные с финансовой методологией и структурой бюджетов, в этом случае решаются еще до начала внедрения системы, и сам процесс проходит относительно гладко. Но для того чтобы внедрение состоялось и прошло успешно, необходимо решить несколько важных вопросов.

Во-первых, надо настроить внедряемую систему в соответствии с текущей финансовой структурой предприятия. Фактически выстраивается определенный алгоритм, который становится основой системы бюджетирования. Этот этап представляет собой постоянные консультации и согласования между командой исполнителей и финансистами компании. Его продолжительность зависит от того, насколько прозрачна структура предприятия, насколько четко описаны и регламентированы бизнес-процессы. Во-вторых, нужно выбрать оптимальное количество основных параметров системы, то есть только те, которые реально нужны для принятия решений.

В-третьих, нередко оказывается, что необходимо приобщить к процессу бюджетирования тех сотрудников, которые раньше в нем не участвовали: если до внедрения сбором информации занимаются, как правило, экономисты, то после свой участок общей базы данных заполняет каждое подразделение.

Результаты автоматизации бюджетирования далеко не всегда можно оценить количественно, например по росту прибыли или каких-то других показателей эффективности. Увеличение количественных показателей эффективности – прежде всего следствие качественного роста компании. Главный результат – возможность проведения качественного и эффективного финансового планирования. Новое качество планирования обеспечивается ростом достоверности информации и оперативности ее получения.

Качественные изменения сферы финансового управления после внедрения автоматизированной системы бюджетирования весьма существенны. «В результате внедрения происходит оптимизация учетной системы, изменяется сам подход сотрудников к процессу управления бюджетами, а это влечет за собой повышение информационной и финансовой дисциплины»,– говорит директор практики Cognos компании Columbus IT Сергей Карпуничев. Руководители отделов становятся более ответственными за результат: их обязанности по предоставлению информации прописаны в системе. Более четкий и понятный характер приобретает финансовая структура компании в целом, расширяются возможности среднесрочного планирования в финансовой сфере. И еще один момент, который отмечают все опрошенные нами специалисты: происходит экономия самого важного ресурса – времени.