От малого к большому

Чаще всего "Технологии и управление" пишут о крупном бизнесе. Там - действительно масштабные ИТ-проекты и масштабные сложности. Там - впечатляющие истории успеха и не менее впечатляющие случаи провала. Но в мире малого и среднего бизнеса совсем другие масштабы и совсем другие трудности. Как небольшие компании преодолевают эти трудности и как относятся к автоматизации?

Свой путь

В России сложилось так, что автоматизация на мелких предприятиях и в крупных компаниях шла разными путями. Крупный бизнес уже в 1990-е годы начал пользоваться интегрированными системами от западных и отечественных поставщиков. В малом же бизнесе автоматизацией если и занимались, то лишь от случая к случаю. Только во второй половине 90-х малые предприятия стали обращать внимание на готовые продукты, и это были решения от российских разработчиков.

В этом состоит серьезное отличие российского ИТ-рынка от западного: там автоматизация тоже начиналась с крупных компаний и постепенно спускалась на низовые уровни. Но на Западе продукты для малого бизнеса и архитектурно, и в плане устройства общения с пользователем были близки к корпоративным системам крупных предприятий, так как строились на основе разработок для большого бизнеса. В России же, как рассказал главный эксперт компании "Компас" Игорь Якобсон, чаще было наоборот. Решения для малых предприятий изначально предлагали единую базу данных и интегрированную рабочую среду. От этих принципов разработчики отталкивались впоследствии, совершенствуя продукты для крупных компаний. "Отечественные программы росли вместе с нашими предприятиями", - говорит Якобсон.

Сегодня, когда сближение уже произошло, продукты для небольших компаний производятся по обратной методике - путем функционального урезания "больших" систем. Но это совсем не означает, что модель автоматизации на малых и средних предприятиях должна быть такой же, как и в крупном бизнесе. Технологический разрыв между этими секторами сохраняется, а значит, у каждого из них будут свои проблемы и свои решения.

С чего начинать?

Первое различие - в стартовой точке процесса. В небольших бизнесах, в отличие от крупных компаний, автоматизация чаще всего начинается с нуля. "Среди основных потребностей таких компаний в области автоматизации можно выделить контроль исполнительской деятельности (кто и чем занимается в любой момент времени), постановку управленческого учета, налаживание отношений с клиентами", - считает заместитель генерального директора компании Naumen Кирилл Варламов. Но и эти запросы возникают не сразу. Все начинается с установки бухгалтерской программы, часто нелицензионной. Затем постепенно следует автоматизация других учетных функций - склад, заказы, зарплата.

Решения такого класса, как правило, "коробочные". Это универсальные продукты, не требующие серьезной настройки и заметно ограниченные в плане расширения. Такой функциональности большинству действительно небольших компаний достаточно. Успех "учетных" продуктов связан с предельно сжатым ИТ-бюджетом: по оценке Игоря Якобсона, в регионах Северо-Запада малые компании готовы потратить на первоначальную автоматизацию до 3-4 тыс. долларов.

Рынок таких решений практически полностью занят отечественными разработчиками, что логично: зачем покупать западный продукт для реализации учетных функций, требования к которым определены нашим законодательством? Безусловная монополия здесь принадлежит "1С". Попытки сбросить компанию с пьедестала предпринимаются регулярно, но пока что малоуспешны. Впрочем, выбор продуктов неплох и в этом сегменте.

Однако простота и удобство коробочных решений для учета имеют и обратную сторону: они позволяют автоматизировать управление лишь в узких рамках. "Так, автоматизированная бухгалтерия дает примерно 20% информации о деятельности компании. 80% остается "за кадром", - говорит Дмитрий Лисогор, менеджер по развитию бизнеса SAP Business One (SAP СНГ и Страны Балтии). - Эту информацию руководитель небольшого предприятия может держать и в голове. Но что, если лицо, принимающее решения, уже не в состоянии уследить за потоком этих данных? А информация нужна и нужна оперативно; ведь если она поступает спустя три месяца, то это уже будет "посмертное управление". Когда руководство понимает, что важное знание ускользает от него, то нужно принимать меры".

Для того чтобы оптимизировать управление в такой ситуации, есть две стратегии. Закрывать новые потребности можно закупкой новых коробочных продуктов. К примеру, большинству растущих бизнесов нужен инструмент, позволяющий управлять отношениями с клиентами. Часто для этого вполне подходит простой CRM-модуль или даже коробочный менеджер контактов, которых на рынке достаточно. Некоторое время по такой схеме можно действовать и дальше, но если бизнес продолжает развиваться, то польза от набора разнородных продуктов постепенно исчерпывается, а негативные стороны становятся все более очевидны. Информация о бизнес-процессах есть, но чтобы ее найти, приходится предпринимать усилия. На этом этапе, считает Дмитрий Лисогор, нужен качественный скачок. Делать все постепенно, продолжая закупать новые модули и подсистемы, теперь уже не получится. А значит, на первый план выходит вторая стратегия - выбор интегрированного решения.

Единое пространство

Коробочный продукт выбрать несложно, если ориентироваться на предлагаемый набор функций и, отчасти, на имя разработчика. Выбрать же самостоятельно интегрированное решение вряд ли получится. Разработчиков много, предлагаемых решений - еще больше (некоторые из них приведены в таблице). Чтобы найти подходящий вариант, нужно провести хотя бы минимальный аудит управленческих процессов, что самой компании сделать непросто. "Для малых и средних компаний основным инструментом снижения издержек является не выбор какого-то конкретного продукта, а в первую очередь выбор опытного в конкретной отрасли консультанта и наличие у него соответствующего решения. Это позволяет сократить срок и стоимость внедрения и существенно уменьшает риски проекта", - считает член совета директоров компании "КОРУС Консалтинг" Денис Свердлов.

Поэтому ориентироваться исключительно на рекламное описание, в котором продукт обозначен как идеальный вариант "для среднего и малого бизнеса", не стоит. Разные поставщики видят этот сегмент рынка по-разному.

"Классификацию можно вести по количественным характеристикам, но она будет довольно условной. Мы считаем, например, что компанию можно относить к сектору среднего и малого бизнеса, если ее годовой оборот не превышает 100 млн евро и если предполагается автоматизировать до 70 рабочих мест", - сообщил нам Дмитрий Лисогор. "Для нас основной критерий отделения малого бизнеса от среднего, а среднего от крупного - рабочие места. Если приходится автоматизировать до 10-15 мест, то это будет малое предприятие, 30-50 - уже среднее. Вот пример: один из наших клиентов занимается оптовой продажей холодильников. Работников всего сорок человек, вроде бы это малый бизнес. Но, с нашей точки зрения, это предприятие нельзя считать малым, так как они приобрели лицензии на 30 рабочих мест", - говорит Игорь Якобсон.

Некоторым разработчикам удается сыграть на разнице в терминологии. Однако все-таки главный критерий - это не столько объемы производства или объемы работ, сколько сложность управленческих процессов в автоматизируемой компании. Конечно, между уровнем развития бизнес-процессов, числом сотрудников и размером дохода есть связь, но прямой зависимости нет. К примеру, небольшой торговой компании, в штате которой всего несколько человек, нет смысла автоматизировать отношения с поставщиками, а для работы с клиентами хватит несложного электронного органайзера. Но интегрированное решение этой фирме, скорее всего, понадобится, чтобы увязать складской учет, управление закупками и заказами.

Покупатель программного комплекса и сам далеко не всегда ориентируется на количественные параметры. "Например, у одного из наших клиентов только одно рабочее место в Microsoft Navision. Выбор в пользу этой системы был сделан из-за ее возможностей по работе с разными языками и поддержки стандартов GAAP", - комментирует Денис Свердлов.

Главное требование к интегрированным системам у небольшой компании таково: решение должно быть простым. Следовательно, серьезные системы с богатыми возможностями настройки и дополнительного программирования отпадают. Продукт в этом случае нужен комплексный, но построенный по определенному типовому шаблону, универсальному или отраслевому. Использование такого шаблона сильно снижает издержки на внедрение.

Руководителю небольшого предприятия может показаться, что, вместо того чтобы приобретать уже существующее на рынке решение, проще будет заказать специальную разработку под собственные нужды. Вроде бы это удобно: можно учесть все потребности каждого рабочего места, благо их немного, можно обратить внимание на тонкости производственного процесса или работы с клиентами. Но такой выбор будет ошибкой.

Первоначальные инвестиции в заказной продукт теоретически могут быть меньше, чем в тиражируемую систему. Малый бизнес способен их осилить, потому что разработка под заказ не требует коррекции внутренних процессов, автоматизирует уже существующие на предприятии управленческие схемы. Именно в этом - корни будущих проблем. Впоследствии продукт придется дорабатывать, настраивать, переписывать под новые управленческие задачи. Помимо зависимости от конкретного поставщика, это ведет к резкому росту затрат. "Индивидуальные решения, сделанные на должном уровне надежной компанией, по определению стоят дороже универсальных", - говорит Денис Свердлов.

Несмотря на эти соображения, многие небольшие компании до сих пор пользуются заказными продуктами, только разработку поручают не сторонней фирме, а собственным программистам. "Главный наш конкурент в этом сегменте - не конкретный разработчик, а ИТ-службы компаний. Их разработки все еще покрывают около 50% рынка", - рассказал Дмитрий Лисогор.

Лишнего - не брать!

Останавливаться на коробочных продуктах, когда есть реальная возможность внедрить интегрированное решение, - значит недооценивать собственные потребности и перспективы развития. Но если основные возможности интегрированной системы в ближайшем будущем не понадобятся, то замахиваться на такой продукт тоже не стоит.

Так, можно однозначно утверждать, что малым компаниям и большинству средних не нужны решения класса ERP. Хотя многие решения для среднего и малого бизнеса позиционируются как ERP-системы, это все же маркетинговое преувеличение. Настоящий ERP-комплекс - весьма мощная и "тяжелая" система, которая требует не только значительных затрат времени и средств, но и серьезной перестройки всех бизнес-процессов. Такие затраты небольшой компании просто не потянуть, а преимущества, которые возникают в результате, она, скорее всего, не сможет освоить.

Взвешенный подход необходим и тогда, когда определяется комплект поставки решения. По словам Дмитрия Лисогора, подавляющему большинству небольших и средних предприятий не требуются модули, автоматизирующие учет персонала. Это удел крупных компаний. Но вот вопрос с установкой подсистем бюджетного управления, логистики, управления закупками, управления материальными ресурсами решается для каждого проекта индивидуально. Для этого и нужен консультант, который проведет экспертизу управленческих процессов и подберет состав модулей с учетом отрасли. Кстати говоря, компаниям средних масштабов уже имеет смысл изучить и представленные на рынке отраслевые решения.

Может быть и так, что компании еще не нужна даже простая интегрированная система. "Как правило, малые предприятия останавливаются на автоматизации учетных функций - бухгалтерия, склад, зарплата, - утверждает Игорь Якобсон. - До автоматизации анализа и планирования доходят пока немногие". И эту ситуацию тоже надо учитывать: для небольшой фирмы, возможно, будет лучше, если управление бизнес-процессами руководство берет на себя и не доверяет машине.

Кроме того, консультант, к которому обратилась компания, может дать такую рекомендацию: отложить внедрение интегрированного решения на некоторое время, пока фирма сама не придет к необходимости четко настроить бизнес-процессы на всех уровнях. "Мы считаем, что не стоит предлагать свои решения в двух случаях: во-первых, если в компании не формализованы основные управленческие процессы, и, во-вторых, когда наши продукты пытаются использовать как узкое, к примеру сугубо аналитическое, средство", - говорит Дмитрий Лисогор.

Меняем минусы на плюсы

Проект по автоматизации - серьезное испытание для небольшой компании. Крупному бизнесу проще изыскать и выделить ресурсы для того, чтобы результативно решить эту проблему. Малый бизнес в ресурсах ограничен, поэтому автоматизация создает дополнительную финансовую и психологическую нагрузку, часто влечет давление на сотрудников. Небольшое, пусть даже растущее предприятие не может позволить себе ни долгосрочные инвестиции в ИТ, ни комплексную экспертизу своих потребностей и возможностей. Проект надо внедрить быстро - в идеале за 1-2 месяца, но столь же быстро он должен начать давать результаты. Ждать нужного эффекта год или два, как это делают крупные компании, малый бизнес не может. "В среднем, с учетом того, что изменения в бизнес-процессах должны прижиться в компании, проект займет от 4 до 6 месяцев. Конкретный же набор критических бизнес-процессов сильно зависит от отрасли", - отмечает Денис Свердлов.

Небольшие фирмы, как правило, проводят автоматизацию впервые в своей жизни (если не считать, конечно, установки бухгалтерии и настройки корпоративного почтового сервера). И это значит, что опыта в таком деле у них немного. Внутренние управленческие процессы чаще всего не формализованы и замкнуты на определенных людей, которые привыкли лично контролировать все, что происходит в офисе. А ведь автоматизация бизнеса требует отлаженности, между прочим, и на процедурном уровне; персонализм и неформальные отношения внутри фирмы - по общему правилу, враги удачного ИТ-проекта.

Однако эти недостатки малого бизнеса могут обернуться и его преимуществами. Пусть ресурсов немного, а результат нужен качественный - зато потребности малого бизнеса несравнимо меньше запросов крупной компании. Результат нужен быстро - зато есть возможность сформулировать его в конкретных показателях (и не обязательно в цифрах), соответствие которым легко проверяется.

Недостаток опыта "информатизации" предприятия - это ведь еще и отсутствие негативного опыта, который порой серьезно сказывается на процессе внедрения, тормозит его и создает у сотрудников отрицательную мотивацию. Все начинается с нуля, а значит, нет остатков прежнего программного решения, и не надо с ними бороться, очищая информационное пространство фирмы от наслоившегося мусора. Если управленческие процедуры в компании воспроизводят сложившиеся личные отношения, то автоматизация может стать хорошим поводом эти отношения, наконец, формализовать и упорядочить. К тому же сделать это, не в пример, проще, чем на крупном предприятии, - масштабы-то совсем не те. А если бизнес-процессы уже проходили оптимизацию, то подстроить их, учитывая гибкость небольшой компании, будет сравнительно несложно.

Наконец, положительную роль может сыграть и тот факт, что в небольших бизнесах роль владельца и управляющего совмещают одни и те же люди. Это исключает традиционный конфликт между собственниками и менеджерами по поводу автоматизации предприятия. Когда бизнес полностью контролирует один человек (в крайнем случае, двое-трое совладельцев), вполне возможно составить жесткий и конкретный план внедрения информационной системы, и немало шансов, что этот план будет выполнен. "В маленькой компании руководство максимально приближено к процессам автоматизации и больше заинтересовано в конечном результате, чем топ-менеджеры крупного предприятия. А кроме того, в малом бизнесе практически не бывает "откатов"", - говорит Игорь Якобсон.

После успеха

Что делать после того, как автоматизация успешно завершилась? Разумеется, работать и закреплять удачные достижения. И если все идет, как намечено, то рано или поздно перед руководством фирмы возникает новая проблема: установленная информационная система не справляется с ростом бизнеса. В течение некоторого времени эта проблема решается закупкой дополнительных модулей, перенастройкой действующих и написанием новых подпрограмм. Фирмы-поставщики к тому же держат за правило выпускать обновления, устанавливаемые в рамках технической поддержки.

Но спустя еще какое-то время это направление развития тоже оказывается исчерпанным. И здесь многое зависит от решений, принятых на самом раннем этапе автоматизации. Если свой выбор компания остановила на младшем продукте из большой линейки бизнес-систем, это снимает проблему масштабирования и позволяет избежать полной замены ИТ-оснащения. Миграция на более продвинутую и функционально богатую версию продукта происходит относительно безболезненно, а накопленные базы данных и навыки работы остаются в неприкосновенности.

Но это только при условии, что старший продукт в линейке устраивает компанию. А может быть и так, что он уже в чем-то не отражает специфику бизнеса: например, узкоспециализированного отраслевого решения для нашей гипотетической компании в этой линейке нет, зато такое решение есть у конкурента. Возможен и другой вариант, когда подходящее решение присутствует в линейке, но ценовая и лицензионная политика в этом случае иная, чем в отношении упрощенной версии продукта. В обоих случаях приходится начинать с начала.

Поэтому ясно, что вопрос о возможном масштабировании системы надо решать еще до того, как эта проблема начнет мешать нормальной работе фирмы, то есть в момент выбора решения. Понятно, что для небольшого растущего предприятия заглядывать в будущее больше чем на 3-4 года особого смысла не имеет: в масштабе 5-8 лет вопрос о смене системы все равно возникнет, да и предложение программных продуктов за этот срок серьезно изменится. Но в любом случае вложения в автоматизацию - это инвестиции, а значит, к ним и относиться нужно как к инвестициям, оценивая их эффективность и в краткосрочной, и в долгосрочной перспективе.

Занявшись автоматизацией своего бизнеса, маленькая компания неожиданно обнаруживает, что для повышения эффективности работы можно сделать еще очень многое. Практически любая информационная система открывает дополнительные возможности по настройке бизнес-процессов и новые решения старых проблем. И если фирма внимательно исследует эти возможности, то автоматизация может стать еще одним инструментом развития. Кроме того, сейчас отнюдь не худший момент для перехода на новые технологические рельсы: ассортимент продуктов для малого и среднего бизнеса весьма солиден и продолжает расти. Нужно только сделать верную ставку.