5 мифов об электронном документообороте для малого бизнеса

Недавно попалась любопытная заметка в рассылке от AIIM, в продолжение темы про малый бизнес, о чем недавно был у меня пост (http://ecm-community.livejournal.com/94816.html).

Малый бизнес кажется мне важным для рынка СЭД , поскольку число крупных федеральных заказчиков конечно и почти все они определились с выбором платформ и системных интеграторов. Да и механизмы там работают не очень рыночные.

Так что если говорить именно о рынке, то основной потенциал расширения клиентской базы это как раз малый бизнес. Когда малый бизнес увидит реальные преимущества от электронного документооборота и когда функциональность СЭД начнет отражать его реальные потребности, а не воспроизводить министерство в миниатюре, тогда этот рынок станет таким же массовым, как бухгалтерия. Может кто-то из вендоров СЭД повторит успех 1С?

Итак, 5 мифов о СЭД для малого бизнеса:

Хотя готовность к электронному документообороту выросла за последние несколько лет, люди все еще недостаточно понимают некоторые аспекты технологий. Он часто принимают управление файлами за Enterprise Content Management или СЭД, который можно рассматривать как часть ECM. Здесь мы попытаемся развеять пять мифов, особенно в фокусе задач малого бизнеса.

Миф №1: У меня есть Проводник windows для управления файлами, поэтому отдельная СЭД мне не нужна
Действительно, Проводник Windows позволяет управлять файлами, но это лишь базовый инструмент, его существенным ограничением является иерархическая структура папок.

Даже элементарная задача, когда вам хочется группировать документы по продуктам и по клиентам с помощью папок не решается — клиент А заказывает продукты X и Y. Клиент B – продукты X и Z. Мы хотим видеть заказы по продуктам и по клиентам и любая СУБД или даже Excel это позволяют сделать. Но разложить документы по папкам таким образом не получится.

Теоретически можно использовать ярлыки и связи, но реально это неудобно. Выходит, что при помощи файловой системы невозможно построить удобную систему классификации и поиска документов.

Миф №2. Малому бизнесу СЭД не нужна
Нет ничего более далекого от истины. Малый бизнес действует в условиях жестких ресурсных ограничений, никто не станет нанимать дополнительных сотрудников для выполнения рутинных операций с документами, для их размещения, классификации и поиска. Даже те сотрудники, которые есть, должны работать более продуктивно. Наличие в организации СЭД может гарантировать, что нужные документы будут доступны по одному клику мыши.
(Ну или двум-трем, что все равно быстрее, чем рыться в бумагах или файловых хранилищах.)

Миф №3. СЭД — это слишком сложно для малого бизнеса
Требования к документообороту в малом бизнесе обычно проще и владельцы могут их сформулировать перед исполнителем. На рынке достаточно продуктов, которые просты во внедрении. Можно начать с одного отдела или функции, например, управление счетами. Посмотрите, как это повлияет на эффективность. Потом можно расширить на всю организацию. Позаботьтесь о том, чтобы СЭД отвечала следующим требованиям: простой пользовательский интерфейс, простота установки и настройки, понятное и полное руководство и наличие качественной технической поддержи.
(От себя добавлю — не пытайтесь уподобиться большой бюрократической конторе! Сохраните свой стиль работы. Сотрудников лучше обучить, на этом не стоит экономить. Лучше сэкономить на анализе и рисовании бизнес-процессов. Вы их и так понимаете. А если нет – скорее всего бизнес уже не малый.)

Миф №4. СЭД — это слишком дорого для малого бизнеса
Малому бизнесу не нужны слишком продвинутые комплексные интегрированные решения, которые обычно внедряют в больших корпорациях. И не нужна большая масштабируемость, ведь пользователей будет немного. Руководствуясь этим можно подобрать решение, которое будет вполне разумно по цене. Кроме того, переход на электронный документооборот поможет снизить расходы на печать. (Но к этому нужно подходить осознанно и управлять процессом, иначе расходы на бумагу только возрастут.)
(И снова скажу от себя — расчет ROI при внедрении СЭД – дело темное. Аналитики вам насчитают что угодно. Доверяйте интуиции. В целом СЭД должна способствовать сокращению издержек и повышению продуктивности.)

Миф №5. Можно совсем избавится от бумажных документов после внедрения СЭД
Итак, вы внедрили СЭД в своем малом бизнесе. Поздравляем! Но не спешите за новым шредером. Бумажные документы все еще нужны. Давайте разделим их на три группы:
1) Документы, которые должны быть в бумажной форме по закону. Например, договоры и др. официальные документы.
2) Документы, которые остаются в бумажной форме, потому что так выстроены бизнес-процессы. Пока ваши курьеры не снабжены iPad'ами, бумаги им нужны.
3) Документы, которые точно не обязаны быть в бумажной форме. Всякие отчеты, служебные записки, заявки, и пр. - все, что не попало в первые две группы. Их можно смело нести в шердер.

По прошествии месяцев и лет постепенно документы из первых двух групп будут переходить в третью. Меняется законодательство и развиваются технологии, может быть скоро проще будет дать каждому курьеру по планшету и не морочиться с бумагой. Так мы когда0нибудь придем к безбумажному офису.