Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин: «СЭД «ДЕЛО» – связующее звено в механизме электронного правительства»

Герман Анатольевич, внедрение СЭД «ДЕЛО» в Ростовской области началось более десяти лет назад и сегодня называется одним из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации документооборота в российских органах государственной власти. Насколько полно, по-вашему, реализован этот проект сегодня?

– Действительно, система электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО» была запущена в Ростовской области еще в 2007 году. На тот момент для органов государственного управления это был абсолютно новый подход, инновационное решение. Постепенно развиваясь и расширяясь, сегодня система достигла глобального масштаба, в ней работают все органы исполнительной власти, вплоть до муниципалитетов. Знаковой вехой на этом пути стал 2014 год, когда распоряжением Губернатора области Василия Юрьевича Голубева основным документом стал считаться электронный документ, а его бумажная  версия, например, письмо – настоящей копией. С этого момента все региональные органы власти перешли в режим полного электронного документооборота.

Тем не менее, нельзя сказать, что развитие функционала системы «ДЕЛО» близится к завершению. Наоборот, на мой взгляд, мы только в начале пути. Многие проекты сейчас проходят утверждение, некоторые уже тестируются. Развивается законодательная база, и мы тщательно следим за всеми этими изменениями.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин

Какова последняя статистика по количеству пользователей системы «ДЕЛО»? Достигнуты ли намеченные показатели охвата?

– Сегодня система электронного документооборота, повторюсь, охватывает все муниципальные и региональные органы власти (а в области 463 муниципальных образования) и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения. Начинали мы с 205 человек, а сегодня в системе «ДЕЛО» зарегистрированы уже более 15300 сотрудников из почти 2,5 тысяч организаций. Только за 2018 год в СЭД было обработано около 3,5 млн документов, из которых более 2,2 млн – это подлинники, подписанные универсальной квалифицированной электронной подписью, которые «родились» непосредственно в электронном шаблоне. Остальные – это отсканированные бумажные документы, которые в дальнейшем проходят также в рамках СЭД.

Нашей стратегической целью было 100%-е проникновение электронного документооборота в исполнительных областных органах власти, в 70% организаций муниципальных образований районного уровня, и в 50% аналогичных структур уровня поселений. Сегодня эти показатели полностью достигнуты. При этом необходимо понимать, что, например, нет смысла предоставлять каждому участнику делопроизводства электронную подпись – ведь право подписи есть у определенных должностных лиц в рамках уставной деятельности организации. Но формировать и готовить документы имеет право более широкий круг сотрудников – соответственно, они также включены в этот процесс электронного документооборота.

Насколько широко распространена среди пользователей мобильная версия СЭД «ДЕЛО»? Какие задачи решаются с ее помощью?

– В приложении «Мобильный кабинет руководителя», запущенном в 2013 году, сегодня работает высший руководящий состав: Губернатор и все его заместители, все члены Правительства области и главы муниципальных образований, а также ряд их заместителей. Опять же начинали мы с 30 руководителей, которые за 2013 год обработали в приложении 4100 документов, а в 2018 году сервис используют уже 215 человек, и количество пройденных через него документов приближается к 700 тысячам. В качестве пилота пользователи успешно попробовали взаимодействовать в таком формате с Министерством информационных технологий и связи Ростовской области, региональным представительством «Почты России», компанией «Ростелеком» и ОРТПЦ Ростовской области (Ростовский областной радиотелевизионный передающий центр, филиал «Российской телевизионной и радиовещательной сети» – прим. ред.).

«Мобильный кабинет руководителя» – планшет со специализированным программным обеспечением, предполагающим защиту данных и полную интеграцию с браузерной версией СЭД «ДЕЛО». С его помощью руководитель в любом месте и в любое время имеет возможность ознакомиться с документом, принять по нему решение и многое другое. Разумеется, во многих случаях – например, в командировке или просто при длительном переезде руководителю гораздо удобнее подробно изучить и подписать документы прямо на мобильном устройстве, чем потом впопыхах разбирать корреспонденцию в кабинете, часто во внеурочное время. Таким образом, повышается не только оперативность принятия решений, но и качество проработки документов. Поэтому неудивительно, что мобильное приложение «раскручивают» сами пользователи, делясь позитивным опытом с коллегами.

СЭД «Дело»

Расскажите, пожалуйста, о пилотном проекте «Электронный архив»: почему в нем возникла необходимость и в чем его уникальность?

– С проектом электронного архива мы работаем в тестовой среде уже полтора года, а в 2019 году будем делать масштабный запуск. В целом, это сервис для хранения образов электронных документов в специализированном хранилище, развернутом в ЦОДе Правительства Ростовской области. Его алгоритм построен таким образом, что документ, изначально подготовленный в электронной форме, автоматически попадает в реестр и хранится со всеми своими уникальными реквизитами. Сегодня в эту схему уже включены все муниципальные образования и органы власти – и с 2017 года мы плотно занимаемся наполнением архива и подготовкой нормативно-распорядительной базы. Ретроспективные документы – те же сканированные документы, ссылки к ним, дополнительные поручения – так же будут храниться в электронном архиве, но для архивирования таких документов понадобятся другие форматы их приема, хранения и чтения.

Таким образом, сейчас мы перерабатываем региональную муниципальную нормативно-распорядительную документацию с учетом новых реалий и учим государственных служащих корректно работать с архивом. Сдерживающим фактором пока является ожидание концепции электронного архива на федеральном уровне: в каком формате должен храниться документ, как он должен читаться, что является основным – содержание или подпись. Но когда федеральный регулятор, наконец, примет соответствующее решение, мы к нему уже будем готовы и технологически, и идеологически.

Какие нововведения, касающиеся безбумажного взаимодействия, были внедрены в области в 2017-18 годах? Какие потребности они обеспечивают?

– В последние два года, как я уже говорил, мы начали пилотировать и постепенно запускать в эксплуатацию проект «Электронный архив». В 2018 году мы открыли «Электронную приемную граждан Ростовской области» – виртуальный кабинет губернатора для приема обращений граждан и организаций, который также осуществляется с сопровождением системы электронного документооборота. Кроме того, мы продолжаем увеличивать количество пользовательских функций СЭД на конечных устройствах. В каждом органе власти были запущены различные внутренние сервисы.

Большая идея, которой мы прониклись в последнее время, связана с созданием концепции проектного управления в региональных органах государственной власти. Сегодня у нас уже осуществляется сквозная регистрация документа, его можно найти в информационных системах по единому уникальному номеру. Для организации же проектного управления необходима возможность поиска того или иного документа не только по номеру, но и по привязке к конкретному проекту. Допустим, если взять проект стадиона «Ростов Арена», – мы сможем консолидировать все материалы, которые были в производстве по этому объекту: финансовые, стратегические документы, планирование, любую корреспонденцию. Это поможет нам упростить процедуры контроля, видеть план-график работ всех ведомств и межведомственных взаимодействий. В том числе – обеспечить контроль за использованием ресурсов, за бюджетными процессами, которых мы до этого зачастую не видели, так как они находились в других информационных системах. Пилотное решение по проектному управлению  в органах государственной власти мы планируем запустить уже в следующем году.

Наконец, большое внимание мы уделяем сейчас вопросам импортозамещения, рассматриваем новые программные продукты и перестраиваем общие алгоритмы работы СЭД, чтобы она поддерживала любой необходимый нам софт, в том числе, российский. Так или иначе, элементы импортозамещения в государственных информационных системах будут планомерно вводиться, и нам нужно не только приобрести соответствующие продукты, но и научить пользователей с ними работать.

Как бы Вы оценили вклад и место СЭД «ДЕЛО» в процессе информатизации региона? Производители и клиенты СЭД замечают, что электронный документооборот перестает быть прерогативой только отделов делопроизводства и становится связующим звеном между смежными бизнес-процессами, приложениями и информационными системами: корпоративной почтой, порталом, CRM и прочим. Насколько это утверждение справедливо в вашем случае?

– Так и есть. Наша система электронного документооборота является своеобразным «плечом» для коммуникации населения, предприятий, организаций и государства в электронном формате в рамках нашего основного ресурса – Единого портала государственных услуг, электронного правительства. СЭД «ДЕЛО» интегрирована с интерактивной приемной губернатора Ростовской области, через нее происходит подача заявок на прием от жителей региона, а также осуществляется контроль за исполнением поручений.

Сегодня мы не видим необходимости даже разделять сервисы электронного правительства по охвату, от глобальных до самых небольших бухгалтерских программ учета инвентаря: все они так или иначе взаимосвязаны и работают в едином информационном блоке. Наша задача – консолидировать все имеющиеся у нас сервисы на одном ресурсе таким образом, чтобы обеспечить органы власти, организации и граждан полноценной и достоверной информацией, необходимой для их эффективного взаимодействия.