Цифровая трансформация. Правила, факторы и решения ЭОС

Проблемы, тормозящие цифровую трансформацию

Помнить о проблемах, которые возникают в ходе проектов и тормозят цифровую трансформацию, необходимо. И первая из них – все тот же хорошо известный человеческий фактор. У нас были примеры, когда после внедрения СЭД и автоматизации всех бизнес-процессов из компании уволились порядка 40 сотрудников. До внедрения СЭД они работали с бумажными документами и просто не смогли внутренне перестроиться на новые процессы. Когда специалисту предоставляют все необходимые ему алгоритмы работы в едином контуре, шаблоны привычного поведения порой очень сложно сломать!

Главный специалист по системам компании ЭОС Дмитрий Матвеев

Из первой проблемы следует вторая – желание заказчика сохранить старую ИТ-систему, когда-то созданную им под себя, под свои текущие задачи. Мы часто слышим пожелания не только поставить новую систему, но еще и затянуть в пул решений старую, и сделать кнопку перехода между ними, чтоб иметь возможность часть работы делать согласно старой устоявшейся привычки.

К чести заказчиков, нам часто приходится проводить проекты в компаниях, которые успешно справляются с трудностями перехода на новые методы работы. Таких примеров у ЭОС множество. Мы 25 лет занимаемся цифровой трансформацией – автоматизируем сложные бизнес-процессы, решаем такие задачи, как сопровождение процессов принятия решения, оптимизация количества сотрудников, вовлеченных в работу. И, конечно, преуспели в этом.

Один из крупных розничных банков после автоматизации своего бизнес-процесса снизил затраты на 70 % за счет внедрения автоматизированной системы предоставления и одобрения ипотеки на базе нашего ЕСМ-решения EOS for SharePoint. Длительность процедуры в результате проекта сократилась с нескольких недель до нескольких дней.

Еще один пример – страховая компания, которая полностью автоматизировала процессы по ряду операций (заявки, их обработка) и, таким образом, оптимизировала немалую часть времени работы персонала по взаимодействию с клиентами.

Дмитрий Матвеев за работой на стенде ЭОС на конференции TAdviser «СЭД и ECM Day 2019»

Требования периода цифровой трансформации и ответы ЭОС на них

Основным фактором цифровой трансформации сейчас можно назвать реакцию организации на окружающие изменения. Требования, которые выдвигают сейчас наши клиенты - это скорость принятия решений, оптимизация количества вовлеченных в процесс сотрудников, внедрение систем управления, аналитика и опережающий контроль.

В связи с этим сразу возникают технические задачи, которые нам приходится решать. Это создание единой информационной среды, обеспечение возможности работы с электронными оригиналами документов, применение технологий искусственного интеллекта, качественная обработка данных.

Корпоративный портал

Одним из решений, которое позволяет нам создавать единое информационное пространство, стал Корпоративный портал. Он практически бесшовно объединяет множество ИТ-систем компании, обеспечивая удобную работу сотрудников с информацией, поступающей из разных источников.

Корпоративный портал

Преимущество Корпоративного портала в том, что он своей функциональностью может объединить множественные корпоративные системы. Например, у нас есть клиент, который использует систему взаимодействия с контрагентами, реализованную именно на Корпоративном портале. Используя свой индивидуальный логин и пароль, контрагент может выполнять свои задачи, обмениваться документами и информацией непосредственно через Корпоративный портал.

Корпоративный портал также обеспечивает поиск и подготовку необходимых комплектов документов, контролирует рабочее время сотрудников. Пример: одна из компаний, обладающая множественными офисами по всей стране, через Корпоративный портал полностью автоматизировала систему учета рабочего времени, с выводом данной информации в табель рабочего времени. Приходя в офис, сотрудник отмечается по карте, информация поступает в систему контроля доступа, система фиксирует время прихода и отбытия сотрудника. Вся эта информация становится доступна для обработки.

Еще одно решение внутри Корпоративного портала – система дистанционного обучения и тестирования сотрудников компании. В ней создаются курсы, уроки, тесты, и если специалист решил поднять свою квалификацию, он в удобное для него время проходит занятия и завершающее тестирование. Вся информация отдается на обработку, на ее основе принимается решение о повышении квалификации.

Чат-бот в СЭД

Другое актуальное решение – чат-бот в СЭД, который позволяет оперативно знакомиться с документами и информацией, поступающей сотруднику, осуществлять поиск и формировать заявки и запросы в структурные подразделения. На данный момент чат-бот стал использоваться некоторыми нашими клиентами как отдельный интерфейс СЭД. Сотрудник в любой момент может достать телефон и посмотреть, какие документы к нему поступили, ознакомиться с поступающими задачами, выполнить необходимое действие, согласовать и утвердить документ. И все это в простом режиме и дружественном, привычном интерфейсе!

Чат-бот в СЭД

Управление проектами

Поскольку все предприятия, коммерческие и некоммерческие, нацелены на достижение результатов, и у любого предприятия есть проект, над которым работают множество сотрудников - следующим шагом развития нашей СЭД стала система Управления проектами. Она уже реализована в ЭОС, а также внедряется у одного из наших заказчиков. Система полностью автоматизирует процессы управления проектами, позволяет консолидировать всю корпоративную информацию, сокращает сроки на коммуникации по проекту между сотрудниками, автоматизирует документооборот и постоянно мониторит и формирует базу знаний проектного управления.

Система Управления проектами

В чем преимущество такой системы? Давайте рассмотрим ситуацию, когда у нас есть утвержденный проект, графики, но идет срыв сроков, графики переносятся. Система Управления проектами позволяет выявить, на каком этапе идет потеря времени. Все статусы по проекту в системе обновляются только на основании обработанных документов.

Бесшовная интеграция с СЭД дает возможность хранить все поручения и документы, сформированные в рамках проекта.

Архив электронных документов

Создание архива подлинников электронных документов – задача государственной важности. Цель - возможность комплектования архивных учреждений электронными документами для последующего их хранения, учета и использования. Такой проект уже реализуется нашей компанией в Ростовской области, где на данный момент все госорганы осуществляют взаимодействие в единой системе электронного документооборота, ежедневный прирост документов в СЭД составляет более 7-8 тыс.

Одна из задач проекта была - обеспечить хранение и использование электронных документов, работа с которыми уже закончена в текущем делопроизводстве.

При построении архива электронных документов нам приходилось учитывать интересы архивов:

• определить формат хранения ЭД,
• состав метаданных,
• формирования электронных дел и выгрузки их в формате системы архивного хранения с сохранением существующих связей РК и метаданных.

Кстати, источниками комплектования ЭД могут быть не только системы электронного документооборота (СЭД), но и другие ИС.

Нами был создан и описан формат приема-передачи документов, при котором первоначально в СЭД происходит формирование электронных дел. Электронное дело представляет собой совокупность контейнеров, содержащих все необходимые метаданные, файлы и информацию по передаваемым документам.

Через СЭД сформированные данные попадают в архив и размещаются в зоне карантина. Там контейнер обрабатывается, поверяются на наличие вирусов, корректность информации. Далее идет распределение информации на два хранилища: эталонное и рабочее, с помощью него происходит дальнейшее взаимодействие с документами. Если возникают сомнения, всегда можно обратиться к эталонному хранилищу. Таким образом, документы защищены от подлога и изменения.

Главные цели цифровой трансформации

Искусственный интеллект для обработки неструктурированной информации

Работой со структурированными документами уже никого не удивить. Но что делать с неструктурированной информацией, которую необходимо находить и обрабатывать?

Используя решения искусственного интеллекта, системы ЭОС позволяют находить в тексте документов важные сущности, такие как имена, названия организаций, адреса, определять необходимую информацию.

В одном из федеральных ведомств решение уже проходит тестовую обкатку. Система позволяет заказчику выполнять обработку неструктурированного текста и на основании полученной информации автоматически вносить данные в регистрационные карточки. Причем формировать документы можно практически из любых источников - будь то бумажные документы или электронные файлы. После обработки текста система позволяет искать аналогичные по смыслу документы, формируя связки с ранее зарегистрированными документами.

Когда в одном из городов была проведена акция, в ходе которой горожане решили заострить внимание на определенной проблеме, и несколько миллионов обращений граждан в разное время были направлены в администрацию - система в автоматическом режиме обработала и структурировала всю эту информацию, зарегистрировала все обращения в одну электронную карточку со всеми данными по заявителям, а после принятия решения позволила разослать всем обратившимся индивидуальный ответ. Таким образом удалось избавиться от большого количества ручной работы и значительно повысить скорость обработки поступающих обращений.

Автор: Дмитрий Матвеев, главный специалист по системам компании ЭОС