Электронный документооборот предприятия. Автоматизация системы управления технической документацией

Задача семинара - помочь руководителям подразделений предприятий, руководителям ИТ - служб разобраться в проблемах и специфике электронного технического документооборота.

Семинар по электронному документообороту предназначен для руководителей и специалистов информационно-технических, конструкторских, технологических служб, отделов нормативно-технической и научно-технической документации предприятий и организаций, всех заинтересованных специалистов.

Программа:

1. Нормативно-правовое и методическое обеспечение создания и эксплуатации систем электронного документооборота на предприятиях.

• Государственная политика формирования единого информационного пространства и переход к Федеральной системе электронного документооборота (СЭД).
• Основные изменения действующих стандартов ЕСКД, СПДС, учитывающие переход к СЭД. Проблемы адаптации стандартов ЕСКД и ЕСТД. Требования и возможности. Специальные требования к электронным документам. ГОСТ 2.051-2006 ЕСКД. ГОСТ 2.102-68 (изм. 8) ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов. ГОСТ Р 21.1001-2009 СПДС. Общие положения. ГОСТ Р 21.1101-2009 СПДС Основные требования к проектной и рабочей документации. Требования к хранению документов. ГОСТ 21.1003-2009 СПДС. Учет и хранение проектной документации. ГОСТ 2.501-88 (переиздание 2003 с изм. 1 2006) ЕСКД. Правила учета и хранения. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм.), правила, регламенты, методики и письма Росархива. Требования к управлению документами.

1. Подсистемы, необходимые для успешного функционирования системы производственного электронного документооборота.

• Подсистема автоматического именования объектов учётной политики СЭД.
• Подсистема потокового сканирования и распознавания цифровых образов документов.
• Подсистема формирования сценариев совместной работы над документами в динамически формируемых рабочих группах.
• Подсистема адаптивной маршрутизации дерева согласований, формирования листа разногласий и протокола согласований.
• Подсистема назначения и контроля исполнения заданий по документам.
• Подсистема авторизации и аутентификации пользователей СЭД.

1. Электронный архив предприятия.

• Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Стандарты, руководства и методические рекомендации.
• Специфика индексации архивных документов и обеспечение их юридической значимости.
• Управление электронными архивными ресурсами предприятия.
• Особенности экспертизы ценности электронных документов. Требования к архивному хранению электронных документов.

1. Электронный архив технической документации. Особенности организации. Учет и подготовка проектной документации для последующей передачи в архив предприятия. Перевод бумажных документов в электронную форму. Сканирование документов из архивов предприятий, НИИ, КБ.

• Обследование бумажного архива документов, имеющегося на предприятии. Типы, форматы и состояние документов.
• Техническое задание на проекте по сканированию документов.
• Выбор оборудования для сканирования документов на основе обследования бумажного архива. Оборудование для сканирования чертежей и сшитых документов.
• Постановка процесса сканирования внутри компании или аутсорсинг услуг? Преимущества и недостатки.
• Программное обеспечение для сканирования и пост-обработки изображений.
• Залповый ввод документов в электронную систему. Атрибутирование и индексирование документов.
• Контроль качества на проекте по сканированию: оценка качества на этапе непосредственно сканирования, формирования массивов документов, индексации и атрибутирования. Критерии качества получаемых изображений. Допустимое количество ошибок и их исправление.

1. Построение системы потоков информации в производственных процессах. Анализ и оптимизация движения технической документации.

• Анализ эффективности движения информационных потоков.
• Построение маршрутов согласования документов.
• Согласование реальных производственных процессов и движения технической документации.

1. Электронная подпись. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63 "Об электронной подписи". Виды подписей. Описание и технические характеристики, требования.
2. Особенности работы с электронными юридически значимыми документами.
3. Информационная безопасность и защита интеллектуальной собственности в системе электронного документооборота предприятия.

• Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
• Классификация информации по степени защищённости данных и её реализация в СЭД предприятия. Защита СЭД от вредоносных кодов и информационных вторжений.

1. Комплексная автоматизация предприятия и решения системной интеграции СЭД в информационное пространство Интернет представительства.

• Аудит существующей ИТ инфраструктуры предприятия, глубины автоматизации и прозрачности межплатформенных взаимодействий.
• Локализация ресурсоёмких ручных операций документооборота и определение очерёдности этапов внедрения СЭД.
• Определение заменяемых и наследуемых ИТ платформ (1С бухгалтерия, HRM, CRM, ERP, PRM, OMS и т.п.).

10. Критерии выбора системы электронного производственного документооборота. Достоинства и специфика различного программного обеспечения.

• Современная практика и оценка качества СЭД, их выбора и эффективности эксплуатации. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД.
• Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей. Платформы IBM, Microsoft, Oracle и российских компаний.
• Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД.
• Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.

11. Мотивация сотрудников предприятия, подрядчиков и партнёров при реализации возможностей СЭД.

12. Практические вопросы внедрения электронного документооборота технической и других видов документации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД.

13. Производственная экскурсия.

Занятия проводят ведущие специалисты-практики в области организации системы электронного документооборота предприятия.

Опытом внедрения электронного документооборота технической документации делятся руководители подразделений Ведущих предприятий Санкт-Петербурга.

Место проведения: Учебный комплекс ЦНТИ Прогресс г. Санкт-Петербург, Васильевский остров, Средний пр-т, д. 36/40 ст. метро "Спортивная" (выход на 1-ю линию Васильевского острова)

Вы можете записаться на семинар на сайте организатора или по бесплатному телефону: +7 (800) 333-88-44.