Семинар «Эффективная работа службы документационного обеспечения управления»

Программа семинара

1. Организационная и информационная функции системы управления документами. Роль службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в управлении бизнес-процессами организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Организация документационного обеспечения руководства.

2. Организация документационного обеспечения управления. Цели, задачи и функции службы ДОУ. Определение структуры подразделений службы. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Организация взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями. Разработка нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота.

3. Эффективный руководитель службы ДОУ. Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Делегирование полномочий. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия в подразделениях служб ДОУ. Конфликтные ситуации и их профилактика.

4. Нормативно - методическая база делопроизводства. Государственное регулирование системы ДОУ. Обзор изменений законодательства.

5. Положение о службе документационного обеспечения управления. Состав, структура и штатное расписание подразделений службы ДОУ. Составление должностных инструкций работников службы ДОУ. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации. Нормативы времени на выполнение работ.

6. Оценка эффективности документационного обеспечения управления. Показатели эффективности деятельности - KPI для службы ДОУ. Практическое назначение KPI: оценка результативности труда, эффективности процессов.

7. Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот. Разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. Алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.

8. Документооборот организации и его составляющие.

• Документооборот как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.
• Схемы документооборота. Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Внутренний и внешний документооборот. Технологии работы с документами. Работа с письмами и обращениями граждан.

9. Контроль исполнения документов и поручений. Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной. Порядок обработки организационно-распорядительных документов. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.

10. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и вне предприятия.

11. Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами.

12. Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.

13. Системы управления электронными документами: рынок, анализ и выбор. 

• Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов.
• Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Проблемы и решения.
• Основные характеристики систем электронного документооборота "documentum ", "Hamingberd", "Directum ", "Docvision", "Евфрат-Документооборот", "Дело", "Босс-референт", "Гран-Док", "Кодекс: Документооборот". Оценка предложений с позиции бизнес-пользователей. Принципы выбора системы электронного документооборота для предприятий. Формирование требований к средствам и системам электронного документооборота.
• Примеры применения электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

14. Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ. Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.

Занятия проводят специалисты-практики в области организационного развития, менеджмента, консультанты по организации документационного обеспечения управления и автоматизации делопроизводства.

Контакты:

• Официальная страница мероприятия
•  8 (800) 333-88-44
• interclient@cntiprogress.ru