Документооборот «Этлас» в Санкт-Петербургском медико-социальном институте

Институт занимается подготовкой врачей высокой квалификации для Санкт-Петербурга, Ленинградской области и Северо-Западного региона по специальностям «лечебное дело» и «стоматология».

Внедрением системы электронного документооборота планировалось решить следующие задачи:

• Обеспечить контроль и ускорение процесса согласования всех видов документов.
• Обеспечить контроль исполнения поручений.
• Сформировать единую структуру хранения и учета документов института с разбиением по факультетам, кафедрам и отделам.
• Установка прав доступа группам пользователей к нужному сегменту хранилища.
• Автоматизация работы с договорами абитуриентов.
• Автоматизировать процесс регистрации входящих и создания исходящих документов.
• Автоматизация обработки внутренних бизнес-процессов:
  • Служебная записка
  • Административные приказы
  • Приказы по контингенту
  • Распоряжения
  • Обработка входящего счета

В ходе реализации полного цикла настройки и внедрения системы специалисты Этлас-Софт совместно с представителями Заказчика:

• Сформировали прозрачную структуру хранилища документов института.
• Завели набор справочников для карточек всех типов документов.
• Зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям хранилища документов
• Настроили правила автоматического нумерования входящих/исходящих документов, приказов, распоряжений, доверенностей.
• Разработали ряд маршрутов регистрации и согласования документов.
• Автоматизировали внутренние бизнес-процессы.
• Настроили взаимодействие с системой «Электронный деканат»

В результате выполнения проекта институт в разы ускорил обработку и согласования всех видов документов. Руководство получило простой и наглядный инструмент контроля выполнения своих поручений, а ответственные лица получили полную картину процесса обработки документов в реальном времени.
В дальнейшем планируется расширить количество пользователей для работы в системе, чтобы каждый сотрудник института мог получить доступ к нужной информации и требуемым документам.