«Эталон ЛенСпецСМУ» автоматизировала работу с подрядчиками в среде Pilot-ICE Enterprise

В бизнес-процессы «Эталон ЛенСпецСМУ» вовлечены многочисленные строительные подрядчики и проектные организации. До внедрения Pilot-ICE Enterprise порядок работы над проектом был таким: инженеры по проектированию «Эталон ЛенСпецСМУ» собирали документацию от подрядных проектных организаций, передавали каждый лист комплекта согласующим экспертам, собирали замечания и направляли их обратно проектировщикам. Утвержденный комплект документации тиражировался в пяти бумажных экземплярах и передавался строительной организации на объект. Иногда согласующие и проектировщики начинали общаться напрямую, минуя инженера по проектированию. В итоге собрать полный комплект, уследить за актуальностью документации, попадающей в него, было крайне сложно.

Был создан шаблон структуры проекта, по которому в Pilot-ICE создавался каждый новый проект, организовано подключение проектировщиков подрядной организации напрямую к базе данных «Эталон ЛенСпецСМУ». Проектировщики устанавливают у себя клиентское приложение системы, удаленно подключаются к серверу «Эталон ЛенСпецСМУ», выкладывают проектную документацию и отправляют ее на согласование экспертам компании. В случае возникновения замечаний подрядчики их отрабатывают и актуализируют версию документа. После утверждения эксперт «ЛенСпецСМУ» нажимает на кнопку «Подписать» — электронная подпись, дата и факсимиле утверждающего ставятся автоматически.

«У нас два типа внешних подрядчиков — проектные организации загружают файлы в систему самостоятельно, заполняют карточки на каждый файл, а генподрядчики и строители имеют возможность просматривать документацию. Для одних работа с Pilot-ICE Enterprise — дополнительная нагрузка, для других — быстрый и удобный способ получить актуальную информацию. Когда мы поняли, как много людей и организаций нужно подключить к системе, стало очевидно, что инструкции читать никто не будет. Тогда мы вместе с АСКОН решили провести общее обучение для всех внешних контрагентов. Коллеги узнали, как работать в Pilot-ICE Enterprise и для какой общей цели это нужно. Теперь всем очевидно, что с этой системой наше взаимодействие упрощается, существенно увеличивается скорость согласования документации, сокращается количество избыточных действий. Кроме того, в ближайшем будущем компания планирует отказаться от бумаги почти полностью. Строительные подрядчики печатают то количество экземпляров, которое необходимо на стройке», — отмечает Елена Удалова, начальник архитектурно-строительного отдела «Эталон ЛенСпецСМУ»

Наталья Журавина, технический руководитель проекта, «АСКОН-Северо-Запад Управление проектами»:

«Система Pilot-ICE Enterprise позволила организовать централизованный и структурированный архив проектной и рабочей документации по всем проектам “Эталон ЛенСпецСМУ”, обеспечить быстрый доступ сотрудников к базе данных и наладить оперативное согласование. Процесс согласования документации реализован через выдачу задания на согласование, при этом проектировщик выдает его сотрудникам “Эталон ЛенСпецСМУ” так, как если бы они работали на одном предприятии».

Сегодня к Pilot-ICE Enterprise подключены 15 подрядчиков, и каждому новому контрагенту, с которым начинает сотрудничать «Эталон ЛенСпецСМУ», тоже предстоит работа в системе. Во всех контрактах, которые компания заключает с подрядчиками, разрабатывающими проектную документацию, есть пункт — документация должна быть предоставлена в Pilot-ICE Enterprise.