Трудовые отношения уйдут в онлайн

Согласно законодательству, в настоящее время нет законных оснований для оформления кадровых документов только в электронном виде. К ним относятся трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов.

Законопроект, принятый в третьем чтении, дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 22.1 "Электронный документооборот в сфере трудовых отношений". Он закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе для создания больших возможностей для удаленного трудоустройства. "Так, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Кроме того, работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью и иметь быстрый доступ к необходимой документации", - пояснила пресс-служба Госдумы.

Предполагается, что электронный документооборот будет вестись на единой цифровой платформе "Работа в России", включая взаимодействие через портал Госуслуг. При подписании электронных документов планируется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель должен будет уведомить сотрудников, которые вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде. Новые нормы применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме.

Электронный документооборот можно вести не только на платформе "Работа в России" и через портал госуслуг, но и через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям Трудового кодекса РФ.

Пресс-служба Минтруда России рассказала корреспонденту ComNews, что можно использовать смешанный вариант: часть кадровых документов создавать, подписывать и хранить в собственной информационной системе, часть - на портале "Работа в России". "Оператором портала "Работа в России" является Федеральная служба по труду и занятости (Роструд). Подсистема ЭКДО цифровой платформы "Работа в России" апробирована в ходе эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота, который начался в апреле 2020 г. и продлился до 15 ноября 2021 г. В настоящий момент эксперимент завершен. Всего за все время проведения эксперимента в нем приняли участие порядка 620 компаний с общим числом сотрудников более 2 млн. Свыше 20% компаний использовали подсистему ЭКДО цифровой платформы "Работа в России". Эксперимент показал, что использование связанных с работой электронных документов без дублирования на бумажном носителе упрощает процедуру оформления трудовых отношений, сокращает работодателям издержки и время участия в контрольно-надзорных мероприятиях, а работникам дает быстрый доступ к необходимым документам и справкам, связанным с трудовой деятельностью", - рассказал представитель пресс-службы Минтруда. Он подчеркнул, что участие в электронном кадровом документообороте не обязательно - работодатель сможет вести документы в бумажном формате или перейти на электронный кадровый документооборот.

По итогам эксперимента направлены доклады в правительство РФ, содержащие положительные результаты проведенного опыта. "Также в рамках эксперимента выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. В этой связи данная норма исключается из кодекса", - говорится в пояснительной записке к законопроекту.

Заместитель генерального директора, директор по направлению "Нормативное регулирование" АНО "Цифровая экономика" Дмитрий Тер-Степанов отметил, что текущая редакция законопроекта не предусматривает полного перехода на кадровый документооборот в электронном виде, так как для части документов сохраняется бумажный формат. "В частности, речь про прекращение трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Это увеличит время оформления и повлечет дополнительные расходы на хранение бумажных копий. Не исключено также, что будет достигнут обратный эффект - для упрощения процедур увольнения увеличится число случаев найма по договору подряда, а это может ущемлять права работника в случае спорных ситуаций. Вместе с тем для сотрудников, работающих удаленно, например из другого города или региона, необходимо будет нести дополнительные расходы для оформления увольнения при их личном присутствии. Внесенные изменения отложат достижение главного эффекта - переход в электронный вид для всего жизненного цикла отношений", - уверен Дмитрий Тер-Степанов.

Руководитель направления СЭД/ECM департамента бизнес-решений группы компаний Softline Полина Дуйкова считает, что необходимость перевода HR в цифру не просто подтверждена на законодательном уровне - это тренд и необходимость. "Первый шаг перехода HR в цифру сделан. Следующий - изменение долгосрочного хранения документов. Для регламентирования документов длительного хранения и архивного фонда разработан ряд законов. Например, закон об электронном дубликате документа уже на утверждении в Госдуме. Он не только позволит пролонгировать срок действия документов, выпуская их дубликаты, но и даст возможность делать электронные дубликаты юридически значимых бумажных документов и, соответственно, переходить от бумажных архивов к цифровым. В законе определены технологические правила. Но пока непонятны регламенты реализации и стандарты, в том числе относительно хранения электронной цифровой подписи более 15 лет. Ожидается, что в течение полутора лет нормативная база будет полностью сформирована. Также Минцифры более трех лет работает над проектом по созданию Централизованной системы хранения электронных документов (ЦХЭД). Завершение разработки намечено на конец 2022 г., и Росархив будет готов обрабатывать и хранить документы в цифровом виде. Пока непонятно, в каком формате нужно передавать документы, как оформлять делопроизводство внутри корпоративного электронного архива, каким образом выгружать документы, по какому протоколу их передавать", - сообщила Полина Дуйкова.

Она считает, что плюсов у перехода на ЭДО больше: компании с большим количеством сотрудников, для которых экономия от внедрения кадрового ЭДО превышает потенциальные риски по возможным судебным спорам; современные организации, которые следят за тенденциями законодательства, понимают неизбежность в ближайшем будущем перевода кадровых документов в электронный вид и готовы перестраивать свои кадровые процессы. "Использование электронного сервиса "Электронный кадровый документооборот" платформы "Работа в России" будет бесплатным как для работников, так и для работодателей, - рассказывает Полина Дуйкова. - Если работодатель не использует эту платформу, а ведет электронный кадровый документооборот с использованием собственной информационной системы, то он самостоятельно несет расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника. Компании несут большие затраты при ведении кадровых документов на бумаге. По оценке наших клиентов, только на подписание уходит от 190 тыс. до 290 тыс. руб. в год на каждые 100 сотрудников. Расходы можно сократить на 40% и более, если использовать электронные подписи, а за счет цифровизации согласования и утверждения кадровых документов экономия может превышать 70%".

Директор по методологии и стандартизации Positive Technologies Дмитрий Кузнецов считает, что плюсы от этой инициативы очевидны и очень существенны. "Есть документы, которые работник вынужден запрашивать у работодателя - например, при кредитовании. В случае удаленной работы оплачивать пересылку этих документов курьерской службой просто жалко. Кроме того, у многих работников нет понимания важности документов - они часто теряют или выбрасывают свои экземпляры даже действующих трудовых договоров, что впоследствии затрудняет судебные споры с бывшими работодателями. Электронный документооборот решает эти проблемы, но создает новые, - отметил он, - так, неясно, как восстановить данные, если в системе они ошибочно уничтожены или искажены, а бывший работодатель ликвидирован. Я бы предпочел, чтобы при наличии электронного документооборота закон давал мне право требовать с работодателя бумажные экземпляры документов. Кроме того, увеличивается количество мест хранения кадровой информации, а значит, увеличивается риск ее утечки. Я не вижу больших рисков для себя в угрозе утечки моих трудовых документов, но для кого-то этот риск может быть неприемлем".

Руководитель направления аналитики и спецпроектов ГК InfoWatch Андрей Арсентьев согласен: нет гарантий, что данные из системы не утекут или не будут модифицированы в выгодном для кого-то виде. "В последние годы по мере развития цифровизации то и дело происходят утечки конфиденциальной информации граждан из федеральных баз разных стран. В ряде случаев скомпрометированы данные о занятости. Пока неясно, насколько хорошо защищены отечественные системы, есть ли системы предотвращения вторжений и противодействия утечкам внутреннего характера, насколько удачно реализовано резервное копирование и т.д., - объясняет он. - К тому же российское законодательство пока не предусматривает строгой ответственности за утечки персональных данных, нет утвержденного механизма выплаты компенсации жертвам утечки, практически не развито страхование от "кражи личности", то есть от мошенничества с персональными данными того или иного лица".

По мнению Андрея Арсентьева, в этой связи хотя бы ключевые документы, прежде всего трудовые книжки, пока стоит параллельно вести в бумажном виде.

Юлия Мель­ни­кова