В Балтийском федеральном университете им. Иммануила Канта внедрена система управления документами и задачами CompanyMedia

До внедрения CompanyMedia в университете использовалась система собственной разработки. «Самописная» система обеспечивала только процесс учета и регистрации документов. Возможностей подготовки документов, их доставки исполнителям, согласования, контроля исполнения поручений в этой системе не было. На момент старта проекта у заказчика вся инфраструктура была построена на продуктах Microsoft. Такое положение дел в работе с документами, а также привязка к платформе MicroSoft не устраивало руководство университета, было принято решение о внедрении полноценной СЭД.

На этапе выбора системы было проведено сравнение между Directum и CompanyMedia, в рамках которого были рассмотрены преимущества и недостатки обеих систем. Сотрудники, ответственные за выбор системы, отдали предпочтение системе CompanyMedia.

Ход проекта

Перед началом внедрения специалистами «Программа-Т» было проведено обследование ситуации с документооборотом в университете. В рамках этого обследования была собрана и систематизирована информация об актуальном состоянии процесса обработки документов. Результаты обследования были представлены в виде отчета, содержащего описание процессов и схематическое изображение данных процессов в нотации BPMN, а также рекомендации по организации процесса обработки документов и внедрению системы электронного документооборота. Для компании «Программа-Т» данный этап позволил сформировать полную картину бизнес-процессов, происходящих в университете, подготовить рекомендации по оптимизации бизнес-процессов и спланировать процесс внедрения.

В рамках проекта внедрения были выполнены работы:

• Конфигурирование системы, на основании данных, полученных в процессе обследования;
• Установка и настройка серверной части системы на серверах заказчика;
• Выполнение работ по миграции исторических данных из предыдущей системы.
• Очное обучение в учебном классе предметных специалистов, руководства и пользователей;
• Сопровождение пользователей системы на этапе опытной эксплуатации;

Внедренная система CompanyMedia автоматизирует работу с входящими, исходящими и внутренними документами. Полностью автоматизирована договорная работа. В системе обеспечивается контроль исполнения поручений. Используется простая электронная подпись, которой подписываются внутренние документы, которые не должны быть выведены на бумажный носитель.

Для пользователей системы CompanyMedia, помимо традиционного полнофункционального веб-интерфейса, доступен инновационный интерфейс WebDocs 2.0, в основе которого лежит идея эргономичной визуализации поступающих задач. Для руководителей установлены и настроены мобильные рабочие места.

В рамках проекта была выполнена миграция документов из старой системы. Эти документы, в виде архивных данных, хранятся в системе CompanyMedia.

В настоящий момент в системе работает 450 пользователей.

Как пользователи приняли систему

Непосредственно «Отдел документооборота» был удовлетворен фактом появления полнофункциональной системы электронного документооборота в организации. Рядовые пользователи восприняли новую систему по-разному, были и недовольные, но это можно объяснить дискомфортом, который возникает при смене привычного уклада работы. Качественно проведенное обучение и обеспечение поддержки пользователей на этапе ввода системы в эксплуатацию позволили полностью снять все недовольство.

Очное обучение было проведено для предметных специалистов, руководства и пользователей-инструкторов. По концепции проекта пользователи-инструкторы призваны помогать участникам документооборота разобраться в работе системы в своих подразделениях. Для этого специалистами компании «Программа-Т» были подготовлены методические рекомендации, упрощающие старт работы в системе. Кроме этого компания «Программа-Т», на этапе запуска системы в эксплуатацию, осуществляла непосредственное сопровождение пользователей. После запуска системы в промышленную эксплуатацию ответственным за сопровождение стал предметный администратор, являющийся сотрудником ИТ- подразделения заказчика.

По факту завершения проекта были собраны замечания от всех подразделений университета. Часть замечаний решилась с помощью дополнительных консультаций и дополнительной настройке системы, а также разработке дополнительных методических рекомендаций. Те замечания, которые не были устранены выше описанными методами, вошли в состав технического задания на дальнейшее развитие системы.

Что изменилось с внедрением системы

До внедрения системы электронного документооборота в Университете не велся учет внутренней переписки (служебные и докладные записки, заявки). Внедрение системы фактически создало новый управляемый и контролируемый инструмент, который теперь может быть использован пользователями для обмена информацией между собой и доведения информации до руководства.

После внедрения системы электронного документооборота некоторые сотрудники университета были высвобождены от несвойственных им обязанностей. До внедрения системы существовала практика, при которой:

• Экспедиция документов, подлежащих исполнению, возлагалась на исполнителей
• Экспедиция проектов, проходящих согласование возлагалась на согласующих.

Учитывая тот факт, что университет занимает несколько зданий, расположенных в разных частях города, такой порядок работы приводил к регулярным потерям документов, а так же к огромной «курьерской» нагрузке на сотрудников, которые должны быть заняты в первую очередь обработкой документов.

Также, благодаря внедренной системе руководство получило инструмент контроля исполнения поручений.

Планы на развитие

Развитие системы планируется по нескольким направлениям:

• В соответствии с собранными замечаниями готовится проект договора на развитие функциональности системы.
• Внедрение системы предоставило руководству инструмент для контроля исполнения документов, в этой связи готовятся изменения в регламенте работы с документами и требования к аналитическим отчетам по контролю исполнительской дисциплины.
• Использование системы электронного документооборота для согласования документов показало, что маршруты согласования можно дополнительно оптимизировать, поэтому готовятся изменения в регламент согласования договоров, которые так же будут подкреплены автоматизацией и формированием шаблонов согласования в системе.
• Запланирована интеграция с системой «1С, Управление ВУЗом». Со стороны CompanyMedia установлено и готово интеграционное решение. Ожидается готовность системы 1С для запуска в работу процессов интеграции.