Внедрение EOS for SharePoint для автоматизации договорной деятельности

С каждой стороны в согласовании могут участвовать по нескольку сотрудников, из-за чего в процессе работы над договором могут получаться достаточно сложные схемы согласования, принятые в организации. В результате договоры могут попадать к согласующим по нескольку раз, а это нагрузка не только на них, так как им приходится проверять один документ снова и снова, но и на инициаторов, которым приходится принимать от всех замечания, анализировать их, вносить необходимые корректировки. В то же время все корректировки вносить в текст сразу недопустимо, есть и другие стороны договора, которые могут и не согласиться с ними. Вытекающая отсюда проблема – это контроль версий. Как понять, кто, когда и какие замечания внес? Как посмотреть, что было изменено инициатором по сравнению с первоначальной редакцией? Все это практически невозможно при работе с бумагой и крайне сложно сделать без специализированных программ.

«Другая сторона вопроса – сроки согласования. Большое количество итераций, само по себе, замедляет прохождение проекта договора. А ведь при этом нужно учитывать доступность сотрудников на местах: отправка документа по электронной почте не гарантирует его получения адресатом. Иногда электронная пересылка оказывается даже менее эффективной, чем передача распечатанной копии вручную и обсуждение с согласующим всех замечаний лично. И конечно, нельзя забывать о возможности потери документа, отслеживании, где и у кого он находится в данный момент. Таким образом, рано или поздно все организации стараются каким-то образом систематизировать у себя договорную деятельность. К примеру, бланки договоров публикуются в локальной сети, чтобы все задействованные сотрудники знали, как правильно оформлять документы. Или, к примеру, в регламентах прописываются четкие маршруты прохождения договоров и действия в случаях урегулирования разногласий, а также сроки рассмотрения договора согласующими сторонами», – рассказывает руководитель проектов внедрения информационных систем компании «Офис-Док» – ведущего партнера ЭОС Андрей Пятов.

Карточка проекта в EOS for SharePoint: подготовка

Microsoft SharePoint является сегодня одной из самых популярных в мире ЕСМ-платформ, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, построения единого информационного пространства компании. Базовый функционал MS SharePoint направлен на организацию правильного и удобного взаимодействия сотрудников, подключенных к порталу, что достигается за счет гибкости настройки самой платформы – очень многое можно сделать без программирования, используя только инструменты настройки. Использование веб-технологий позволяет достаточно просто организовать доступ на портал сотрудникам из территориально-удаленных подразделений организации, практически с любых мобильных устройств, без дополнительных установок на них.

«Кроме того, Microsoft SharePoint включает в себя множество удобных настроек для интеграции с другими продуктами этой компании. В частности, с пакетом Office: персональные задачи с портала и события из различных календарей синхронизируются с Outlook, документы Word и Excel можно просматривать и редактировать в браузере, а документы, сохраненные на пользовательском компьютере, легко можно отправить на портал. Однако сам по себе SharePoint – это лишь платформа, набор инструментов, готовый к настройке. Установив на сервере этот продукт, организация должна понимать, что потребуется самостоятельно провести достаточно большую работу по настройке этой платформы для того, чтобы она смогла решать конкретные задачи. Поэтому специалистами компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) было разработано решение Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint), полностью решающее задачи автоматизации делопроизводства. Устанавливая такое решение, организация получает детально продуманную логику и набор компонентов, с помощью которых решение настраивается в кратчайшие сроки», – продолжает Андрей Пятов.

Карточка проекта в EOS for SharePoint: согласование с замечаниями

EOS for SharePoint – это полнофункциональная система электронного документооборота для автоматизации бизнеса на платформе Microsoft SharePoint, в которую входит несколько шаблонов сайтов SharePoint, в том числе и сайт «Проектов документов». На этом сайте размещаются проекты договоров, подлежащих предварительному согласованию и утверждению, а каждый договор снабжается регистрационной карточкой, содержащей всю важную информацию о нем (контрагенты, сумма, сроки, электронная версия договора, различные журналы прохождения договора, ссылки на другие документы, доп. соглашения, история согласования и пр.). Также в решение входят специально разработанные рабочие процессы. Они позволяют без дополнительного программирования рассылать договора на согласование, получать оповещения обо всех событиях (поступление договора, простановки визы, истечение сроков), собирать комментарии и разграничивать доступ.

«Использование таких готовых рабочих процессов с механизмом гибкой настройки под схемы заказчика позволяет автоматизировать многие процессы таким образом, чтобы инициатор договора не задумывался о том, куда должен пойти его проект документа на следующем этапе. Кроме того, в EOS for SharePoint был разработан и специальный механизм замещения, который не даст договору потеряться: отправляя документ кому-то из сотрудников, нет необходимости предварительно проверять, на месте он или нет. В случае нахождения сотрудника в командировке (отпуске, на больничном и т. д.) можно включить режим замещения, и все документы будут автоматически перенаправляться нужному сотруднику», – отметил в заключение руководитель проектов внедрения информационных систем компании «Офис-Док» Андрей Пятов.

Карточка проекта в EOS for SharePoint: подпись ЭЦП

Пользователь EOS for SharePoint, которому направлен документ, получает на свое персональное рабочее место соответствующую задачу, а также оповещение по электронной почте. Исполняя данную задачу, он может ознакомиться с текстом, внести комментарии, ввести визы согласования или утвердить документ, при необходимости сопроводив эти действия подписанием ЭЦП. Введенные пользователем визы и подписи автоматически фиксируются системой в журнале согласования карточки документа. При этом инициатор процесса может на своем рабочем месте в режиме реального времени отслеживать изменение статуса документа, направленного им другим пользователям для совместной работы. В процессе совместной работы могут использоваться такие возможности, как запрет одновременного редактирования разными пользователями, функции извлечения и возврата, а также автоматический контроль версий. Версионность поддерживается как для файлов, так и для карточек документов. Создание новой версии происходит автоматически при каждом изменении объекта. В любой момент времени существует возможность возврата к любой из сохраненных версий. Для обсуждения или ввода комментариев может использоваться форум, встроенный непосредственно в карточку документа.

Карточка проекта в EOS for SharePoint: зарегистрированный договор и поручения по нему

Обладая функциональной полнотой, гибкостью настроек и возможностью расширения системы без программирования, продукт является полноценной СЭД в среде SharePoint. Это не только тесная интеграция с ЕСМ-компонентами (портал, совместная работа, бизнес-процессы), но и поддержка технологических стандартов и средств интеграции (API, web-сервисы, SOAP). Напомним, что популярность EOS for SharePoint и активность «Офис-Док» в его внедрении даже побудили ЭОС провести в Санкт-Петербурге специальный круглый стол по особенностям внедрения этого решения (см. материал рубрики «ЭОС» от 18 октября 2011 г.). По словам представителей компании ЭОС, наибольший интерес к решению EOS for SharePoint проявляют банки и финансовые организации, строительные и девелоперские компании, производственные и предприятия нефтегазовой сферы. В результате сегодня ЭОС располагает самым большим количеством внедрений на российском рынке СЭД на базе Microsoft SharePoint. Так, в последнем исследовании DSS Consulting российского рынка СЭД/ЕСМ по итогам 2010 года отмечается, что, несмотря на то, что EOS for SharePoint появился и стал заметен на рынке в 2009 году, в 2010 году продажи этого продукта уже заняли 2 % всего рынка ECM-систем. По числу новых проектов внедрения ECM-систем компания ЭОС тоже сохраняет первое место – если взять в совокупности продукты «ДЕЛО» + EOS for SharePoint + eDocLib, то доля рынка компании составит 29 % (результаты исследования DSS Consulting в материале раздела «Аналитика» от 29 июня 2011 г.).