«Холдинг Аква» за 36 дней автоматизировал комплаенс в MWS Tables

О заказчике

«Холдинг Аква» — крупнейший на Юге России производитель минеральной воды и ее ведущий экспортер в стране. «Холдинг Аква» включает в себя 6 современных производственных площадок, способных в совокупности выпускать более 300 млн бутылок воды в год. Все заводы по розливу минеральной воды расположены на территории Кавказских Минеральных Вод и оснащены новейшим оборудованием, обеспечивающим высокое качество и безопасность продукции.

Об исполнителе

МТС Web Services (MWS, входит в ПАО «МТС») - бигтех-компания, предоставляющая облачные, ИИ-сервисы и платформенные решения под разные задачи бизнеса: от работы с данными до разработки продуктов и оптимизации процессов. Сервисы и решения платформ компании закрывают разнообразные потребности клиентов
во всех отраслях.

Предпосылки проекта

Раньше все обращения из почты, по телефону и с сайта сотрудники «Холдинг Аква» заносили в Excel-таблицы, а отчёты для аудиторов собирали вручную. При этом возникали две проблемы:

• Непрозрачность процессов. Руководство не видело картину в реальном времени: сколько обращений в работе, у кого они находятся, соблюдаются ли сроки.
• Потеря времени. Сотрудники медленно обрабатывали обращения вручную: скачивали из почты записи звонков, прослушивали, заносили в разные папки и Excel-таблицы. На каждом шаге было легко потерять контекст или файл.

Поэтому команде комплаенса нужен был инструмент, который автоматизирует весь жизненный цикл обращений.

Выбор решения

Выбор остановился на MWS Tables — многофункциональной платформе для совместной работы, которая объединяет таблицы, трекер задач, диаграмму Ганта, календарь, дашборды и опросы. Продукт подстраивается под процессы команды и подходит для маркетинга, продаж, управления персоналом, финансов, комплаенса и продакт-менеджмента.

Почему выбрали MWS Tables:

• Минимум затрат на внедрение. Клиенту не пришлось нанимать разработчиков, закупать серверы или разбираться в платформе самостоятельно. Команда MWS Tables полностью взяла настройку на себя — от проектирования процессов до запуска.
• Прозрачность для аудита. Каждое действие в системе логируется. Полный аудиторский след доступен в любой момент.
• Доверие к экспертизе МТС. Так как в отделе комплаенс обрабатывают чувствительную информацию, уровень экспертизы и репутация подрядчика очень важны. До внедрения клиент может получить консультацию в сфере комплаенс у экспертов МТС.

Ход проекта

До внедрения MWS Tables команда продукта провела ряд интервью с заказчиком и полностью настроила сервис под привычные процессы «Холдинга Аква».

Чтобы синхронизировать сообщения из почты, с сайта и по телефону, команда комплаенса МТС разработала три модуля на платформе MWS Tables:

• «ЕГЛ» — регистрация сообщений. Единая точка входа для всех обращений: с сайта или по телефону.
• «Кейс-менеджмент» — проверка информации сотрудниками. Расследование, фиксация результатов, обратная связь заявителю.
• «Конфликт интересов» — управление декларациями. Сотрудники заполняют форму на внутреннем портале, данные попадают в единый реестр.

В результате каждое обращение отслеживается в реальном времени и выводится на дашборд. Для отчёта руководству достаточно просто сделать скриншот – все данные обновляются автоматически.

Возможности решения:

• Все поступающие сообщения консолидируются в единой базе данных.
• Клиент видит прогресс проверок по каждому сообщению.
• Необходимая информация в режиме онлайн отображается на дашбордах.

Итоги проекта

Результатом внедрения стала полная прозрачность процессов. Каждое обращение отслеживается в реальном времени и отображается на специальных дашбордах. Подготовка отчётности для руководства значительно упрощена, так как данные обновляются автоматически. Важным аспектом является стопроцентное логирование всех действий сотрудников в системе, что гарантирует полный аудиторский след.

«Ключевой запрос «Холдинг Аква» был не просто оцифровать процессы, а выстроить систему, которая работает без ручного контроля. За месяц с небольшим мы запустили три модуля, закрывших весь жизненный цикл комплаенс-обращения — от регистрации до отчетности. Теперь процесс полностью прозрачен: каждое действие логируется и доступно для аудита», — прокомментировал директор по продукту MWS Tables Филипп Герм.

«В комплаенсе критически важно работать с надежным партнером: мы обрабатываем чувствительную информацию, и экспертиза МТС в этой сфере стала для нас главным аргументом. Команда взяла всю настройку на себя — нам не пришлось разбираться в платформе самостоятельно. За 36 дней процессы, которые ранее требовали ручного труда, стали полностью автоматизированными», — сообщил генеральный директор «Холдинг Аква» Святослав Вильк.