Единая межведомственная система электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан на базе СЭД «ДЕЛО»

О заказчике

Министерство связи и телекоммуникаций Республики Дагестан - орган исполнительной власти Республики Дагестан, реализующий в пределах своей компетенции государственную политику в сфере связи, информатизации и развития телекоммуникационных сетей. В числе полномочий Министерства - организация работы по формированию и развитию единой информационно-технологической инфраструктуры Республики Дагестан, участие в создании комплекса информационных систем органов исполнительной власти и местного самоуправления муниципальных образований Республики Дагестан, координация работ по формированию информационно-телекоммуникационной инфраструктуры электронного правительства Республики Дагестан.

Об исполнителях

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. ЭОС работает на рынке с 1994 года. Современные системы управления корпоративным контентом, созданные ЭОС, обеспечивают оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей. В настоящее время программные продукты ЭОС используют около 6 тыс. клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тыс.

Сертифицированный партнер ЭОС в Республике Дагестан Группа Компаний Bevolex («Беволекс»), соисполнитель проекта, оказывает ИТ-услуги во многих регионах России и за рубежом. Работая на рынке с 1999 года, ГК «Беволекс» имеет большой опыт разработки и внедрения различных ИТ-решений.

Предпосылки проекта

Как рассказал начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов, нормативно-правовой базой для создания Единой межведомственной системы электронного документооборота Республики Дагестан (ЕСЭД РД) стали следующие документы:

- Федеральный закон от 27.07.2006г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Распоряжение Правительства РФ «О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020г.г.)»;
- Постановление Правительства РД от 10.02.2014г. №44«О межведомственном электронном документообороте»;
- Постановление Правительства РД от 30.06.2014г. №300 «О ходе внедрения системы электронного документооборота в ОГВ Республики Дагестан»;
- Постановление Правительства РД08.08.2014г. №365«О реализации приоритетных проектов развития Республики Дагестан в 2014 году».

СЭД «ДЕЛО», выбранная для создания ЕСЭД Республики Дагестан, на протяжении многих лет успешно эксплуатируется в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска, Вологды (см. проект раздела «ЭОС» от 20 ноября 2014 г.) и многих других.

«Мы изначально искали решение, которое способно вырасти в большую Единую систему для всех органов власти. СЭД «ДЕЛО» соответствовала нашим требованиям. Мы взяли у ЭОС безлимитную лицензию на это решение, чтобы в последующем подключать все органы власти к системе, не тратя деньги на закупку дополнительных лицензий», - пояснил Аскандар Магомедов.

Начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи
и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов

Ход проекта

В соответствии с заключенным Министерством связи и телекоммуникаций Республики Дагестан и ЭОС единым контрактом на закупку и внедрение системы внедрение СЭД «ДЕЛО» началось в 4-м квартале 2013 года.

Создание ЕСЭД РД проводится в несколько этапов. Так, в 2013-2014 годах внедрение ЕСЭД проходило в Администрации Главы и Правительства РД и органах исполнительной власти РД. «При внедрении системы мы начинаем автоматизацию не с канцелярий, как это часто делается, а развертываем ее сразу на всех местах, включая рабочие места руководства. С помощью партнеров ЭОС на первом этапе проводилось обучение на местах 1,5 тыс. пользователей», - рассказывает Аскандар Магомедов.

2014 год также ознаменовался внедрением ЕСЭД в Народном собрании РД, Конституционном суде РД, Счетной палате РД, Избирательной комиссии РД, в Администрациях городских округов и муниципальных районов Республики Дагестан.«В этом году нам не приходится закупать систему, мы заключили контракт с местными партнерами ЭОС только на обучение 1,2 тыс. сотрудников муниципальных образований и установку уже имеющего ПО на местах. Кроме того, 3 человека из нашего Министерства продолжают образование ранее обученных пользователей ЕСЭД, добавляют в систему новых пользователей, ведут справочники», - говорит Аскандар Магомедов.

Таким образом, до конца 2014 года к ЕСЭД РД будут подключены следующие органы Республики Дагестан: Администрация Главы и Правительства, Народное собрание, Счетная палата, Избирательная комиссия, а также все 30 органов исполнительной власти, администрации всех 10 городских округов и всех 42 муниципальных районов. С 1 января 2015 года будет обеспечена возможность оперативного обмена документами между этими органами власти в безбумажном виде.

Согласно планам, в 2015-2020 годах внедрение ЕСЭД охватит органы местного самоуправления РД, подведомственные государственные учреждения РД.

Сетевой график внедрения ЕСЭД в Республике Дагестан

ЕСЭД РД развернута как «облачный» сервис – доступ к нему открыт через web-интерфейс (sed.e-dag.ru). Каждому пользователю системы создается виртуальный кабинет, где он получает документы (поручения), рассматривает их, исполняет или перепоручает их, контролирует исполнение данных ему поручений и\или поручений, данных им своим подчиненным. «База документов единая, справочники, как я уже сказал, ведем мы сами, органы власти подключаемк системе удаленно по защищенным каналам связи. «Толстым клиентом» пользуются только регистраторы. При таком подходе скорость внедрения в разы увеличивается: на местах требуется только наличия компьютера и подключения. Мы выбрали эту схему, потому что не везде есть квалифицированные специалисты, способные обслуживать серверы,каналы связи, особенно в горных районах», - сообщает Аскандар Магомедов.

ЕСЭД РД - «облачный» сервис

Кроме того, для руководителей разработано мобильное приложение «Портфель РД» для iPad, где руководитель ведомства всегда может получать документы, где бы он ни был, создавать резолюции, рассматривать и подписывать документы, отправлять поручения и назначать исполнителей. Система разрабатывалась партнерами ЭОС согласно требованиям Министерства связи и телекоммуникаций РД.

Для ведения online-мониторинга активности органов власти по работе в ЕСЭД Министерство связи и телекоммуникаций РД использует специальный сайт (analytics.e-dag.ru), где ежедневно публикуются количество документов и резолюций, зарегистрированных в ЕСЭД, соотношение количества документов и наложенных на них резолюций в ЕСЭД по месяцам, а также рейтинг активности работы органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов РД по работе в ЕСЭД. Для того, чтобы работа того или иного образования была оценена положительно, активности в системе должны совершать не менее 50 % его сотрудников. Никто не хочет отставать, когда динамика выложена на сайт и всем видна, уверяет Аскандар Магомедов.

Итоги проекта

На 1 декабря 2014 года к ЕСЭД «ДЕЛО» подключены 28 органов исполнительной власти РД, администрации 10 городских округов РД, администрации 42 муниципальных районов РД – в общей сложности более 300 автоматизированных рабочих мест регистраторов, порядка 160 – руководителей (министров, заместителей министров, глав городских округов и муниципальных районов), более 3,5 тыс. пользователей работают через «тонкий клиент» - «Дело-WEB».

Количество пользователей ЕСЭД РД

В едином хранилище ЕСЭД РД находятся более 236 тыс. документов, более 300 тыс. резолюций, общий объем информации превысил 250 Гб. Ежедневно в системе регистрируются около 1,2 тыс. новых документов и около 1,5 тыс.резолюций.

Количество данных в ЕСЭД РД

«Создание единого электронного пространства на уровне всей Республики позволяет направить материальные ресурсы на развитие единого решения, а значит, использовать их более эффективно», - подчеркивает Аскандар Магомедов. Сейчас специалисты Министерства связи и телекоммуникаций РД налаживают сервер ЭЦП, чтоб в ближайшем будущем перейти к юридически значимому документообороту в безбумажном виде.

Комментирует генеральный директор ООО «ЭОС Софт» Андрей Козлов:

«Проект в Дагестане занимает одно из значимых мест среди всех внедрений продуктов ЭОС в государственном секторе – как по количеству организаций-участников, так и по числу пользователей. Успех проектов по созданию единых систем межведомственного электронного документооборота в масштабах субъекта Российской Федерации, особенно с подключением муниципального уровня, зависит не только от качества внедряемых продуктов и решений, но и – в значительной степени – от позиции заказчика, его настроенности на серьезную работу и конструктивное сотрудничество с вендором.

Министерство связи и телекоммуникаций Республики Дагестан в качестве органа, ответственного за проект, с самого начала системно подошло к внедрению региональной СЭД. Это выразилось в создании необходимой нормативной базы (правовых актов Правительства РД о внедрении СЭД и межведомственном электронном документообороте), а также в четком видении перспектив.

Реализация такого масштабного проекта в сжатые сроки стала возможной благодаря полному взаимопониманию между представителями заказчика и группой внедрения (специалистами ЭОС, нашего регионального партнера ГК «Беволекс» и партнерской команды из Ставрополя). Мы уверены, что все поставленные задачи будут решены, а Единая межведомственная система электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан станет эффективным инструментом управления регионом».