На пути к юридически значимому электронному документообороту. «СофтЭксперт» развивает СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Рязани

О заказчике

Город Рязань - центр Рязанской области, численность его населения - свыше 500 тыс. человек. Удобное экономико-географическое положение Рязани (на судоходной Оке, близость Москвы, хорошие транспортные связи) предопределило развитие города. Среди ведущих обрабатывающих производств - приборостроение, станкостроение, электроэнергетика, нефтехимия, машиностроение, металлургия, промышленность строительных материалов, деревообрабатывающая, пищевая и мукомольно-крупяная промышленности.

Об исполнителе

Группа компаний «СофтЭксперт» (г. Тула) является поставщиком решений для бизнеса с 1999 года. Показателем профессионализма и надежности группы компаний служат долгосрочные партнерские отношения более чем с 7 тыс. организаций. ГК «СофтЭксперт» оказывает широкий перечень услуг в области автоматизации документооборота - от выбора программного продукта и его внедрения до обучения пользователей и дальнейшей поддержки. Являясь «Золотым партнером» компании «Электронные офисные системы», ГК «СофтЭксперт» предлагает решения по созданию автоматизированных систем электронного документооборота на базе систем «ДЕЛО» и EOS for SharePoint.

Цели проекта

Необходимость запуска системы автоматизации документооборота в Администрации города Рязани стала очевидна к 2013 году. Цель проекта была определена как создание единой, полной, взаимосвязанной системы электронного документооборота по всей вертикали власти на уровне муниципального образования; а также организация межведомственного документооборота. Об этом заместитель начальника управления - начальник отдела документационного обеспечения управления делами аппарата Администрации города Рязани Любовь Петрушина рассказывала, в частности, на клиентской конференции ЭОС «Осенний документооборот – 2015», прошедшей в Москве в конце октября 2015 года (см. новость раздела «ЭОС» от 2 ноября 2015 г.).

Заместитель начальника управления - начальник отдела документационного
обеспечения управления делами аппарата Администрации г. Рязани
Любовь Петрушина на «Осеннем документообороте – 2015»

«Главный принцип эффективного внедрения СЭД - это осуществление внедрения СЭД работниками службы документационного обеспечения с технической поддержкой со стороны службы информационных технологий. Только служба ДОУ имеет необходимую информацию о видах документов, создаваемых в подразделениях, о маршрутизации этих документов, как на стадии проекта, так и на стадии зарегистрированного документа, именно служба ДОУ обеспечивает правильную настройку системы, а служба информационных технологий обеспечивает правильную, оперативную установку программного обеспечения и бесперебойную работу системы», - уверена Любовь Петрушина. В качестве интегратора проекта в ходе открытого конкурса была выбрана компания «СофтЭксперт».

Ход проекта

Реализация проекта была начата в мае 2013 года, когда стартовал его подготовительный этап. Как рассказала Любовь Петрушина, в рамках первой очереди проекта были проведены работы по подготовке к внедрению: создание рабочей группы проекта, разработка концепции построения и развития электронного документооборота и регламента электронного документооборота администрации города Рязани, разработка технического задания создания СЭД. Далее в ходе пилотного проекта в опытную эксплуатацию был запущен один процесс прохождения документов: система была развернута на сервере и клиентском месте заказчика, маршрут настроен согласно техническому заданию. В рамках этого этапа были рассмотрены технологические возможности системы «ДЕЛО» применительно к функциям документооборота Администрации города Рязань. Отмечена гибкость системы, ее масштабируемость, возможность многовариантности решений, соответствие классической схеме документооборота, принятой в Администрации.

В конце 2013 – начале 2014 года началось масштабирование системы и включение в единый документооборот всех подразделений Администрации (в общей сложности 70 рабочих мест). Программное обеспечение системы на втором этапе проекта было установлено в управлении делами и в приемных руководства Администрации города Рязани, у работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и за регистрацию документов по предоставлению муниципальных услуг. В части обучения был заранее определен уровень подготовки будущих пользователей системы, выявлены функциональные обязанности сотрудников в предполагаемой модели документооборота, использованы специальные программы обучения для пользователей и системных технологов системы и методические материалы, а также разработаны специальные инструкции по работе в системе и сформирован план-график обучения. Любовь Петрушина отмечает, что второй этап положил начало постепенному переходу к внутреннему безбумажному документообороту заказчика.

30 января 2014 года распоряжением Администрации города Рязани информационная система электронного документооборота «ДЕЛО» была введена в постоянную эксплуатацию.

Второй этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Рязани

В 2014-2015 годах прошел третий этап проекта, в ходе которого система получила новое развитие, а количество рабочих мест выросло до 130. С помощью мобильного приложения «АРМ Руководителя» был организован доступ в систему для Главы Администрации и его заместителей. «Широкий спектр возможностей системы «ДЕЛО» привлек внимание руководителей Администрации (главу и его заместителей), вследствие чего было принято решение о включении их в работу в системе. По итогам тестирования ряда мобильных приложений для разных операционных систем выбор был сделан в пользу мобильного приложения «АРМ Руководителя» под Windows 7 (дает возможность работать как на планшете, так и на ноутбуке, а также на стационарном компьютере). Было закуплено 6 приложений «АРМ Руководителя» для всех высших должностных лиц», - рассказывает руководитель отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота ГК «СофтЭксперт» Елена Пономарева.

Руководитель отдела продаж и внедрения систем электронного
документооборота ГК «СофтЭксперт» Елена Пономарева

Итоги проекта

В настоящее время в СЭД «ДЕЛО» работает 130 специалистов Администрации города Рязани, в том числе 6 высших должностных лиц. Рабочими местами обеспечены все ключевые звенья документооборота аппарата Администрации, а также каждое структурное подразделение. «В системе осуществляется перевод документов с бумажных носителей в электронные документы и автоматическое прикрепление электронного документа к необходимой регистрационной карточке с помощью опции «Поточное сканирование», согласование и подписание проектов документов в электронном виде (разрешение на строительство, постановления и распоряжения Администрации города Рязани, договоры, соглашения, служебные письма). Обеспечивается настройка регистрационных карточек системы конкретно для различных видов документов: например, настройка дополнительных реквизитов рубрик «Классификатора» позволяет более подробно узнать информацию о вопросах, содержащихся в документах и о результатах их рассмотрения. На тему работы в системе неоднократно проводились методические семинары, рабочие встречи с работниками администрации города Рязани», - рассказывает Любовь Петрушина.

Согласование, подписание и регистрация РКПД с помощью СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Рязани

Работа с опцией «АРМ Руководителя» осуществляется главой Администрации города Рязани, заместителями главы администрации на планшетных компьютерах. «Все руководители Администрации города Рязани включены в процесс работы в системе. Синхронизация основных операций (утверждение резолюции, рассмотрение и согласование документов) с СЭД обеспечивает оперативность принятия решений. Высоко отмечена возможность работы в «АРМ Руководителя» в режиме offline, когда все решения по документам автоматически передаются в СЭД при восстановлении доступа к сети», - добавляют в «СофтЭксперт».

Перспективы проекта

Постепенное масштабирование системы «ДЕЛО» происходит в Администрации и в настоящее время. «В перспективах проекта - расширение рабочих мест системы (возможно приобретение безлимитной лицензии), увеличение количества опций «АРМ Руководителя», приобретение и установка большего количества опций «Печать штрих-кода». Также мы планируем осуществить интеграцию СЭД с порталами муниципальных и государственных услуг, с системами электронного документооборота сторонних организаций», - резюмирует Любовь Петрушина.

Работа сотрудников администрации города Рязани в СЭД «Дело»