Создание единой системы документооборота Администрации г.Ульяновск на основе импортонезависимой СЭД CompanyMedia

Предпосылки проекта

В Администрации города Ульяновск на протяжении нескольких лет эксплуатировалась СЭД «Мотив» на СУБД MS SQL. Из-за проблем с производительностью  данная СЭД была установлена на ограниченном числе рабочих мест.

В связи с курсом на импортозамещение в госорганах РФ, а также перехода на юридически значимый документооборот в 2019 году заказчик начал поиск альтернативы.

В течение примерно года в Администрации города Ульяновска формировались функциональные и технические требования к новой системе. В результате был сформирован следующий перечень основных требований:

• Присутствие в Реестре отечественного ПО;
• Возможность работы на базе СПО как в части СУБД, так и в части ОС;
• Инструментарий, который позволяет силами обученных администраторов увеличивать функциональность системы без разработки на уровне кода, пользуясь палитрой инструментов;
• Возможность организации единого информационного пространства с правительством Ульяновской области и муниципалитетами, расположенными в Ульяновской области;
• Обеспечение электронного документооборота, в том числе с использованием ЭП;
• Доведение электронного документооборота до каждого сотрудника Администрации города Ульяновск;
• Помощь в выстраивании процессов организации;
• Быстродействие системы.

По итогам открытого конкурса победила компания «ИнтерТраст» с импортонезависимой системой CompanyMedia.

Преимущества СЭД CompanyMedia для Администрации  города Ульяновска:

• Полностью «тонкий» клиент системы, не требующий дополнительных установок на рабочих станциях и работающий через браузер, в том числе из числа отечественных;
• Функциональность в части делопроизводства: работа с входящими/исходящими, ОРД, обращениями граждан, полностью закрывающая все требования заказчика;
• Возможность создания единого информационного пространства для межведомственного обмена документами в электронном виде на базе специализированного шлюза с Правительством и другими муниципалитетами Ульяновской области, одновременно сохраняя собственные процессы делопроизводства и документооборота в СЭД города Ульяновск;
• Требуемое быстродействие на ограниченных аппаратных ресурсах.
  

Ход проекта

Проект стартовал в марте 2020 года и, согласно первоначальным планам, должен был завершиться в августе. Однако его сроки пришлось изменить из-за введенных весной ограничений, связанных с коронавирусом. Пик первой волны пандемии пришелся на время проведения работ по контракту, которые специалисты по внедрению компании «ИнтерТраст » проводят на площадке заказчика. Формат работы в удаленном режиме не был ранее популярен и проработан, в том числе, не было заранее подготовлено оборудование для удаленной работы, однако, все эти вопросы удалось оперативно решить.

На первом этапе через средства дистанционного обучения были подготовлены администраторы, которые должны обладать компетенциями для дальнейшего администрирования системы.

Далее силами компании «ИнтерТраст», совместно с администраторами, в удаленном режиме было развернуто 200 рабочих мест, охватывающих центральный аппарат Администрации Ульяновска и территориальные управления. Все работы по установке и настройке проводились удаленно, и в ходе удаленных подключений к серверам заказчика безопасность обеспечивалась с помощью шифрования ViPNet.

Тестовая эксплуатация системы проходила с начала августа до 1 октября 2020 года. По факту завершения было принято решение о переводе СЭД в опытную эксплуатацию.

В ходе проекта были внедрены модули:

• Входящие/исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Организационно-распорядительные документы;
• Поручения;
• Обращения граждан;
• СМ-Интегратор.

Кроме того, были внедрены инструментарий построения отчетов и сервисы использования ЭП.

Команда проекта

Общий контроль за проектом со стороны заказчика осуществляла начальник Управления делопроизводства, обращений граждан и организаций администрации города Ульяновска Самсонова Татьяна Евгеньевна. Технические вопросы на стороне заказчика курировал начальник Управления информатизации и защиты информации администрации города Ульяновска Мингачёв Ринат Минахметович. В проекте также участвовали два системных администратора Управления информатизации и защиты информации заказчика.

Со стороны компании «ИнтерТраст» в проекте участвовали руководитель проекта, три инженера, два разработчика и два преподавателя. В зоне ответственности были предоставление ПО и его настройка, поддержка и тренинг пользователей. После снятия ограничительных мер в городе Ульяновске был проведен ряд очных совместных мероприятий, в том числе тренинг пользователей на местах.

Итоги тестовой эксплуатации

Система интегрирована с СЭД Правительства Ульяновской области и позволяет работать с обращениями граждан: в системе ведется регистрация и хранение первичных и повторных обращений граждан в Администрацию, проводится необходимая работа по этим обращениям, а также предоставляются удобные средства контроля над исполнением поручений. Функционал модуля «Поручения» активно используют все руководители и их заместители, используя при выдаче поручений мобильные рабочие места. Реализована интеграция с ССТУ и СЭД Правительства Ульяновской области и муниципальных образований Ульяновской области, Автоматизирована и упрощена выгрузка результатов работы с обращениями граждан в ССТУ, что позволило ускорить и значительно упростить работу сотрудников администрации по подготовке и сдаче отчетов ССТУ.

Дополнительно система позволила решить вопрос перехода на удаленный формат работы для тех сотрудников, кто желает получить такую возможность. Это особенно актуально в текущей реальности периодических карантинных мер и вынужденной работы сотрудников Администрации на удаленной основе.

На текущем этапе компания «ИнтерТраст» ведет гарантийную поддержку системы.

Перспективы проекта

На втором этапе заказчик планирует к концу 2021 года своими силами увеличить количество работающих в системе сотрудников до 600 человек и тем самым охватить практически всех сотрудников, которые должны иметь возможность работать с документооборотом в Администрации города Ульяновск.

На 2021-2022 год запланировано внедрение архива разработки «ИнтерТраст». Возможно, что на стадии внедрения архива будет выполнена ретроконверсия бумажных документов.

Также в перспективе - решение ряда интеграционных задач, в частности, интеграция с модулем обращений граждан Ульяновска и ряд интеграций с ведомственными системами, перечень которых формируется. Модуль «СМ-Интегратор» позволит специалистам заказчика выполнять интеграцию с возможностью доработки через предоставленный API собственными силами.

Кроме того, не исключается автоматизация коллегиальных органов управления.