Внедрение СЭД «ДЕЛО» в органах власти Орловской области

О заказчике

Заказчиком проекта выступил департамент информационных технологий (ДИТ) Орловской области. Департамент существует с 2018 года. Его основными задачами являются цифровизация деятельности органов власти, электронный документооборот, электронная почта, работа портала, организация единой сети передачи данных, а также поддержка оказания услуг населению в электронном виде.

Об исполнителе

По итогам конкурсных процедур интегратором на проекте выступила местная компания «Гарант-сервис», эксперт по автоматизации документооборота. Компания является опытным технологическим партнером ЭОС. В частности, именно «Гарант-сервис» являлся соорганизатором конференции «Цифровая трансформация госуслуг. Импортонезависимые решения. Реальный опыт» в Орле, которая прошла в июне 2021 года..

Предпосылки проекта

В состав Орловской области входят 27 муниципалитетов: 23 муниципальных района, один муниципальный округ (Орловский) и три городских округа (Ливны, Мценск, Орел – административный центр).

Ранее Орловская область уже использовала систему документооборота, ядром которой являлось импортное решение, использовалось ограниченное количество лицензий. К 2021 году в Правительстве области утвердилось решение о повсеместном переходе на отечественную СЭД. Существенными критериями при выборе системы стали требование к возможности охвата всех сотрудников органов власти, работающих с документами; наличие функционала, который позволит пользователям комфортно работать с документами не только в офисе, но и вне его.

Стоит отметить, что система электронного документооборота «ДЕЛО» содержит полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, в котором реализован ряд функциональных возможностей, в том числе мобильное приложение EOSmobile.

Цели проекта

Конечная цель проекта – построение единой комплексной системы документооборота Орловской области. Предполагалось, что системой начнут пользоваться, в том числе, все муниципальные образования и подведомственные организации как органов власти Орловской области, так и муниципальных образований. Таким образом на всем информационном ландшафте органов власти можно будет обмениваться документами в безбумажном формате.

Соответственно, еще одним требованием к системе стала возможность гибкого масштабирования. Необходимо было организовать электронный документооборот с каждым из муниципальных учреждений – после того, как там будет внедрено хотя бы по одному рабочему месту, оснащенному системой «ДЕЛО».

Ход проекта

Непосредственное внедрение системы электронного документооборота в органах власти началось в 2022 году. В начале года пошло полномасштабное подключение органов власти, а уже с апреля  планомерно начали подключать органы местного самоуправления.

Перевод документооборота Орловской области в безбумажный вид проходил поэтапно. На первых этапах внедрения документы еще могли приходить получателям в бумажном виде, так как некоторые документы дублировались. Сейчас электронные документы составляют около 60-70% от всего объема документооборота, исключение составляют документы для служебного пользования (ДСП).

Андрей Артемов, руководитель ДИТ Орловской области

«На начальном этапе проект для нас оказался достаточно трудным, поскольку система новая, используется комплексное решение, и внедрение тоже началось комплексное – не с одного-двух пилотных органов, а сразу везде, по всему региону. Несмотря на необходимость неизбежных локальных доработок, постоянного тесного общения с пользователями, осваивающими новый софт, – мы с сотрудниками компании «Гарант-сервис» справились со своими задачами в срок», – говорит руководитель ДИТ Орловской области Андрей Артемов.

Василий Соколовский, директор компании «Гарант-сервис»

«К этому проекту мы шли достаточно долго, развивая сотрудничество с администрацией города Орел, руководством правительства. Это взаимодействие вылилось уже в большой проект, интересный и познавательный как для нас, так и для потребителей СЭД. Первые результаты своей работы мы увидели сразу после новогодних праздников, когда члены Правительства Орловской области приступили к работе в новой системе, и мы с волнением начали собирать обратную связь. Пользователи были приятно удивлены тем, что время на подписание документов существенно сократилось», – добавляет директор компании «Гарант-сервис» Василий Соколовский.

Результат проекта

На текущий момент система «ДЕЛО» уже работает в штатном режиме, ошибок практически нет, а все появляющиеся нюансы быстро отрабатываются сотрудниками ДИТ, в том числе с привлечением представителей интегратора. В системе уже обработаны десятки тысяч документов, из них около 50 тыс. входящих и 70 тыс. исходящих.

К ноябрю 2022 года в единой системе документооборота Орловской области работают более 1,5 тыс. пользователей – это сотрудники всех органов власти, а также муниципальных образований. В администрациях муниципальных образований, пока преимущественно установлено по одному рабочему месту – для организации взаимодействия с органами власти, с правительством региона. В планах их полноценный перевод на использование системы электронного документооборота, автоматизация полного цикла прохождения документов, от руководителя до конечного исполнителя.

Активно используется система МЭДО (система межведомственного электронного документооборота) версии 2.7.1. В следующем (2023) году в ДИТ рассчитывают перейти на МЭДО 3.0, предполагая, что в ней воплотится больше возможностей для взаимодействия.

Визирование нормативно-правовых актов через систему документооборота позволило значительно ускорить этот процесс, уменьшив время прохождения документа с нескольких дней до нескольких часов. Электронное визирование позволяет экономить до сотни листов на одном документе. Помимо бумаги, экономия идет и на расходных материалах.

«Мы сделали визирование нормативно-правовых актов через систему документооборота, это значительно ускорило нам процессы визирования и теперь, вместо нескольких дней, окончательное визирование занимает буквально несколько часов. Это и сокращение времени, и сокращение затрат на бумагу, потому что раньше надо было сделать копии всех этих документов и разнести их по всем согласующим, по всем визирующим. Из-за того, что некоторые документы были значительно объемными, это были и большие затраты бумаги, и расходных материалов, включая ту же технику», – поясняет Андрей Артемов.

У губернатора, его заместителей, а также у всех членов правительства области имеются планшеты с установленным мобильным приложением EOSmobile – мобильной версией СЭД «ДЕЛО». Это удобное решение для руководителя, позволяющее оперативно обрабатывать входящие и исходящие документы, отправлять соответствующие поручения. Удаленная работа становится не только оперативной, но и безопасной: на планшетах руководителей установлены соответствующие средства защиты информации. Всего в регионе закуплено около 50 мобильных рабочих мест, из которых используется пока порядка 25.

Орловский МФЦ использует АИС «МФЦ ДЕЛО» в составе ПАК «МФЦ Плюс»

Орловская область одной из первых в стране оснастила свои многофункциональные центры современным отечественным программно-аппаратным комплексом – ПАК «МФЦ Плюс». Комплекс состоит из четырех основных независимых компонентов: аппаратная часть – российский сервер линейки «Яхонт УВМ» (производство «НОРСИ-ТРАНС») на базе процессора «Эльбрус», операционная система – «Альт Сервер» (разработка «Базальт СПО»), СУБД – Postgres Pro (разработка на базе Postgres Professional с использованием СПО PostgreSQL), прикладное ПО для автоматизации МФЦ – АИС «МФЦ ДЕЛО». Используемый софт включен в Единый реестр российского ПО, а «железо» – в Единый реестр российской радиоэлектронной продукции.

МФЦ Орловской области состоит из 27 отделов и 307 окон. Совокупно в учреждениях под централизованным управлением работают около 350-400 сотрудников. На данный момент во всех отделах имеются автоматизированные рабочие места, что позволяет быстро решать поставленные задачи.

Павел Калугин, директор МФЦ Орловской области

«Решение о переходе на новую автоматическую информационную систему для МФЦ принималось в 2020 году исходя из нашего положительного опыта сотрудничества с компанией ЭОС, а также требований к ряду ключевых показателей эффективности работы. Из несомненных преимуществ АИС «МФЦ ДЕЛО» стоит отметить обеспечение высокой скорости предоставления определенного перечня государственных услуг и качественную работу техподдержки решения», – комментирует директор МФЦ Орловской области Павел Калугин.

Техническая обкатка внедренного решения показала, что аппаратная часть комплекса выполняет свои задачи с должным уровнем качества: например, переход системы с иностранных процессоров на отечественные практически не был заметен пользователям, в период тестирования не были выявлены ни торможение системы, ни баги. Нагрузочные тестирования показали, что даже при работе двух ядер из восьми имеющихся система работает штатно, а загрузка системы увеличивается с 10%-12% до 18%.

«Процессоры «Эльбрус» легко выдерживают нагрузку от 400 пользователей. Например, наш Диспетчер СМЭВ – это очень большой трафик, подписание электронной подписью всех запросов, очень много преобразований. Для задач МФЦ, в сравнении с зарубежным «железом», мы существенной разницы не почувствовали», – делится впечатлениями Павел Калугин.

В августе 2022 года независимой лицензированной организацией был проведен анализ безопасности и надежности серверного оборудования в составе ПАК. Специалисты пришли к выводу, что все меры по обеспечению безопасности персональных данных, которыми оперирует АИС «МФЦ «ДЕЛО», реализованы, создан необходимый уровень защищенности данных.

Эксперимент в МФЦ Орловской области продолжился размещением импортозамещенных рабочих мест для специалистов прямой выдачи документов, которые непосредственно оказывают государственные муниципальные услуги. В рамках этого проекта были установлены и апробированы многоместная станция «Горыныч» (системный блок с несколькими видеокартами и процессорами линейки «Эльбрус 801», к которому можно подключить до шести мониторов) и «ЭОС-Байкал» – импортозамещенный АРМ на процессоре «Байкал-М». Оба АРМ поддерживают работу в АИС «МФЦ ДЕЛО». В целом в МФЦ считают, что оборудование интересное и имеет перспективы, хотя тестирование продолжается, и конкретные выводы пока делать сложно.

Добавим, что в декабре 2021 года ПАК «МФЦ ПЛЮС» получило премию «Приоритет» в номинации «Информационные технологии. Программное обеспечение» – как первый импортонезависимый стек программных и аппаратных средств для МФЦ.

Перспективы проекта

СЭД «ДЕЛО» в органах исполнительной власти Орловской области будет развиваться. В планах –  полноценный перевод всех муниципальных образований региона на использование системы электронного документооборота.

С СЭД посредством веб-интерфейса уже взаимодействует система обратной связи региона. В дальнейшем запланирована полноценная интеграция системы обратной связи с СЭД «ДЕЛО», поскольку удобнее отрабатывать запросы граждан в той же системе, что и остальные документы.

В ближайшее время планируется также реализация поручения губернатора Орловской области, согласно которому прием обращений граждан по вопросам деятельности органов исполнительной власти Орловской области в рамках региональной сети МФЦ будет производиться также с использованием системы ЭДО.