Facility-менеджер компании «Технополис Санкт-Петербург» Раиса Яхина: «Facility management – это всегда нечто большее»

Что следует понимать под понятием facility management?

- Facility management – это направление деятельности, объединяющее в себя организацию и координацию всех процессов, связанных с управлением инфраструктурой бизнес-недвижимости, однако не относящихся к профильному бизнесу собственника. Facility-менеджер упрощает жизнь как собственнику, занимаясь «текучкой», так и арендатору, потому что управляет также всем спектром услуг, благодаря которым арендатор может чувствовать себя максимально комфортно.

Где впервые появилось понятие facility management и когда оно пришло в Россию?

- Понятие facility management появилось в Великобритании и изначально называлось «facilities management». В Россию оно пришло с некоторым опозданием, как и большинство других европейских и мировых трендов. Еще 2 – 3 года назад мало кто из крупных игроков на российском рынке недвижимости был знаком с этим понятием, и до сих пор в русском языке не существует точного эквивалента этому термину.

Значит, в контексте русского языка единственный допустимый вариант – это facility management?

- В русском языке на сегодняшний день существует два написания: facility management или facilities management. Оба этих понятия допустимы, хотя второй вариант написания больше характерен для Европы, а в России используется первый вариант. Во всяком случае, мы в «Технополисе» говорим «facility management». Многие другие компании используют самый близкий по значению русскоязычный эквивалент «управление недвижимостью», что не является полностью корректным, так как, помимо facilities management, в Европе существуют и другие виды управления надвижимостью. Это property management, building management и asset management. Как видите, у европейских коллег все четко структурировано.

За что именно отвечает facility-менеджер?

- Facility-менеджер в целом отвечает за управление инфраструктурой здания, однако я полагаю, что в каждой  компании  – свой ответ на этот вопрос. Что же касается компании «Технополис Санкт-Петербург», то здесь в сферу деятельности facility-менеджера также входит управление широким спектром сервисов, которые, как правило, объединяет только их «непрофильность» и то, что они отданы на аутсорсинг подрядным организациям.

Существует ли в петербургском «Технополисе» свои ноу-хау в деятельности facility-менеджера?

- Мы являемся «дочкой» финской компании Technopolis Oy, поэтому нет ничего удивительного в том, что наше ноу-хау полностью финское и распределение обязанностей facility-менеджера перешло к нам из западной практики. В «большом» «Технополисе» уже давно заметили, что аутсорсинг не только существенно экономит время и средства, но и очень часто позволяет добиваться лучшего качества, чему способствуют договорные отношения. На одну компанию может работать множество аутсорсинговых компаний, и facility-менеджер, работающий в штате компании, призван быть координатором их деятельности. Он должен знать и уметь объяснить все, что связано с этими аутсорсинговыми работами. Он замыкает на себе решение всех сопутствующих вопросов, проводит анализ возникших проблем и согласует их решения с собственником здания. Таким образом, для собственника facility-менеджер является тем, кто освобождает администрацию от «головной боли» по непрофильным вопросам. Например, это может касаться закупки, отслеживания поставок и приема на склад различных товаров, мебели, а также вся последующая проверка. В это же время собственник здания – в нашем случае это «Технополис» – имеет возможность полностью сконцентрироваться на деятельности, заложенной в саму его концепцию: предоставление высококачественных помещений и широкого спектра сервисов для клиентов. А чтобы, например, на наших деловых мероприятиях помещения были полностью подготовлены, а охрана, клининг и парковки были готовы к приему гостей – это и есть забота facility-менеджера.

Влияют ли на вашу деятельность факторы, связанные с российской действительностью?

- Конечно, такое влияние присутствует, нам приходится учитывать многие факторы, так или иначе соотнося их с финским ноу-хау. К примеру, к сожалению, нам приходится больше внимания уделять вопросам дезинсекции. А еще одним из показателей российской действительности является иное отношение к парковочным местам. По сравнению с Россией, в Финляндии не принято «бронирование» парковочных мест под каждый конкретный автомобиль. Таким образом, нам приходится заниматься и этим, поэтому парковка «Технополис Пулково» функционирует несколько иначе, чем в технопарках Финляндии и Эстонии. В любом случае любая деятельность facility-менеджера исходит из потребностей компании-собственника, которая стремится распоряжаться недвижимостью с максимальной эффективностью. А российская действительность – это уже вторичный компонент, являющийся нашей «локальной» заботой.

Существует ли разделение деятельности facility-менеджера по графику? Как проходит ваш рабочий день?

- У меня есть расписание, которое может меняться исходя из текущей ситуации. В «Технополис Санкт-Петербург» мою деятельность можно подразделить на такие большие блоки, как клининг, инженерное обслуживание здания (сюда входят техническая эксплуатация и ремонт), вопросы, связанные с охраной, а также управление всем, что касается качества обслуживания арендаторов. Это могут быть мелкие либо крупные ремонтные работы или же помощь с планировочными решениями.

Это как-то связано с принятой в «Технополисе» концепцией «лего-офиса»?

- Это напрямую связано с концепцией «лего-офиса». Передвижные перегородки делают возможным перепланировку офиса в связи с какими-либо переменами в бизнесе компании. Перепланировкой у нас занимается служба эксплуатации. Если перепланировка затрагивает инженерные системы здания, то facility-менеджер участвует в проведении переговоров между арендатором и собственником по решению всех возникающих вопросов. Также facility-менеджер входит в рабочие группы по вопросам дизайна интерьеров, работ по озеленению прилегающий территории или по уходу за цветами внутри здания, а также работы «шаттлов» – бесплатных автобусов, которые курсируют между технопарком «Технополис Пулково» и станцией метро «Московская» и развозят как наших сотрудников, так и гостей «Технополиса». Стоит также отметить, что, так как на каждый вид аутсорсинговых работ существует отдельные тендеры и договоры, значительную часть времени поглощает и «бумажная рутина».

В 2013 году «Технополис Санкт-Петербург» планирует получить золотой сертификат LEED. В связи с этим вопрос о «зеленом» аспекте деятельности вашей компании.

- Наша компания уделяет вопросам экологии первостепенное внимание. Мы используем гипоаллергенные моющие средства в помещениях, а при постройке наших зданий были использованы экологичные стройматериалы. Кроме того, мы является одной из немногих в России компанией, кто заботится о разделении мусора на обычные ТБО (твердые бытовые отходы) и бумагу + картон. У нас есть возможность все это утилизировать специализированным предприятиям. Таким  мусором, как использованные батарейки и лампочки, занимаются специальные лицензированные организации, с которыми мы также сотрудничаем на основе договоров и тендеров. Кроме того, если говорить именно о российской действительности, то «Технополису», как и другим технопаркам и бизнес-центрам, приходится иметь дело с различными надзорными и контролирующими органами. Для того чтобы у этих инстанций не было к нам вопросов, мы должны иметь на руках значительное количество документов, в том числе надлежащие пакеты документов, сертификаты и разрешения, должны тщательнейшим образом отслеживать энергопотребление и составлять отчетности: сколько было потрачено воды, тепла, электричества...

Приходится ли вам в рамках текущей деятельности учитывать facility management для строящейся второй очереди технопарка «Технополис Пулково»?

- Конечно же, приходится иметь дело с большим количеством разнообразных аспектов, одни из которых касаются строительства прямо, а другие – косвенно. Например, для facility-менеджера очень важно проверить наличие дополнительных выходов для эвакуации, ведь из каждого офиса доступ к этим выходам должен быть простым и быстрым. А учитывая, что исходя из требований арендаторов офисы строятся по «лего-принципу», то эта задача может казаться легкой только на первый взгляд. Тем не менее для нас это прямая необходимость: люди должны быть размещены в соответствии с требованиями пожарной безопасности. Арендаторы могут об этом не знать, но проверять это входит в наши непосредственные обязанности.

Мог ли facility-менеджер повлиять на процесс проектировки здания?

- Да, при обсуждении строительного проекта мы с коллегой Анастасией Заверталенко, которая отвечает за предоставление сервисов нашим клиентам, были приглашены на расширенное совещание с руководством «Технополиса» и генподрядчиком. Во время проектировки второго корпуса мы участвовали в рабочих совещаниях с генподрядчиком и главным проектировщиком и в ходе этой работы настояли на некоторых решениях, которые следует внедрить согласно нашему опыту и инновационным практикам, применяемым в «Технополисе». 

К вопросу об инновациях. Выходит, что facility-менеджер должен обладать всеми знаниями на свете? Каким образом вы можете всегда быть в курсе всего и везде, в том числе и об инновационных технологиях?

- Конечно же, facility-менеджер не может знать все и обо всем. Однако в процессе работы приходится постоянно поддерживать диалог со специалистами, и уже полученный уровень компетенции позволяет вести с ними диалог на равных, а в процессе узнавать что-то новое. К тому же facility-менеджер посещает тренинги и семинары, в том числе правовой направленности, например, по экологическим требованиям. Если раньше все отдавалось в отдел административно-хозяйственного управления, а деньги тратились на зарплаты специалистам, штат инженеров, штат механиков, штат рабочих и т. д., то теперь в условиях современного бизнеса такие схемы уже не могут оставаться эффективными. Таким образом, появление концепции facility management – это не прихоть, а абсолютная необходимость. Здание «Технополис Пулково» живет, всегда что-то меняется, появляется что-то новое, так что уже не приходится говорить о схемах: старых или новых. Facility management – это всегда нечто большее, чем просто следование схемам.

Большое спасибо за беседу!