Заместитель директора МКУ «Служба информационного обеспечения» г. Калуги Александр Долгих: «В условиях сложного финансирования наша СЭД все же успешно развивается»

Александр, расскажите, пожалуйста, каким образом в администрации Калуги проходил выбор СЭД?

- Когда я пришел работать в муниципалитет, здесь уже была установлена система OfficeMedia от компании «ИнтерТраст». Через некоторое время задачи, которые ставились перед системой документооборота, стали более сложными, появились территориально распределенные подразделения муниципалитета по всему городу, и то решение, которое мы эксплуатировали, перестало нас удовлетворять. В 2008 году было принято решение поменять систему. Мы посетили несколько конференций и выставок, посвященных электронному документообороту, чтобы выбрать новую СЭД. Первый критерий, который был для нас важен, - –решение должно было функционировать на платформе IBM Domino/Notes. На то время поставщиков таких продуктов было всего два – «АйТи» с СЭД «Босс Референт» и «ИнтерТраст» с СompanyMedia. На одной из выставок мы пообщались с менеджером компании «ИнтерТраст» и взяли демо-диск с СompanyMedia 3.3, на котором содержалась полная техническая документация о продукте. В итоге к концу 2008 года мы выбрали и купили систему СompanyMedia.

Какие задачи ставились на первом этапе внедрения СompanyMedia?

- Конечно же, за один год или даже несколько лет реализовать весь функционал СompanyMedia невозможно, это очень большая и мощная система. Поэтому первоначальная задача была простой – перевести делопроизводителей с одной системы на другую. Два основных модуля, которые необходимы при работе в органах власти, – это CompanyMedia «Делопроизводство» и CompanyMeida «Обращения граждан». Обработка входящих/исходящих организационно-распорядительных документов и обращений граждан – с этих функций мы и начали. Первоначально ограничение по финансам было довольно ощутимым, поэтому системы электронного документооборота как таковой еще не было. Мы использовали решение как электронную канцелярию: присваивали с его помощью документам регистрационные номера, производили сканирование, фиксировали резолюции. Сам документооборот оставался бумажным. Насколько я помню, первоначально мы закупили всего 9 рабочих мест.

Каким образом происходило дальнейшее развитие системы?

- Когда мы автоматизировали работу регистраторов, интерес к системе стало выказывать руководство муниципалитета. Мы провели подключение рабочих мест помощников руководителей, после чего руководители получили возможность накладывать резолюции. Далее к системе были подключены рабочие места руководителей среднего звена, а потом и рабочие места исполнителей. То есть мы начали автоматизацию на среднем уровне, на котором находятся делопроизводители, поднялись до руководителей и дальше пошли «вниз» по иерархической лестнице.

 
Заместитель директора МКУ «Служба информационного обеспечения» города Калуги Александр Долгих

Какие еще модули были подключены?

- Любая ИТ-задача требует финансирования. Чтоб купить обеспечение или реализовать задачу в нынешних условиях, нам надо выждать как минимум год с момента закладки нужной суммы в бюджет. Несмотря на эти сложности, постепенно подключались дополнительные модули, расширялось количество лицензий. Мы добавили модуль CompanyMedia «Договоры», «Поручения». Сейчас тестируем iDocs (мобильное рабочее место для руководителей и специалистов на планшете Apple iPad). Впечатления от мобильной версии хорошие, направление очень перспективное. Планируем развернуть порядка 20 пользовательских мобильных рабочих мест. «Мобильный» режим работы руководства был бы нам очень удобен - руководители редко бывают на рабочих местах, а мобильные устройства помогут им управлять удаленно.

Производится ли доработка системы собственными силами, в случае необходимости?

- Конечно. Но для этого нужен персонал достаточного уровня компетенции: если не разработчики, то хотя бы администраторы с навыками программирования. Сама документация в СompanyMedia достаточно обширная, исходный код системы открыт, кроме информации о лицензиях, которая, как и положено, защищена. Например, мы немного доработали внутреннюю базу данных и выполнили с ее помощью задачу, которую поставило перед нами городское бюро – разработали базу «Городская среда». Особенность работы нашего муниципалитета состоит в том, что у нас есть Управление по работе с населением, у которого 21 территориальное представительство по всему городу. В этих территориальных представительствах находятся представители городского главы, они как минимум раз в неделю обходят свои территории и заносят в базу информацию обо всем, что требует реагирования. К сожалению, эта работа не видна жителям города. База является внутренней, закрытой от граждан, и такая закрытость – не техническое, а политическое решение.

Как сейчас выглядит система СompanyMedia в администрации г. Калуги?

- Всего в СЭД работает 21 самостоятельное подразделение, в том числе все управления городской управы и наша организация. В общей сложности в администрации открыто 700 рабочих мест.

Рассматриваете ли перспективы перехода на новую версию СompanyMedia?

- Да, будем стараться перейти на нее уже в этом году. Нам интересны новые способы работы и планирования, которые в ней реализованы, - в особенности «социальные» инструменты для оперативного взаимодействия сотрудников разных подразделений. Дело в том, что не всегда удобно решать те или иные проблемы в иерархическом порядке, сверху вниз. И есть госуслуги, которые нельзя зарегламентировать, например – чрезвычайные ситуации. В подобных случаях возможности, которые открывает CompanyMedia в своей новой версии, очень важны.

Как вы оцениваете работу компании «ИнтерТраст» с точки зрения техподдержки, подхода к работе с заказчиком?

- За время работы у нас сложились теплые дружеские отношения. Считаю, что наше сотрудничество - взаимовыгодное. Со своей стороны я, как программист, помогаю разработчикам в обнаружении «багов», и мы вместе делаем продукт лучше.

Александр, большое спасибо, что уделилили нам время, успехов вам в работе!

Справка:

Компания «ИнтерТраст» предоставляет полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению современных систем поддержки принятия решений, управления документами, делами, временем, задачами и личной результативностью, включая консалтинг в области постановки процессов управления документами и задачами, обеспечение защищенного и юридически значимого электронного документооборота, авторизованное обучение специалистов и пользователей, установку, настройку и адаптацию систем с учетом специфики предприятия.
Более подробную информацию можно получить, на сайте www.intertrust.ru.