Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) функционирует более 10 лет (см. постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»). Все эти годы нарабатывался опыт информационного взаимодействия, выявлялись потребности в оптимизации, в том числе – в расширении области применения системы МЭДО, в расширении состава видов документов для обмена по МЭДО, в доработке форматов обмена, уточнении бизнес-процессов обмена и т.п. Появление потребностей в оптимизации подтверждает, что МЭДО – «живая» система, существующая и используемая в реальной деловой деятельности, а не «картонная» фиктивная система, созданная для «галочки».
На протяжении своего функционирования система МЭДО уже пережила два серьезных этапа развития:
-
в 2011 году, с утверждением версии формата обмена 2.2 (см. «Регламент обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы межведомственного электронного документооборота», утвержденный ФСО России 11.11.2011)
-
в 2015 году, с утверждением версии формата обмена 2.7 (см. приказ Минкомсвязи России № 186, ФСО России № 258 от 27.05.2015 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде»). Именно версия 2.7 обеспечила техническую возможность обмена по МЭДО электронными документами с электронной подписью, что стало существенным шагом на пути цифровизации деятельности государственных органов страны.
В настоящее время мы находимся на очередном витке развития системы МЭДО – это появление новых требований к обмену по МЭДО и переход на новую версию формата обмена, версию 2.7.1.
Цели и задачи изменений в МЭДО
Инициатором работ стал Аппарат Правительства РФ и выполненные изменения требований к обмену по МЭДО направлены, в первую очередь, на решение задач, поставленных Аппаратом Правительства.
Основной целью проводимых изменений определена оптимизация взаимодействия по МЭДО в ходе направления и исполнения поручений Правительства РФ.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- ориентация обмена по МЭДО исключительно на электронные документы с электронной подписью;
- усиление контроля за доставкой и исполнением поручений Правительства РФ;
- унификация используемых при обмене с Аппаратом Правительства РФ справочных значений в части видов документов, типов связей документов, грифов доступа.
Работы по подготовке изменений, разработка нового приказа регуляторов и версии 2.7.1
Исполнителем работ стал НИИ «ВОСХОД», куратором работ – Министерство цифрового развития связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минцифры России). Работы проводились при участии экспертного совета по вопросам совершенствования межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в органах государственной власти (экспертный совет при Минцифры России). Для непосредственного проведения работ была создана специальная рабочая группа, куда вошли представители регуляторов в области обмена по МЭДО и использования электронной подписи (Минцифры России, ФСО России), исполнителя (НИИ «ВОСХОД»), заказчика (Аппарат Правительства РФ), а также представители ведущих отечественных разработчиков СЭД, среди которых ЭОС, Ланит, ДоксВижн, ИнтерТраст. В качестве экcперта-аналитика я являюсь членом данной рабочей группы как представитель компании ЭОС.
Рабочей группой подготовлен проект совместного приказа Минцифры России и ФСО России, утверждающий требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, в том числе, новую версию формата обмена 2.7.1. Приказ утвержден сторонами 04.12.2020 за № 667/233 (зарегистрировано в Минюсте России 05.03.2021 № 62668).
В область регулирования совместного приказа Минцифры России и ФСО России попадают все участники взаимодействия по МЭДО, определенные Положением о системе межведомственного электронного документооборота, а именно: федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организации, созданные для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации.
Основные изменения в МЭДО
Рассмотрим основные изменения, которые ожидают участников взаимодействия по МЭДО в связи с новыми требованиями:
1. Изменен формат схем сообщений МЭДО. Утвержденная требованиями версия 2.7.1 назначена единственной допустимой версией формата обмена по МЭДО.
Приказ Минкомсвязи России № 186, ФСО России № 258 от 27.05.2015, утвердивший версию формата обмена 2.7, утрачивает силу.
2. Из состава сообщений МЭДО исключен тип сообщения «Документ».
Напомню, что в старых версиях формата обмена этот тип сообщения использовался для передачи по МЭДО файлов скан-образов бумажных документов.
Согласно новым требованиям, допустимыми типами сообщений для обмена по МЭДО являются:
- Транспортный контейнер (ТК).
Это основной тип сообщения МЭДО. Теперь все документы, передаваемые по МЭДО – это электронные документы с электронной подписью в форме ТК, а сканы-образы, при необходимости, могут направляться по МЭДО как приложения к электронному сопроводительному документу.
- Уведомление.
- Квитанция.
3. Появился новый вид уведомления – о постановке на контроль.
Это необязательное (опциональное) уведомление, формируется по желанию отправителя документа. Предназначено для информирования получателя документа о том, что отправитель документа поставил документ у себя на контроль по его регистрации, исполнению или опубликованию. Получение такого уведомления означает, что в ответ на него ожидается уведомление о регистрации, исполнении или опубликовании документа соответственно.
Прочие виды уведомлений, присутствовавшие ранее в версии формата обмена 2.7, являются обязательными, если это предусмотрено бизнес-процессами работы с документом согласно регламентам получателя документа.
Таким образом, с выходом новых требования в системе МЭДО определены 8 видов уведомлений:
- О постановке на контроль
- О регистрации
- Об отказе в регистрации
- О принятии к исполнению
- Об изменении в ходе исполнения
- О подготовке доклада
- О направлении доклада
- Об опубликовании
4. Изменен перечень причин отказа в регистрации документов.
Перечень причин отказа в регистрации приведен в приложении к совместному приказу. Перечень причин отказа в регистрации расширен и сгруппирован по тематикам в целях облегчения для отправителя документа анализа фактов отказов в регистрации и принятия мер по устранению ошибок.
5. Обязательными для формирования становятся квитанции о доставке.
Это позволит отправителю контролировать процесс доставки и приема получателем сообщений МЭДО типа «Транспортный контейнер» и «Уведомление» и оперативно принимать меры по устранению выявленных ошибок.
6. Определены виды документов для обмена с Аппаратом Правительства РФ.
Перечень допустимых для обмена с Аппаратом Правительства РФ видов документов с идентификаторами приведет в приложении к совместному приказу. Именно эти виды следует указывать при отправке по МЭДО документов в адрес Аппарата Правительства РФ.
7. Определен перечень типов связей документов.
Перечень типов связей документов с идентификаторами приведет в приложении к совместному приказу. Если документ не является инициативным, то при передаче по МЭДО документа следует указать как минимум одну связь – связь документа с основанием для его передачи (например: Во исполнение – Получен отчет). Рекомендуется указывать как можно больше различных связей, облегчающих идентификацию и классификацию документа.
8. Определены правила передачи сведений об ограничении доступа к документу с использованием грифа.
Перечень грифов ограничения доступа к документу приведет в приложении к совместному приказу. Предусмотрено 2 грифа:
- Обычная информация
- Информация ограниченного распространения
Сроки реализации изменений в МЭДО, переходный период
Приказ, утверждающий новые требования, вступает в силу с даты его опубликования. Ожидается, что с этого момента все участники взаимодействия, как один, начнут в своих СЭД использовать при обмене по МЭДО версию формата обмена 2.7.1. Однако, учитывая объем предусмотренных требованиями изменений, переход на новую версию не может быть выполнен одномоментно. Это процесс, включающий работы по согласованию и заказу доработок СЭД, реализации и внедрения этих доработок, требующий трудовых, временных и финансовых затрат. Для государственных структур этот процесс необходимо проводить с учетом текущего планирования деятельности и порядка и объемов финансирования. Следовательно, участников взаимодействия по МЭДО ожидает переходный период, в течение которого версия 2.7.1 будет добавляться к существующим версиям формата обмена по МЭДО, но ещё не заменит их полностью. И только после того, как на новую версию перейдет самый последний из участников взаимодействия по МЭДО, можно будет говорить о том, что 2.7.1 действительно является единственной допустимой версией обмена по МЭДО. Юридический (нормативный) запрет на использование старых версий обмена (до 2.7 включительно) без обеспечения фактической (технической) возможности отказа от этих версий приведет к нарушению привычного информационного взаимодействия по МЭДО, чего допустить никоим образом нельзя.
Таким образом, переходного периода не избежать, вопрос только в его продолжительности. Процесс перехода на версию 2.7.1 при обмене по МЭДО находится под контролем регуляторов и Правительства РФ и, учитывая их заинтересованность в скорейшем переходе на версию 2.7.1, участникам взаимодействия по МЭДО следует предпринять максимальные усилия для сокращения длительности этого периода и реализации собственного перехода на 2.7.1. Особенно это важно для структур, имеющих объемные документопотоки с Аппаратом Правительства РФ. В целях сокращения сроков перехода на 2.7.1 можно ожидать принятия Аппаратом Правительства РФ решения о прекращении взаимодействия по МЭДО в иных версиях формата обмена, чем 2.7.1. И формально с выходом совместного приказа и новых требований к обмену по МЭДО такая позиция будет законна и оправдана. Для структур, не готовых к использованию при обмене по МЭДО версии 2.7.1, такая ситуация может существенно усложнить, а то и парализовать деловую деятельность. Для минимизации вероятности подобного развития событий можно порекомендовать государственным структурам максимально серьезно отнестись к изменениям в системе МЭДО и оперативно заняться переходом на новую версию формата обмена 2.7.1.
Порядок реализации изменений в СЭД и обеспечения перехода на 2.7.1
Информационное взаимодействие по системе МЭДО осуществляется участниками обмена с использованием своих систем электронного документооборота (СЭД). Поэтому для обеспечения соответствия новым требованиям МЭДО необходимо, чтобы в СЭД участников взаимодействия была реализована возможность обмена согласно версии 2.7.1. Для этого СЭД должны быть доработаны.
Еще раз хочу почеркнуть, что в область действия совместного приказа попадают участники взаимодействия по МЭДО. Разработчики СЭД (как правило, коммерческие организации) не входят напрямую в зону регулирования Минцифры России и ФСО России, а подчиняются договорным обязательствам со своими заказчиками. Это означает, что для разработчиков СЭД основанием для проведения доработок являются не приказы регуляторов, а договоры с заказчиками.
Поэтому порядок организации доработок СЭД для соответствия новым требованиям и перехода на версию 2.7.1 представляется следующим:
а) регуляторы «мотивируют» участников взаимодействия по МЭДО на действия по организации соответствия требованиям (выпуская приказ, утверждающий новые требования к организации взаимодействия по МЭДО и устанавливая сроки перехода на версию 2.7.1).
б) участники взаимодействия по МЭДО «мотивируют» разработчиков своих СЭД на доработки своих программных решений (заключая договоры за проведения необходимых доработок СЭД, где устанавливаются порядок проведения работ и условия применения решения – версии СЭД, точный состав работ, сроки, порядок внедрения и т.п.).
Таким образом, переход на версию 2.7.21 – это результат совестных действий участников взаимодействия по МЭДО и разработчиков их СЭД. С момента опубликования нового приказа участникам взаимодействия по МЭДО совместно с разработчиками СЭД следует как можно скорее начать решать вопросы перехода на версию 2.7.1 для обеспечения выполнения требований регуляторов и минимизации рисков нарушения процессов собственного информационного взаимодействия по МЭДО. Это позволит избежать негативных последствий неисполнения (или несвоевременного исполнения) требований регуляторов.
Антошечкина Елена начальник отдела анализа и методологии ГК «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)
Статья по данному материалу была опубликована в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» №4/2021»
