Семинар «Организация электронного делопроизводства»

Программа семинара:

1. Системный подход к управлению документами организации. Система управления документами: проектирование и внедрение. Типизация документов и маршрутов движения документов на предприятии. Определение принципов учета и регистрации документов на предприятии. Особенности перехода на электронный документооборот. Сравнение процессов работы с документами при бумажном и электронном документообороте организации.

2. Государственное регулирование электронного делопроизводства. Государственная программа Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)". Электронное правительство. Технологии межведомственного электронного документооборота (МЭДО; СМЭВ). Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации". ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами". Методические рекомендации ЦАДЭНМ по работе с документами на электронных носителях. ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению". Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи". ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники".

3. Нормативное обеспечение корпоративного электронного делопроизводства. Разработка регламентов по ведению делопроизводства с использованием автоматизированной системы электронного документооборота: инструкция по ДОУ с применением АСЭД; оперограммы движения входящих и исходящих документов, справочник управленческих функций, перечень документов для каждого процесса деловой деятельности. Установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа.

4. Участники процесса электронного документооборота в организации. Распределение ответственности и полномочий по управлению документами между участниками процесса электронного документооборота в организации (управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, системными администраторами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Издание приказа о распределении обязанностей между руководством. Подготовка справочников структурных подразделений, должностей.

5. Изготовление электронного документа (ЭД). Представление об ЭД. Состав реквизитов ЭД. Оформление реквизитов. Удостоверение электронных документов. Электронная цифровая подпись. Отметки на документах.

6. Поступление и отправление документов в электронной форме. Применение современных средств коммуникации. Использование электронной почты. Правила оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. Работа с сайтом организации. Корпоративные порталы.

7. Включение электронных документов в систему. Требования к информации, подлежащей включению в документы. Характеристики электронного документа: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования. Включение документа в систему. Правила регистрации в КИС. Подготовка и использование справочников: видов документов, корреспондентов, номенклатура дел, перечня документов, не подлежащих регистрацию. Форма регистрационно-контрольной карточки, особенности регистрации документов в электронной форме. Преимущества перевода документов в электронную форму. Аппаратное и программное обеспечение, технологии массового сканирования.

8. Использование и хранение документов на электронных носителях. Классификация электронных документов. Отбор и передача документов на хранение. Форматы хранения документов. Учетные единицы документов на электронных носителях. Единицы хранения электронных документов. Единицы учета электронных документов. Организация учета документов на электронных носителях. Преимущества использования электронных хранилищ документов в СЭД. Проблемы создания электронных архивов.

9. Организация работы с документами на электронных носителях с ограниченным доступом. Принципы управления доступом к электронным документам. Регламентация вопросов доступа к документам. Ведение протоколов идентификации пользователей.

10. Автоматизированные системы контроля. Контроль движения и использования электронных документов. Контроль действий. Определение этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документе. Фиксация даты предполагаемого и реального выполнения действий.

11. Согласование проектов документов в СЭД. Организация коллективной работы. Использование СЭД для целей согласования документов.

12. Виды систем электронного делопроизводства. Методы оценки и выбора автоматизированных систем ДОУ. Программное обеспечение разного уровня: для отдельного рабочего места, небольшого филиала и для крупных сложно структурированных организаций, территориально распределенных корпораций. Обзор и преимущества разных систем электронного документооборота. Основные критерии выбора системы автоматизации.

13. Практические вопросы внедрения СЭД. Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика. Основные этапы внедрения системы. Проблемы внедрения автоматизированных систем и пути их решения. Защита информации в системе электронного документооборота. Современные тенденции развития средств автоматизации.

14. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

Контакты: client@cntiprogress.ru, 8 (800) 333-88-44