Администрация Главы Республики Карелия реализует программу формирования электронного правительства на основе системы электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

В докладе отмечалось, что Администрацией Главы РК был предпринят ряд мер по созданию условий для объединения различных составляющих электронного правительства, имеющихся в республике, на основе построения опорной инфраструктуры каналов передачи данных и внедрения Единой СЭД органов исполнительной власти.

В 4 квартале 2008 года Администрация Главы РК в инициативном порядке приступила к внедрению типовой СЭД «ДЕЛО» – ключевой разработки компании ЭОС, приобретенной Министерством экономического развития РК в 2007 году, и адаптации ее к существующим условиям.

В этой связи хотелось бы отметить, что система «ДЕЛО» – первая в России СЭД, получившая сертификат качества Госстандарта РФ. В ряде субъектов РФ (например, Московская область, Алтайский край и другие) система «ДЕЛО» признана стандартом для местных органов власти.

Стандартные требования к СЭД – важнейший инструмент государственной политики в области информационных технологий, поскольку они дают возможность: определять свойства и контролировать качество систем, обеспечить совместимость и взаимодействие систем различных поставщиков и организаций, юридическую значимость документов, закрепить отечественные законодательно-нормативные требования, обеспечив совместимость с международными требованиями, сократить стоимость владения (сумму затрат на приобретение, внедрение и эксплуатацию систем).

Приобретение Министерством экономического развития РК системы «ДЕЛО» (в настоящее время фактически являющейся отраслевым стандартом) и использование ее в качестве платформы для реализации программы формирования электронного правительства стало еще одним подтверждением вклада компании в развитие стандартизации электронного документооборота в России.

Внедрение системы «ДЕЛО» будет осуществляться в два этапа. На первом этапе в Администрации будут автоматизированы различные функциональные операции в схеме прохождения документа, такие как: первичная регистрация, визирование, исполнение, промежуточный и завершающий контроль. На втором этапе отработанная технология будет тиражироваться по другим органам исполнительной власти, что подразумевает включение их в Единую систему электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Республики Карелия.

В начале декабря 2008 года Администрация Главы Республики Карелия приступила к внедрению учетного модуля системы документооборота. В этих целях на технологической площадке Петрозаводского Государственного Университета (ПетрГУ) при содействии компании «Офис-Док» – дистрибьютора компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе, был развернут прототип системы «ДЕЛО», на котором тестируются все предлагаемые решения. По результатам тестирования оптимальные решения переносятся на аналогичную систему, проходящую опытную эксплуатацию в Администрации.

С начала 2009 года параллельно с поддержанием прежней системы учета документов, управлением документооборота Администрации в систему «ДЕЛО» было введено более 200 документов межведомственного характера, что составляет 19% всех входящих документов. Также был проведен детальный анализ существующего в Администрации документопотока, заполнены справочники, начата разработка единой номенклатуры дел и настройка параметров системы с учетом межведомственного обмена документами.

В течение I квартала 2009 года к системе «ДЕЛО» будут подключены протокольный отдел, контрольное управление и отдел по работе с обращениями граждан Администрации. После этого будут подключены рабочие места в министерствах финансов и экономического развития, что позволит провести тестовую эксплуатацию межведомственного электронного документооборота.

Следует отметить, что в 2009 году руководство Администрации планирует также отработать механизмы интеграции системы электронного документооборота с официальным порталом органов государственной власти Республики Карелия, которые позволят гражданину с домашнего компьютера отслеживать прохождение своего обращения через органы исполнительной власти.