Электронные документы органов власти сохранит ГИС

Проект постановления "О государственной информационной системе "Платформа "Центр хранения электронных документов" разработан по поручению заместителя председателя правительства РФ Дмитрий Чернышенко от 20.10.2020. Заказчиком создания, развития и эксплуатации ГИС "Платформа "ЦХЭД" является Федеральное архивное агентство, оператор – Минцифра. Срок создания и введения ГИС в эксплуатацию – до 3 декабря 2021 г. Создание и эксплуатация ГИС могут осуществляться с использованием технических (аппаратных) средств Федерального архивного агентства и его подведомственных организаций. Ведомства не ответили на запрос ComNews.

"Федеральному архивному агентству в срок не позднее 1 января 2023 г. начать использование ГИС "Платформа "ЦХЭД" при организации хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов источников комплектования", - сказано в проекте постановления.

ГИС "Платформа "ЦХЭД" создается в целях долгосрочного архивного хранения электронных документов, поступающих от федеральных органов исполнительной власти, с сохранением их юридической значимости для федеральных органов государственной власти. Задачей создания ГИС является автоматизация процессов комплектования, хранения, учета, использования электронных архивных документов, в том числе создания справочно-поисковых средств, а также обработки электронных архивных документов, в целях размещения их в хранилищах федеральных государственных архивов с использованием ГИС "Платформа "ЦХЭД".

Финансирование мероприятий по созданию, развитию и эксплуатации ГИС "Платформа ЦХЭД" в 2020 – 2024 гг. осуществляется за счет средств федерального бюджета в рамках подпрограммы "Информационное государство" государственной программы РФ "Информационное общество".

Директор департамента сбора, хранения и анализа данных компании "ВС Лаб" Иван Барчук отметил, что вопрос перевода бумажных носителей в электронный вид уже много лет стоит остро. "Создание ГИС "Платформа "ЦХЭД" - очевидный шаг продолжения цифровой трансформации органов государственной власти в части обработки и хранения документов.

"С одной стороны электронные носители могут устаревать, с другой - жесткие диски, произведенные десять лет назад, спокойно работают с современными компьютерами. И конечно раз в несколько (3-7) лет аппаратное обеспечение ЦХЭД будет нуждаться в улучшении. Но перенос данных из одной системы хранения в другую - относительно нетрудоемкие работы. А вот бумага устарела уже тогда, когда проекты (неподписанные версии) документов начали массово печатать на принтере с компьютеров, то есть лет 15-20 назад, - комментирует Иван Барчук. - ФОИВы и органы местного самоуправления полностью перешли на системы электронного документооборота (СЭД) почти целиком к 2012 г. Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) начала создаваться еще чуть раньше, а к концу 2016 г. была внедрена повсеместно. То есть уже десять лет органы власти ведут собственный документооборот в электронном виде, и пять из них ведут переписку с другими ведомствами в электронном формате. Конечно же, важные бумажные документы не исчезли. Приказы по организациям продолжают подписываться на бумаге, а входящие официальные документы так и остаются на бумажном носителе. Но тысячи служебных записок в год, а также процесс их согласования и исполнения, в каждом органе власти давно заменены на данные в электронном виде. Соответственно, документов без юридически значимого электронного варианта меньше нескольких процентов. И с каждым годом становится все меньше документов, вообще существующих в бумажном виде. Поэтому каждая СЭД содержит в себе электронный архив, который для некоторых видов документов полностью заменяет физический. И создание единого архива для всех органов власти - логичный следующий шаг".

Заместитель генерального директора Softline по работе с национальными проектами Андрей Шолохов считает, что ключевой вопрос при разработке любых систем работы с электронными документами: что является оригиналом документа. "Например, текст, который можно открыть стандартным редактором, не многим отличается от текста, напечатанного на бумаге, - поясняет он. - В данном случае оригиналом документа можно считать бумагу. Другое дело, если документ изначально цифровой, например, модель изделия хранится в 3D формате, который нельзя перенести на лист бумаги однозначно, но система работы с таким документом может автоматически создавать двухмерный чертеж изделия в любом необходимом разрезе. В данном случае оригиналом документа является уже цифровая модель, а не лист бумаги. Если оригиналы документов можно без потери информации хранить в бумажном виде, то система работы с такими данными не сильно будет отличаться от стандартного электронного архива. Да, многие операции, например, поиска информации будут делаться быстрее, но с точки зрения экономического возврата инвестиций в такую систему – это не большая сумма. В настоящий момент разрабатываемая система выглядит как простой архив изначально бумажных документов и единственное нестандартное требование к нему – сохранение юридической значимости документов, которое не детализировано".

Независимый эксперт по рынку ИТ и телеком Вадим Плесский рассказал, что создание документа - это начальный, самый первый этап в жизненном цикле документа. "Технологии быстро развиваются, многие из них устаревают. Для обеспечения длительного хранения, доступа и работы с документами необходимо заложить в фундамент платформы различные сценарии развития технологий на последующие 20-50 лет. Чтобы платформа была успешной и ее было возможно развивать, необходимо использовать промышленные стандарты и стандартизованные инструменты разработки. Очень хотелось бы, чтобы в этой ГИС мы не увидели закрытых, проприетарных технологий, таких как, например, PDF (разработан компанией Adobe) или DOCX (формат документов Microsoft Word). Хорошим вариантом для хранения документов может быть выбор формата Open Document Format (ODF), основанном на XML (международный открытый стандарт). Важным при создании таких систем является возможность предоставления доступа к ней через API (интерфейс прикладных программ). Это обеспечит возможность интеграции с другими государственными и коммерческими системами. Физические носители - жесткие диски, ленточные накопители и т.п. - на данном этапе развития технологий не столь важны. Данные будут храниться на жестких дисках, организованных в дисковый массив. Для длительного хранения (архивирования) могут использоваться библиотеки из оптических дисков. В электронном виде хранится незначительное количество документов. Из позитивных моментов можно отметить, что все новые документы в правительственных структурах создаются уже в электронном формате и могут передаваться по сетям связи. Конечная цель проекта, исходя из доступной о нем информации - доступ ко всем документам в цифровом формате. Это обеспечит доступность информации на всех уровнях, прозрачность получения документов, а также их сохранность", - сообщил Вадим Плесский.

По его словам, стоимость разработки программной части (серверное ПО, интеграция с системами хранения, клиентское ПО) он оценивает в сумму от одного до пяти млрд руб., при условии что используются решения СПО (свободное программное обеспечение), не требующие лицензионных отчислений производителям. "Затраты на аппаратное программное обеспечение оценить сложнее. Стоимость "железа" будет зависеть от объема данных, которые будут храниться в системе. Общая стоимость серверной части и СХД будет также зависеть от того, насколько успешно будет продвигаться в России процесс импортозамещения. В случае замены целиком или частично аппаратной части на российские разработки она может быть существенно снижена.

"Маловероятно, что "Платформа "Центр хранения электронных документов" будет основываться на "коробочном решении". Требования, указанные в постановлении, достаточно специфичны, и с большой вероятностью в рамках данного проекта требуется заказная разработка всей системы целиком или отдельных модулей. В течении всего 2020 г. стоимость разработки в России росла, и в 2021 г. тренд продолжился. Зарплаты backend-разработчиков (серверная часть) на языках Go и Java уровня Senior уже составляют около 400 тыс. руб. в месяц (5 млн руб. в год). Для разработки обсуждаемого проекта в сжатые сроки (6-12 месяцев) потребуется не менее 100 человек разработчиков, плюс тестировщики, девопсы, подготовка документации и обучение сотрудников заказчика. Таким образом, 1 млрд - это сумма, близкая к себестоимости (с учетом налогов на ЗП сотрудников). Не меньшую, а даже большую сумму может составить контракт на сопровождение и доработку проекта (в 2022 г.). Если бюджет, заложенный заказчиком, составляет меньшую сумму (мы узнаем сумму контракта по результатам торгов), то есть риск вообще не найти подрядчика, или получить не работающую систему (или систему с ограниченным функционалом)", - считает Вадим Плесский.

Иван Барчук отметил, что так как до принятия в опытную эксплуатацию ГИС "Платформа "СХЭД" остается менее семи месяцев (при том, что документ еще не принят), логично предположить, что для создания ГИС будет использоваться уже готовое решение, то есть СЭД с готовым электронным архивом.

"Стоимость создания сильно зависит от архитектуры ГИС. Если единственным источником данных для ГИС будет МЭДО, и только межведомственные документы будут архивироваться в ГИС - это будет экономичный вариант. Если СЭД каждого органа власти будет отправлять архивируемые документы в единый архив, то итоговая стоимость может быть в десять раз выше. Также на стоимость создания может влиять итоговая функциональность системы. Например, основным плюсом любого электронного архива является возможность быстрого поиска документов. Если в ГИС будет реализована возможность поиска только по основным реквизитам документов, то это бюджетный вариант. Вариант с полнотекстовым поиском (по всему содержимому), в том числе и по сканированным версиям будет в несколько раз дороже, в первую очередь за счет кратного увеличения необходимых вычислительных мощностей", - прокомментировал Иван Барчук.

Директор по развитию продаж в государственном секторе компании "Т1 Интеграция" Сергей Прошлецов уверен, что создание такой системы позволит повысит эффективность взаимодействия органов власти и граждан с Росархивом, ускорить предоставление, обработку и поиск документов.

"При этом необходимо использовать надежные системы хранения данных, которые позволят обеспечить нормативные сроки хранения, чтобы минимизировать риски утраты документов. Для того чтобы снять проблему устаревания технологии, для документов со сроком хранения более 10 лет должна быть предусмотрена процедура периодической перезаписи информации на более современные носители", - подвел он итог.

Юлия Мель­ни­кова