Как выбрать систему автоматизации документооборота и немного о SaaS. Рассказала компания ЭОС потенциальным клиентам

Тематически вебинар был разделён на две составляющие: теоретическая часть, посвящённая выбору системы автоматизации бизнес-процессов, и практическая, где были продемонстрированы возможности решений ЭОС.

Вводная презентация была посвящена эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Как отметил докладчик – заместитель начальника отдела маркетинга ЭОС Алексей Осотов, необходимость автоматизация документооборота заключается в том, что 80 % информационных ресурсов предприятия сосредоточено в документах, и именно они являются ключевой технологией управления, в форме документов оформляются и контролируются управленческие решения. Преимущества электронного документооборота перед бумажным заключаются в повышении скорости принятия решений и их исполнения, в реальном управлении работой с документами, экономии значительных материальных и временных ресурсов, снижении зависимости от персонала и работе большого количества организаций в едином контуре. Прямым эффектом комплексной автоматизации, который виден сразу, является экономия: как средств на бумагу, почтовые расходы и фельдъегерскую службу, так и стоимости сбережённого рабочего времени. Косвенный эффект заключается в достижении прозрачности управления, контроля исполнительской дисциплины и возможности накопления знаний. Всё это оценивается через год или даже больше, но в итоге даёт общее повышение качества работы. Согласно данным Siemens Business Services, при использовании СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25 %, а стоимость архивного хранения электронных документов снижается на 80 % по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов.

 

Таким образом, тактические выгоды  при внедрении СЭД заключаются в сокращении различных расходов, а стратегические выгоды предусматривают коллективную работу над документами, значительное ускорение поиска и выборки документов, повышение безопасности информации, повышение сохранности документов и удобства их хранения, улучшение контроля за исполнением,  сокращение процесса согласования от нескольких недель до одного-двух дней, повышение скорости выполнения работ и увеличения их объёма, а также снижение ошибок при работе, особенно с документами, имеющими юридические обязательства. В качества примера были приведены цифры, отображающие опыт партнёров ЭОС. Например, суммарная экономия времени на различные операции после внедрения СЭД превышает 60 %. Наконец, помимо всех указанных плюсов внедрения СЭД, можно отметить повышение привлекательности компании для инвестиций.

После того как компания определилась с необходимостью автоматизации документооборота, наступает момент выбора СЭД. Начальник отдела анализа и методологии компании ЭОС Елена Антошечкина рассказала о методике выбора системы. Первым шагом в этом направлении должно быть определение, какая именно из категорий систем управления документами и информацией отвечает нуждам компании. Докладчик привела следующую классификацию: системы, ориентированные на бизнес-процессы (СЭД в классическом понимании, как, например, система «Дело»), корпоративные системы, системы управления контентом, системы управления информацией (порталы), системы управления образами, системы управления потоками работ (workflow) и системы управления корпоративными электронными записями. Вторым шагом необходимо определиться с требованиями к СЭД, а это функциональные требования, требования к ресурсам и эксплуатационные характеристики, требования к внедрению, сопровождению и развитию и, наконец, требования к стоимости. Последние при выборе системы зачастую ставят во главу угла, и здесь стоит учитывать не только стоимость самой системы, но также затраты на дополнительные аппаратные и программные средства для развёртывания и эксплуатации СЭД, затраты на приобретение продукта и его внедрение, стоимость владения и эксплуатации, а также затраты на развитие. Наконец, есть целый ряд других требований к СЭД, которые необходимо предусмотреть на стадии выбора системы, как то: выбор промышленного или заказного решения, зависимость от сторонних продуктов, производитель, учёт специфики заказчика и т. д.

 

Когда выбор состоялся, заказчик и поставщик приступают к следующему этапу работы – к внедрению системы. «Многие организации подходят к внедрению системы, ошибочно считая, что все работы должен выполнять исполнитель. Но организация играет одну из основных ролей в этом процессе», – отметила Елена Антошечкина, рассказывая о методике внедрения СЭД. Она выделила три обязательные стадии внедрения системы автоматизации документооборота: работы, предваряющие внедрение, собственно внедрение и промышленную эксплуатацию. Есть еще две стадии – обследование и разработка технических решений, – на которые многие организации предпочитают не тратиться, однако они важны для эффективного внедрения.

На первом этапе в работах, предваряющих внедрение, участвует руководство от исполнителя и заказчика. Работы длятся порядка 5 дней, в течение которых получаются санкции на проведение работ, решаются вопросы о выделении финансовых, материальных и кадровых ресурсов и различные организационные вопросы. От 10 дней может длиться обследование, цель которого заключается в формализации бизнес-процессов управления документами, в снижении рисков, уменьшении затрат на внедрение и повышении эффективности промышленной эксплуатации СЭД. В работе на этом этапе принимают участие аналитики и руководитель проекта внедрения, а также сотрудники «ключевых» подразделений заказчика, сотрудники ИТ-департамента и куратор проекта. Стадия разработки технических решений предполагает разработку информационно-функциональной модели, описание технологий управления документами «как будет», определение функциональных требований к СЭД и возможностей конфигураций аппаратно-программных средств. Далее идёт этап разработки и согласования плана-графика ввода в действие СЭД, в котором участвуют руководитель проекта от исполнителя и куратор проекта, представители «ключевых» подразделений и руководство заказчика. Срок длительности данной стадии работ – от 8 дней. Ввод системы в действие включает этапы настройки СЭД и обучения пользователей (длится от 10 дней) и опытную эксплуатацию, которая, как правило, длится от месяца и дольше. Последние два этапа подразумевают корректировку настроек СЭД с учётом требований, выявленных в процессе этих работ.

Итогом работ по внедрению является промышленная эксплуатация системы. Помимо использования СЭД, этот финальный этап включает в себя поддержание системы в актуальном состоянии, выявление требований к доработкам и, возможно, принятие решения о необходимости расширения, масштабирования. Елена Антошечкина подробно остановилась на последнем пункте в своём следующем докладе.

 

«Внедрение рекомендуется проводить поэтапно, сначала автоматизировав наиболее важные процессы», – отметила Елена Антошечкина. Это подразумевает определение «ключевых точек», где осуществляется вход и выход документов, проходит наибольший документопоток, ведутся наиболее важные, а также рутинные, хорошо автоматизируемые процессы работы с документами или проектами документов, что позволит довольно эффективно использовать систему на начальном этапе. Количество рабочих мест в таких точках определяется функциями и нагрузкой на персонал. Докладчица привела типовой пример последовательности автоматизации: в первую очередь внедрение затрагивает всех сотрудников канцелярии (общего отдела, экспедиции), далее секретаря руководителя, ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений и, наконец, сотрудников структурных подразделений, непосредственно выполняющих действия с поручениями, документами и проектами документов (создание, визирование, исполнение). Последний пункт как раз и относится к этапу масштабирования, но иногда часть подразделений автоматизируется и на начальном этапе.

В процессе использования СЭД проводится анализ, который предполагает ответы на следующие вопросы: подходит ли СЭД по функционалу и насколько удобно её использовать, правильно ли настроена система и насколько удобно проводить корректировки настроек при необходимости, правильно ли регламентированы автоматизированные рабочие процессы, достаточно ли квалифицированы сотрудники организации, выполняющие функции администратора, системного технолога и пользователей СЭД, и правильно ли они работают в системе. Если хотя бы на один из этих вопросов ответ отрицательный, необходимо принимать меры, которые включают дополнительную настройку СЭД, оптимизацию рабочих процессов с документами, разработку регламентов и инструкций для пользователей, технологов и системных администраторов системы и дополнительное обучение сотрудников.

В случае если организация убедилась в успешности использования СЭД на начальном этапе, можно задумываться о масштабировании. Здесь перед компанией могут встать следующие вопросы расширения системы: не требуется ли использование дополнительного функционала СЭД в рамках имеющихся лицензий или дополнительные лицензии, обучение или иные дополнительные работы или услуги, достаточно ли основного функционала системы, и не требуются ли дополнительные аппаратные и программные средства. Если ответ положительный хотя бы на один из этих вопросов, то необходимо масштабирование системы. Подготовка к данному процессу включает решение различных организационных и методологических, технических и финансовых вопросов.

 

Внедрение СЭД в рамках масштабирования аналогично внедрению на начальном этапе, но здесь есть некоторые отличия. Положительные моменты заключаются в том, что у организации уже есть опыт проведения аналогичных работ, их можно выполнять без привлечения внешних специалистов, что снижает расходы, серверная часть, как правило, уже готова, настройки ведутся не с нуля, а осуществляется внесение дополнительной информации, в целом работы проходят более мягко, чем первоначальное внедрение. Есть и несколько минусов: слишком «мелкие шаги» ведут к излишним человеческим и финансовым затратам, могут возникнуть трудности со своевременным обнаружением и оперативным исправлением ошибок. «Желательно процесс масштабирования планировать так, чтобы максимально сбалансировать затраты на проведения работ и выгоды от расширения», – подытожила Елена Антошечкина.

Вторая часть вебинара была посвящена некоторым продуктам ЭОС и их возможностям. Менеджер по продуктам компании ЭОС Александр Осипов рассказал о ECM и портальных решениях компании. Системы ECM (Enterprise content management) занимаются управлением информационными ресурсами предприятия или управлением корпоративной информацией. «Это понятие несколько шире, чем СЭД, – отметил докладчик. – Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации». Второе понятие, о котором шла речь в докладе, – корпоративный портал, или веб-интерфейс для доступа сотрудника к корпоративным данным и приложениям. ECM-система предоставляет возможности совместной работы сотрудников, создания и управления документами и записями с помощью рабочих процессов, создания и управления бизнес-процессами на предприятии, бизнес-анализа, поддержания списков задач и контроля их исполнения, обмена информацией посредством вики-страниц, блогов и веб-узлов, корпоративного поиска сотрудников, знаний и содержимого в бизнес-приложениях и др.

Таким ECM-решением является универсальная система eDocLib, обеспечивающая оперативную работу с информацией и управление взаимодействием пользователей. Данная разработка компании ЭОС является коробочным решением, готовым к немедленному использованию сразу после установки. Его особенность заключается в гибком конфигурировании под требования конкретного проекта или клиента. Система eDocLib основана полностью на веб-технологиях и реализована на платформе Microsoft.NET. eDocLib поддерживает полный цикл управления документами: создание проекта документа, коллективное обсуждение, регистрацию документа, маршрутизацию, контроль исполнения, поиск, создание отчетов, списание в дело и уничтожение. Система поддерживает как полностью электронный документооборот, так и может использоваться для поддержки бумажного  документооборота. Участникам вебинара также были продемонстрированы возможности решения.

Одной из наиболее популярных ECM-систем в мире является Microsoft Office SharePoint Server, это основной игрок на рынке. Стандартный функционал Microsoft SharePoint не позволяет вести полноценный документооборот, особенно в российских реалиях, и компания ЭОС разработала готовое коробочное решение для автоматизации документооборота – EOS for SharePoint. Данное решение позволяет осуществлять единое комплексное управление различными процессами организации, даёт возможность не только организовывать электронный оборот документов, но и автоматизировать работу с проектами документов, поручениями, задачами и документами. Возможности EOS for SharePoint включают функции электронного хранилища документов (настройка любых полей карточек, работа со справочником, регистрация документов с автоматической нумерацией, поддержка работы с вложенными файлами, потоковый ввод бумажных документов, отслеживание хода обработки документа и т. д.), поддерживают совместную работу сотрудников (совместное редактирование документа, автоматический контроль версий, работа с данными через MS Office и т. д.), а также контроль исполнения документов и поручений. Каждый сотрудник имеет в системе персональное рабочее место, доступ к которому получает через веб-интерфейс. В качестве наглядного примера была продемонстрирована работа в корпоративном портале, построенном на базе решения EOS for SharePoint.

Следующий продукт, рассмотренный на веб-семинаре, это система криптографического обеспечения «Карма» и программная надстройка EDSIGN. Основное назначение системы «Карма» – обеспечение применения электронной цифровой подписи и шифрования, в том числе и в юридически значимом электронном документообороте. Программная надстройка для Microsoft Word EDSIGN, предназначенная для создания и подписания электронного документа ЭЦП, обеспечивает полную аналогичность электронного документа бумажному документу на всех стадиях его подписания. Благодаря ей при работе с электронным документом становится возможным использовать те же процедуры обработки и подписания документа, которые применяются для бумажных документов.

Практическая часть вебинара также затронула демонстрацию работы в системе «Дело», которая является флагманским продуктом компании и представляет собой комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. В ходе мероприятия был продемонстрирован процесс регистрации документа, его отправка, наложение резолюции, утверждение, а также использование различных опций программы.

В качестве примеров конкретных внедрений решений ЭОС был приведён небольшой обзор крупнейших проектов компании в банковской и промышленной сфере. Крупнейшим проектом такого рода стала автоматизация документооборота в Центральном банке РФ. Внедрение охватило 19 тыс. рабочих мест более чем в 100 учреждениях банка во всех регионах страны. Также было рассказано о таких крупных проектах, где заказчиками выступали банки «Возрождение», ВТБ24, «Петрокоммерц», а также предприятия ОАО «Мордовцемент», «Новосибирский электродный завод», ОАО «Татнефть».

ECM-система в аренду

В завершении мероприятия была затронута тема о предоставлении ECM-решений по модели SaaS (Software as a service, «программное обеспечение как услуга»). «Программное обеспечение «по требованию» позиционируется как более дешёвая и простая альтернатива внутренним информационным системам», – отметил докладчик – заместитель начальника отдела маркетинга ЭОС Алексей Осотов. И действительно, на Западе эта модель пользуется определённым спросом: были приведены данные McKinsey & Co, согласно которым на приобретение постоянных лицензий за рубежом приходится 65 % затрат на ПО, а 35 % относится к модели «по требованию», что включает в себя подписку на определённое время, транзакционные модели, аренду и т. п. В России также предлагаются различные системы по модели SaaS, и ЭОС также работает в этом направлении. Так, в аренду по модели SaaS предлагаются системы EOS for SharePoint и eDocLib (провайдер Parking.ru). При этом перед приобретением систему можно протестировать, получив доступ к демо-версии онлайн.

Несмотря на то что SaaS-решения имеют перед внутриофисными целый ряд преимуществ, в России имеется ряд проблем, которые тормозят продвижение SaaS-технологий. Во-первых, как отметил Алексей Осотов, это привычки и опасения клиентов. Особенно опасаются хранить данные у сторонних компаний, несмотря на то, что серверы профессиональных провайдеров практически более надёжные, не говоря о том, что отпадает необходимость их обслуживать. Эти привычки меняются медленно, отмечает докладчик и предполагает, что они отпадут через 3-4 года, тогда использование модели SaaS станет массовым, и при массовом спросе на такого рода услуги будет больше и предложений. Вторая проблема – это недостаток просветительской работы, прежде всего, со стороны провайдеров, которые предоставляют возможность работы в режиме аренды ПО. И, наконец, относительно высокие цены, которые в России сегодня в 3-5 раз выше, чем на Западе.

Компания ЭОС намерена продолжить серию вебинаров, адресуя их как потенциальным, так и действующим клиентам, как государственным, так и коммерческим структурам, а также провести одно мероприятие для вузов. Напомним, что компания впервые обратилась к такому формату мероприятий в прошлом году, проведя двухдневный бесплатный веб-семинар, посвященный актуальным проблемам электронного документооборота (см. новость раздела ЭОС  от 30 ноября 2009 г.).