Компания РАМЭК рассказала о решениях от SAP и Open Text на заседании SPb CIO Club

Доклад Дмитрия Трусова назывался «Решения по управлению контентом предприятия от SAP и Open Text. Документооборот», но речь шла преимущественно о решении Open Text ECM (ECM – Enterprise Сontent Management). 

«Open Text ECM – это система для управления контентом предприятия, - объяснил г-н Трусов. – Одно из ее явных преимуществ – это возможность привязки к бизнес-объектам SAP, – например, счетам-фактурам, счетам заказчика или классическому документообороту. Такой системой могут пользоваться любые представители среднего и крупного бизнеса, разворачивать ее имеет смысл в компаниях с количеством активных пользователей системы свыше 30 человек».

По словам докладчика, данная система выгодно отличается от аналогичных решений конкурентов своей гибкой функциональностью. Работа с документами может осуществляться как на сервере и через систему «тонких клиентов» (в том числе – с мобильных устройств), так и с «толстых клиентов», позволяющих обрабатывать данные без единовременной привязки к серверу. Платформа Open Text ECM может работать напрямую с сохраненными на сервере документами в форматах для Microsoft Office и в других форматах, используемых в корпоративной практике.

Руководитель направления департамента бизнес-решений ЗАО «РАМЭК-ВС» Дмитрий Трусов
на выступлении в Петербургском клубе ИТ-директоров (SPb CIO Club)

В целом, Open Text ECM можно рассматривать как систему, объединяющую очень большое количество модулей для каждого из рабочих процессов, требующих свой тип документов – гораздо больше, чем могут предложить многие аналогичные решения других производителей. В зависимости от нужд компании, в систему можно добавлять соответствующие модули, которые, в случае их отсутствия в базе, можно отдельно разработать используя имеющийся SDK. Таким образом, если у компании имеются нестандартные нужды, например, необходимость учета бизнес-записок, система может предоставить метод, позволяющий организовать и систематизировать всю неструктурированную информацию.

Дмитрий Трусов сообщил, что помимо базовых функций – таких, как управление метаданными, хранение документов и коллективная работа с документами и записями – система может управлять потоками работ, выполнять роль мессенджера, управлять базой накопленных знаний и их жизненным циклом, а также проводить различные виды анализа контента.

Местоположение Open Text ECM в «магическом квадрате» Гартнера

По словам докладчика, еще одним важным преимуществом решения является его масштабируемость – благодаря архитектуре Open Text ECM, можно производить «бесшовные» переходы на более сложную и нестандартную систему управления – например, в случае расширения компании – система будет расширяться вместе с ней.

«Ограничений на количество пользователей и документов в системе нет, - отметил г-н Трусов. – Один из крупнейших мировых вендоров – компания Motorola использует Open Text ECM для более чем 60 тыс. пользователей по всему миру, которые обрабатывают и хранят в ней всю свою документацию, а также взаимодействуют с другими системами через API интерфейсы и веб-сервисы.

Обзор функциональности платформы Open Text ECM

Помимо функционала Open Text ECM Дмитрий Трусов коснулся момента, связанного с соответствием системы требованиям законодательства. Так, выяснилось, что Open Text ECM сертифицирована под ФСТЭК и соответствует федеральному закону «О персональных данных». Система была сертифицирована под ФСТЭК (4НДВ) в 2011 году, в том числе на защиту персональных данных в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных». Кроме этого, она также соответствует федеральному закону Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Возможные источники поступления и ввода документов в среду Open Text ECM

Дмитрий Трусов также рассказал, что компания «РАМЭК» не только занимается внедрением решения Open Text ECM, но и проводит аудит и предлагает экспертизу задач заказчика на основе опыта, накопленного компанией.

По словам г-на Трусова, многие заказчики соглашаются на внедрение Open Text ECM, чтобы снизить операционные расходы (централизация работы ряда служб позволяет сократить затраты на персонал) и для повышения производительности труда сотрудников, что является следствием экономии времени, затрачиваемого на поиск документов, в том числе и в архивах.

«Решение Open Text ECM используют уже многие крупные игроки российского бизнеса, среди которых есть даже государственные компании, - сообщил в заключение Дмитрий Трусов. –Продукты Open Text ранее уже были известны в России под именем Hummingbird, однако бренд Open Text пока что не вошел в ряды наиболее узнаваемых, хотя во всем мире компания с 20-летним стажем является чрезвычайно известным игроком рынка решений по управлению контентом предприятия. Европейский опыт указывает на то, что Open Text ECM может успешно использоваться и небольшими компаниями – например, есть немецкие компании, в которых данное решение используют не более десяти человек, и под нужды таких игроков создавались отдельные функциональные модули. В России вполне может быть создана своя база подобных решений, представителям среднего бизнеса уже не придется «достраивать» Open Text ECM собственноручно, и рынок применения данного решения может весьма заметно вырасти».