«Ланк Системс» и «БОСС-Референт» раскрыли. Особенности использования СЭД в органах государственной власти

Главным спикером вебинара стал заместитель руководителя отдела бизнес-приложений ООО «Ланк Системс» Иван Кузьменков. Вначале он рассказал о том, что системой «БОСС–Референт» в настоящее время уже пользуются органы федеральной и региональной власти, а также государственные предприятия. Помимо прочих, среди пользователей «БОСС–Референт» были названы «Росприроднадзор», «Росреестр» и администрация таких городов, как Якутск, Казань и Калининград.

«Руководители ОГВ работают с большим количеством документов, поступающих на стол, кроме того, много рабочего времени они проводят в дороге, командировках и на совещаниях, – рассказывал Иван Кузьменков. – Удобство использования СЭД подкрепляется также необходимостью иметь под рукой актуальную информацию».

Как выяснилось из рассказа г-на Кузьменкова, преимущества системы «БОСС–Референт» заключаются во многих факторах, связанных со спецификой работы сотрудника органов государственной власти. Сотруднику приходится иметь дело с многочисленными бумажными документами, причем неудобство работы с ними заключается особенно в том, что все они не могут единовременно быть под рукой. В то же время СЭД позволяет расчистить стол сотрудника от документов: когда все данные находятся в электронном формате, доступ к ним прост. То же самое касается поиска документов в архиве: при наличии системы «БОСС–Референт» поиск документов перестает быть проблемой и происходит мгновенно. Еще одним преимуществом использования СЭД было названо штрих-кодирование с учетом перемещения оригинала.

«Мы видим такие преимущества использования системы «БОСС–Референт», как прозрачность работы всех подразделений (наглядно видно, кто из чиновников задержал или просрочил исполнение), а также более продуктивное проведение совещаний: служащий в ожидании своего доклада может рационально использовать свое время, работая с документами, например, на iPad, – прокомментировал Иван Кузьменков. – Разумеется, следует отметить и более оперативное решение всех вопросов и по всем документам. Длительные и многоэтапные согласования проектов документов система сводит на «нет»: она увеличивает скорость принятия решений по документам».

Также система «БОСС–Референт» решает проблему, когда чиновники не видят приоритетности работы с документами и решения по наиболее важным вопросам задерживаются. В случае использования «БОСС–Референт» система регулярно напоминает сотруднику о том, с какими документами нужно работать в первую очередь.

Еще двумя факторами, упрощающими работу с документами, являются повышение качества выполнения должностных обязанностей и экономия времени.

Кроме того, было сказано, что система предусматривает клавиатурный ввод и переходы по табуляции (без участия «мышки»), что также является одним из удобств для пользователя системы.

На вопрос о преимуществах системы «БОСС–Референт» перед аналогами г-н Кузьменков упомянул ее комплексность. По его словам, система дает полный эффект при внедрении, если внедрение в организацию стопроцентно. «Если небольшие организации и можно удовлетворить возможностями продукции наших конкурентов, то требовательные заказчики, желающие видеть не только эксклюзив, но и просто удобный интерфейс системы, выбирают «БОСС–Референт, – отметил Иван Кузьменков. – Наши клиенты включаются в работу после минимального обучения».

Не остался на вебинаре без внимания и вопрос о проблемах, возникающих при внедрении. На него ответили оба специалиста компании «Ланк Системс».

«Одной из главных проблем внедрения СЭД стало отсутствие должной поддержки со стороны органов власти, – поделился информацией Иван Кузьменков. – Мы сталкивались с ситуациями, когда инициаторами внедрения становились канцеляристы или юристы, и внедрение проходит не совсем гладко. Приходится менять стиль работы сотрудников, менять рабочие процессы. Возникают вопросы психологического плана».

«Основные трудности у нас возникали с согласованием технического задания, так как заказчик чаще всего не знал, что он хочет, – рассказала специалист по внедрению отдела бизнес-приложений компании «Ланк Системс» Милана Цховребова. – Иногда заказчик пересматривает взгляды, и это тоже усложняет процесс внедрения. Тем не менее не могу сказать, что мы сталкивались с какими-то техническими трудностями, система одинаково хорошо внедряется как на «Линуксе», так и в среде Windows».

Также речь зашла и об архитектуре системы «БОСС–Референт», а также безопасности ее использования.

«Система обладает надежной защитой, так как построена на Lotus Domino, – рассказал Иван Кузьменков. – Она состоит из модулей «баз данных» формата nsf. Что же касается безопасности, то она подтверждена сертификатами ФСТЭК России ОУД4 и НДВ4. Сама система имеет встроенные средства криптозащиты, также прошедшие сертификацию в России. Система позволяет шифровать и дешифровывать документы. Кроме того, в свежей версии «БОСС–Референт» появилась возможность работать с конфиденциальной перепиской, поддерживаемая «из коробки».

Один из последних вопросов касался стоимости системы.

«Стандартная стоимость лицензии размещена на нашем сайте, – сказал Иван Кузьменков. – Она не является секретом (http://www.boss-referent.ru/buying/prices/). Помимо прочего компания «БОСС–Референт» объявляет различные акции, во время которых стоимость системы может быть снижена. Например, сейчас проходит акция «Электронный муниципалитет», по условиям которой для муниципальных образований предоставляются уникальные скидки до конца года. Стоит также отметить, что на нашем сайте есть раздел контактов. Мы свяжемся со всеми заинтересовавшимися и предложим выгодные условия. Хотя стоимость внедрения системы складывается не только из стоимости лицензии, но и работ. Поэтому, если у вас в организации есть хороший ИТ-отдел и часть работ может выполнить сам заказчик, то это опять же может повлиять на стоимость системы, которая в результате может сильно варьироваться».

Подробности

«Ланк Системс» – мультивендорный системный интегратор, входящий в группу компаний «ЛАНК» (Санкт-Петербург). Компания работает с 1994 года и специализируется на поставке инфраструктуры. Внедрением СЭД «Босс Референт» «Ланк Системс» занимается более двух лет.

ООО «БОСС–Референт» входит в группу компаний АйТи и является правообладателем бренда одной из успешных на российском рынке СЭД – «БОСС-Референт». Компания «БОСС-Референт» является классического типа вендором, и все проекты внедрения реализуются ее партнерами.