Проект особого внимания. Интегратор провел аудит своего внедрения

Сеть «Перекресток» была основана консорциумом Alfa Group в 1995 году. В 2006 году объединенная компания, к которой присоединилась сеть «Перекресток», была переименована в X5 Retail Group N.V. Сейчас эта продуктовая розничная компания является одной из крупнейших в России по объемам продаж. X5 Retail Group N.V. использует мультиформатную стратегию, в рамках которой развивает три формата - дискаунтеры, супермаркеты и гипермаркеты. Сети магазинов компании находятся практически во всех регионах РФ, а также в странах СНГ.

Проект «Инталева» в свое время начался еще в ТД «Перекресток», руководство которого пришло к необходимости автоматизации казначейства и внедрения системы бюджетирования. Главными проблемами, с которыми столкнулась компания, были бумажный документооборот и ручная проверка заявок на соответствие бюджету. Ранее заказчик использовал западный программный продукт для ведения бюджетирования, название которого не разглашается. Но известно, что система не соответствовала возросшим требованиям бизнес-процессов компании. Логика работы продукта не позволяла контролировать прохождение отдельных документов. Так, в 2005 году было принято решение использовать «Инталев: Корпоративные финансы» в качестве системы для автоматизации бумажного документооборота.

На первом этапе проектных работ было разработано и внедрено решение для бюджетного управления компанией. Данная система включала в себя управленческий план счетов, модель учета, а также форматы отчетности и инструменты ввода данных в систему.

Вторым этапом были работы по автоматизации бизнес-процесса «Заявка на расход/оплату». В рамках данного этапа специалисты «Инталев» разработали схему бизнес-процесса заявки. Для этого был выбран программно-методический комплекс «Инталев: Навигатор» как средство моделирования бизнес-процессов, а также сделаны описание оргструктуры компании, список участников процесса и используемых документов и выделены роли (должности).

На третьем этапе работ проектная группа настроила бизнес-процесс «Ввод договора». Данный модуль выполняет задачи обеспечения дисциплины и прозрачности документооборота договоров. В ходе проекта сотрудники интегратора также построили сложную систему разграничения доступа к данным. В рамках этих работ была составлена матрица ролей по географическому и функциональному признаку для более быстрой (модульной) модификации. Как сообщили в пресс-службе «Инталев», в общей сложности было настроено порядка 300 ролей.

Опытно-промышленная эксплуатация проходила в течение месяца, в ходе которой подразделения компании постепенно переходили на единую автоматизированную систему  бюджетирования, казначейства и документооборота договоров на базе «Инталев: Корпоративные финансы». Данное решение сегодня позволяет сотрудникам заказчика консолидировать сведения из различных источников для целей бюджетирования, своевременно выполнять отчетность как по движению денежных средств, так и по управленческим доходам и расходам. Кроме того, с помощью системы осуществляются автоматический контроль над расходованием средств в соответствии с принятым бюджетом и лимитами по договорам, а также проверка заключаемых договоров на соответствие бюджету и автоматическое составление кассовых планов.

Что касается обучения, то на завершающем этапе сотрудники Х5 Retail Group N.V. прошли серию обучающих мероприятий в ГК «Инталев». Напомним, что компания «Инталев» достаточно активно занимается вопросами обучения заказчиков и подготовки кадров (см. новость раздела «Автоматизация» от 11 июля 2008 г.). Так, на курсах, организованных «Инталев», специалисты заказчика приобрели навыки по методикам настройки системы, а также изучили варианты применения функциональных возможностей программного продукта. Такие умения заказчика позволили облегчить процесс описания и автоматизации документооборота и бизнес-процессов компании.

В ходе проекта компания «Инталев» организовала центр компетенции АСБУ (Автоматизированной системы бюджетного управления) на территории заказчика для сопровождения пользователей и внедренного программного комплекса. В состав отделения со стороны «Инталев» вошли руководитель центра компетенций и специалист по технической поддержке пользователей. Кроме того, в Центре компетенции работает бизнес-аналитик, программист и системный администратор от Х5 Retail Group N.V. В течение года после завершения проектных работ (в 2007 году) консультанты «Инталев», находящиеся в центре компетенций АСБУ, обучали специалистов заказчика путем коучинга. Теперь же сотрудники могут самостоятельно поддерживать и развивать систему. На данный момент центр компетенций состоит только из специалистов Х5 Retail Group N.V, которые поддерживают пользователей и обслуживают систему, а также развивают ее, описывая и автоматизируя новые процессы. Среди них есть бизнес-аналитик, программист «1С» и специалисты по поддержке пользователей.

Недавно был проведен аудит автоматизированного комплекса «Инталев: Корпоративные финансы + Документооборот» в Х5 Retail Group N.V. Результаты проверки показали, что по истечении двух лет после начала промышленной эксплуатации ПО способно работать также и при одновременных 200 пользователях (вместо 70 проектных) и с объемом базы в 140 Гбайт (вместо 16 Гбайт после проекта).

Заметим, что заказчик достаточно активно скупает менее крупных игроков на рынке продуктового ретейла и встраивает их как подразделения в собственную финансовую структуру. Так, после приобретения розничной сети «Меркадо» магазины были объединены с работающей моделью бюджетирования и документооборота в системе «Инталев Х5». Позже к системе была подключена сеть дискаунтеров «Пятерочка».

Как уже отмечалось, в настоящий момент Х5 Retail Group N.V. самостоятельно эксплуатирует и развивает систему, а общение между компаниями проходит в рамках технического сопровождения группой поддержки пользователей программных продуктов «Инталев».

В числе последних публичных проектов компании «Инталев» в данном сегменте отметим сотрудничество с компанией «Комус» в 2007 году. Напомним, что заказчик на сегодня является одним из лидеров российского рынка канцелярских и офисных товаров, а также поставщиком бумаги и картона в России, в том числе полиграфических сортов. В ходе проектных работ специалисты «Инталев», также как и в проекте с Х5 Retail Group N.V,  провели настройку модели АСУ в области управления финансами. Кроме того, в ходе проекта были проведены анализ существующих настроек для оптимизации поддержки АСУ и непосредственно сама настройка «Инталев: Корпоративные Финансы» для формирования факта по данным, полученным из файла XML.

Недавно компания «Инталев» приступила еще к одному проекту в сфере торговли, но уже по созданию управляющей структуры. Заказчиком таких работ стала группа компаний «СИМ», которая работает на автомобильном рынке около 16 лет и на сегодня является действительным членом ассоциации «Российские автомобильные дилеры», входит в тройку лидеров по продажам автомобилей Suzuki, а также получила звание «Лучший дилер 2008 года» по продажам оригинальных запчастей Mobis. На сегодняшний день компания реализует первый этап проекта, в результате которого будут разработаны стратегия, миссия, видение компании, карта системы сбалансированных показателей верхнего уровня, а также декомпозиция верхних и нижних уровней. На дальнейших этапах специалисты «Инталев» построят систему контроллинга с применением программно-методического комплекса «Инталев: Навигатор» и программного продукта «Инталев: Корпоративные документы и процессы». В IV квартале 2008 года планируется запустить в опытную эксплуатацию систему контроллинга.

Что касается присутствия компании «Инталев» на рынке торговли, то, по данным обзора рынка систем бюджетирования компанией DSS Consulting, «Инталев» занимает порядка 60 % рынка по внедрениям в отрасли торговли, превышая уровень внедрений в количественном показателе таких систем, как PlanDesigner, Cognos EP и др.

Подробности

Компания «Инталев» была создана в 1996 году силами команды экономистов из Петербурга. В настоящее время системный интегратор имеет два равнозначных офиса в обеих столицах. Открытие офиса в Северной столице состоялось летом 2006 года. В зону компетенции представительства входит весь Северо-Западный федеральный округ. Кроме того, компания располагает сетью филиалов в России и странах СНГ и разветвленной сетью партнеров. В процессе развития компании «Инталев» был проведен ряд проектов по автоматизации систем управления предприятиями, создана линейка типовых продуктов как в области автоматизации, так и в области консалтинга.