Системы автоматизации документооборота

Именно программа автоматизации документооборота дает возможность любому предприятию качественно организовывать работу и быстро принимать оперативные или стратегические решения.

Для чего необходима система автоматизации документооборота?

Причин, которые определяют необходимость внедрения системы автоматизации документооборота, очень много. Информация требует быстрой и качественной обработки, так как иногда информационные потоки намного важнее материальных. Пользователь системы документооборота может осуществлять большой спектр операций с документами, справочниками, задачами, маршрутами, журналами при небольших временных затратах.

Многие системы реализуют возможность атрибутивного и контекстного поиска документов. Он не занимает много времени и при этом свершено не важно, с помощью какого приложения был создан документ. Технология электронного документооборота дает возможность хранить большое количество разных данных. Системы автоматизации защищают все документы от несанкционированного доступа. К каждому разделу документов можно назначить определенную защиту. Такая система позволяет осуществлять информационный обмен между работниками организации.

Как выбрать систему документооборота

При выборе системы автоматизации документооборота важно обращать внимание на такие факторы: обеспечение необходимой функциональности с возможностью дальнейшего расширения системы, окупаемость программы, уровень технической поддержки.

Что касается функциональности, то программы, которые обеспечивают электронный документооборот, могут иметь различные функции в зависимости от конкретных целей. Качественная программа должна иметь такие подсистемы, как автоматизация производства, ввод документов и обработка их образцов, маршрутизация документов, управление стоимостью хранения документов, комплексная автоматизация бизнес-процессов.

Также работа системы автоматизации будет зависеть от технической поддержки, которая должна оказывать услуги всесторонней консультации пользователя и устранения ошибок.

Чтобы выбрать наиболее подходящую программу документооборота, необходимо изучить все имеющиеся варианты на рынке и определиться с первоочередными целями использования системы.