SPb CIO Club и компания «Офис-Док» представили решение EOS for SharePoint

Первая часть заседания SPb CIO Club была целиком и полностью посвящена рассказу о последней версии портальной СЭД компании ЭОС на платформе Microsoft Sharepoint Server 2010. В качестве спикеров со стороны компании-внедренца выступили заместитель генерального директора компании «Офис-Док» Андрей Крекотун, а также руководитель проектов по внедрению информационных систем «Офис-Док» Денис Урусов.

По словам г-на Крекотуна, предложенная система способна работать со справочниками, отчетами, картотеками документов и электронной цифровой подписью, также оперировать различными политиками доступа, работать с архивными документами, осуществлять поточное сканирование, контролировать проводимые в компании работы с документами, а также создавать персональное рабочее место для каждого пользователя.

Подробнее о возможностях последней версии системы EOS for SharePoint, разработаной на базе SharePoint, ее функционале и архитектуре читайте в материале «Вышла версия EOS for SharePoint на Foundation»  от 28 марта 2012 года.

«Система решает все задачи, связанные с документооборотом, которые стоят или могут встать перед пользователем, – отметил Андрей Крекотун. – Так как базой для нашего решения послужил SharePoint, это означает его возможность всегда быть в контакте с порталом, а также полную открытость для интегрирования с любой другой системой. EOS for SharePoint может также быть модифицирована и настроена таким образом, каким потребуется компании-заказчику. В системе предусмотрены все необходимые инструменты, позволяющие решать задачи по доработке и подстройке под конкретные нужды каждого конкретного предприятия. Я знаю множество организаций, которые, внедрив какую-то часть (например, договорной документооборот), затем увеличили функционал системы в три раза или даже еще больше».

Как также отметил г-н Крекотун, возможность доработки EOS for SharePoint делает ее гибким и пластичным инструментом, который подойдет под нужны практически любой российской компании. Причем доработка и настройка данного решения может проводиться не только при помощи специалистов компании «Офис-Док» в качестве системной интеграции, но и своими силами: «Если компания-заказчик заинтересована в том, чтобы прибегнуть к нашей помощи в подстройке функционала EOS for SharePoint под свои нужды, то мы, конечно же, с радостью предоставим свою помощь. Мы всегда оказываем поддержку нашим клиентам и делаем это быстрее, нежели другие, потому что у нас больше опыта и мы можем предложить больше вариантов, – отметил Андрей Крекотун. – Однако, на наш взгляд, ключевым достоинством системы EOS for SharePoint является именно возможность расширения функционала системы своими силами, посредством доступного инструментария».

 
Спикеры от лица компании «Офис-Док»: заместитель генерального директора Андрей Крекотун,
а также руководитель проектов по внедрению информационных систем Денис Урусов

Денис Урусов отметил, что система EOS for SharePoint обладает определенным количеством преимуществ по сравнению с аналогами, представленными на рынке систем для электронного документооборота. В частности, на более понятном и прозрачном уровне происходит согласование документов и контроль за их исполнением. Кроме того, тот факт, что решение реализовано на базе SharePoint, открыл широкие возможности для того, чтобы существенным образом переписать сам программный код (при существующем интерфейсе SharePoint). По сути, все объекты, рассматриваемые в системе, были привнесены в EOS for SharePoint искусственно, а конструктор маршрутов движения документов был переписан полностью.

Интерфейс системы окажется привычным для каждого,
кто работал с приложениями, разработанными на базе SharePoint

Также, по словам г-на Урусова, плюсом последней версии EOS for SharePoint является возможность ее интеграции с другими приложениями, хранение документов в pdf (т. е. в распознаваемом формате), а также возможность облегченного поиска по базе распознаваемых файлов.

Также представители «Офис-Док» описали два типичных варианта проведения проекта по внедрению данной системы EOS for SharePoint. Первый вариант сводится к тому, чтобы организовать портал с функцией документооборота (сюда входят: организация хранилища документа, контроль и согласование документов), при этом ставятся задачи по созданию единого информационного пространства в компании, а также по организации работы с входящими и исходящими документами (отправка, согласование с контр-агентом) и по работе с внутренними документами. Для проведения подобного типа проектов нужно помнить о том, что особенности документооборота в компании напрямую связваны с ее деятельностью (например, для проектной компании свой тип документооборота, а для компании-вендора – другой).

Одно из ключевых преимуществ четвертой версии EOS for SharePoint – 
это расширенный функционал и более удобный интерфейс рабочего места

Второй тип возможных проектов по внедрению EOS for SharePoint связан с расширением портала (притом что существующий портал менять уже нельзя). В этом случае возникает дополнительная потребность автоматизации работ по договорной деятельности, а также по структуре договорных хранилищ. Как правило, для организации процессы согласования договоров занимают много времени, в этом случае EOS for SharePoint, масштабируя ресурсы, значительно ускоряет данные процессы.

Особый интерес аудитории вызвал рассказ о практических кейсах применения EOS for SharePoint

Главными «бонусами» внедрения этой портальной СЭД компании ЭОС являются значительная экономия времени (особенно на стадии, когда пользователи уже привыкли к системе и научились ею пользоваться), прозрачность работы с документами, контроль этапов прохождения документов (включая мониторинг задержек), а также сбор статистики по всей системе. Основным же ее преимуществом как «коробочного решения» является возможность расширения и наращивания функционала.