«Весенний документооборот» компании ЭОС: каким будет рынок электронного документооборота уже завтра

Партнерская сеть – гарант лучшего сервиса

«Весенний документооборот» – партнерская конференция компании ЭОС. Это значит, что ее основная аудитория – это представители компаний-интеграторов, партнеров ЭОС из России и ближнего зарубежья. Добавим, что руководство ЭОС предпочитает весной собирать друзей в максимально неформальной обстановке вдалеке от Москвы: сочетание лаконичной деловой части с обширной туристической программой способствует сплочению партнерского коллектива и более непринужденному общению. Вот и в этом году официальная часть «ВЕСДОКа» прошла в Ереване, а затем гости отправились в Грузию. Всего конференцию посетило более ста человек, а организовать ее помогал новый партнер компании ЭОС – ЗАО «Эй Би Эс Текнолоджис» из Армении.

По словам генерального директора ООО «Электронные Офисные Системы (Софт)» Андрея Козлова, работа с партнерами, формирование партнерской сети и поддержка интеграторов в региональных проектах по-прежнему остается приоритетной задачей для компании ЭОС. Согласно статистике 2018 года, компания отдала на дальнейшую проработку партнерам около 58% новых заявок клиентов – результат, превышающий показатели прошлых лет. «Наша политика состоит в том, чтобы вовлекать всё больше партнеров к выполнению региональных проектов. Стараясь предоставить высокий уровень сервиса и качества клиентам, мы работаем в сотрудничестве с местными партнерскими организациями и таким образом обеспечиваем постоянную поддержку клиента», – пояснил он.

В то же время как для самой компании ЭОС, так и для ее партнеров важно не просто развивать продажи флагманских продуктов (СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint), но и расширять компетенции за счет новых актуальных для клиентов решений – таких, как модуль «Система управления проектами» в СЭД «ДЕЛО», решение для автоматизации МФЦ (АИС МФЦ ДЕЛО), хранение подлинников электронных документов на базе системы «Архивное ДЕЛО», система «НАДЗОР-WEB» для органов прокуратуры, проекты по импортозамещению. Для этого компания практикует различные методы: вебинары, очные консультации маркетологов и технических специалистов, а также совместное ведение проектов, когда партнер проводит маркетинговое мероприятие и формирует спрос, а специалисты ЭОС помогают с внедрением решения. 

В своем выступлении Андрей Козлов отметил несколько позитивных тенденций, связанных с партнерской сетью: у компании стало меньше вопросов к квалификации специалистов интеграторов, возросла партнерская кооперация (участились случаи совместной работы партнеров в рамках одного проекта), увеличилась мобильность компаний (многие компании готовы браться за проекты вне своего «домашнего региона»). С другой стороны, компании хотелось бы, чтобы сотрудники интеграторов были больше погружены в тематику СЭД и были готовы сами отвечать на разносторонние вопросы заказчиков (сегодня клиенты зачастую обращаются напрямую к разработчику, что может сказаться на времени отклика). Все эти просьбы свелись в один призыв: «Важно быть для заказчика не экспертом по СЭД «Дело», а экспертом по тематике автоматизации документооборота».

Председатель Совета директоров компании ЭОС Владимир Эдуардович Баласанян во вступительном слове к участникам конференции также подчеркнул важность профессиональной партнерской экосистемы: «В свои 25 лет мы продемонстрировали сплоченное, успешно работающее сообщество единомышленников». Позднее он отметил, что компания практически с самого начала своего существования начала задумываться о формировании партнерской сети – как альтернативе постоянным разъездам сотрудников ЭОС по регионам.

Такой подход оказался исторически оправдан: сегодня ЭОС обладает одной из лучших в отрасли партнерских сетей. Во многом благодаря им компания находится в лидерах ЭОС российского рынка ИТ по целому ряду критериев (см, к примеру, последнее исследование TAdviser), ежегодно бьет рекорды по росту прибыли – в то же время помогая развиваться и интеграторам.

По итогам 2018 года компания по традиции наградила памятными статуэтками и дипломами своих лучших партнеров (стоит ли еще раз заметить, что это интеграторы из самых разных регионов страны, а также из ближнего зарубежья?):

• ООО «Бизнес ИТ» (Ставрополь),
• ООО «Инфосистемы-КС» (Якутск),
• ООО «Прайм Груп» (Красногорск),
• совместный проект ООО «ЭОС Тех», ООО «Офис-Док» (Санкт-Петербург) и ОсОО Information and Financial Solutions (IFS, Бишкек, Кыргызстан),
• ООО «АльтА-СОФТ» (Брянск),
• ООО «КС-Консалтинг» (Барнаул),
• ООО «Юниксофт» (Мытищи),
• ЗАО «Эй Би Эс Текнолоджис» (Ереван, Армения).

СЭД «ДЕЛО»: центр всех информационных ресурсов организации

Рост объемов и разновидностей цифровой информации и вовлечение всё большего числа сотрудников в процесс электронных коммуникаций – эти закономерности рынка СЭД, которые были озвучены еще на прошлом «Весеннем документообороте» в Баку, сегодня стали еще более ощутимы. Генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» Юрий Назаров, говоря о развитии флагманского решения компании – СЭД «ДЕЛО» – отметил, что в СЭД у компаний и организаций госсектора растет числа документов в абсолютном выражении, увеличивается доля сотрудников, использующих «ДЕЛО», число обращений к документам (просмотр, редактирование, поиск, мобильный доступ), а также число пользователей на одну инсталляцию. Использование сервисов ДЕЛО достигает 99%.

«Система становится всё более нагруженной, мы фиксируем как рост пользователей, так и повышение нагрузки на одного пользователя. Интересно, что если раньше иногда данные заносили в систему неквалифицированные пользователи, то сейчас ситуация поменялась: качество данных значительно улучшилось, и теперь их можно применять для аналитики», – уточняет спикер. СЭД «ДЕЛО» действительно становится центром всех информационных ресурсов организации, объединяя десятки сторонних систем и интегрируясь с ними. Поэтому приоритет при развитии системы в компании отдается улучшению ее юзабилити, масштабируемости и повышению общей производительности. Последнее связано с

• оптимизацией центральной базы данных,
• обеспечением возможности горизонтального масштабирования WEB и APP серверов,
• переходом к внешнему хранению документов (будет в одном из ближайших обновлений),
• использованием внешней системы индексации документов,
• оптимизацией API,
• оптимизацией серверов управления процессами.

Среди крупнейших планомерных проектов по внедрению СЭД «ДЕЛО» в госсекторе следует выделить, к примеру, проекты в Ставропольском крае и в Якутии. В 2018 году началось также внедрение системы «ДЕЛО» на региональном уровне в Еврейской АО, Республике Калмыкия и Республике Адыгея. К крупнейшим и самым перспективным также относится внедрение системы «НАДЗОР-WEB» на основе решения «ДЕЛО-WEB» – в рамках федеральной программы «Цифровая трансформация органов Прокуратуры».

СЭД «ДЕЛО» обрастает новым функционалом, среди которого выделяются подсистема управления совещаниями и подсистема управления проектами. О последней рассказал заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков. «Нашей основной задачей было сделать подсистему управления проектами, учитывающую специфику государственного управления и нормативную документацию, прозрачную, с архивом, аналитикой и отчетностью, с бесшовной интеграцией с СЭД», отметил он. Подчеркнем, что модуль «Система управления проектами» в СЭД «ДЕЛО» не является классической PMS-системой вроде Microsoft Project, а основывается на документационном обеспечении проектной работы. Учитывая указанный выше тренд на всеохватность ECM-систем и их центральное положение среди всех информационных систем компании, такой подход кажется более органичным для пользователей СЭД «ДЕЛО».

На сегодняшний день выпущена первая версия модуля «Управление проектами», реализовано управление специализированными карточками, справочники, календарное планирование, бюджет, команда проекта, целевые показатели и результаты. Основной его функционал – работа с проектными предложениями, заявками и паспортами проектов.

EOS for SharePoint и EOSMobile: удобство и новый функционал

Приоритет на повышение usability и освоение нового функционала, соответствующего требованиям пользователей, компания ЭОС ставит и при развитии других своих популярных решений: EOS for SharePoint и мобильного приложения EOSMobile. Так, в EOS for SharePoint перерабатывается интерфейс, он станет более удобным и современным. По свидетельству заместителя генерального директора ЭОС Евгения Червякова, рост бизнеса заказчиков этого решения дает им возможность включать в электронный документооборот, как в комплексную систему, всё новые и новые бизнес-процессы – и система должна обеспечивать их поддержку. «Большинство проектов на EOS for SharePoint исторически мы проводим с глубокой кастомизацией, с углубленной настройкой под каждого заказчика: конструируем АРМ, отчеты и т. д. Поэтому основные направления развития продукта мы связываем с совершенствованием удобного и современного функционала, а также появлением новых актуальных опций», – заключил он.

Дальнейшее совершенствование EOS for SharePoint будет вестись в следующих направлениях: сопровождение договоров, исполнение задач, развитие функций корпоративного портала, автоматизация кадровых процессов, развитие модулей интеграции с ЭДО, отраслевые решения.

Участники конференции подтверждают интерес клиентов к EOS for SharePoint, но в то же время отмечают, что область распространения и использования этого продукта изменяется с учетом стоимости лицензий на Microsoft SharePoint и возможностей клиентов. Одним из крупнейших внедрений решения в 2018 году стал совместный проект ООО «ЭОС Тех», ООО «Офис-Док» и ОсОО Information and Financial Solutions (Кыргызстан) в газотранспортирующей компании «Кыргызтрансгаз».

Что касается мобильного приложения – его популярность постоянно растет. «С каждым днем мы наблюдаем активный рост пользователей нашего приложения. Только в приложении для iOS работают около 150 активных пользователей в день, в среднем они проводят там 23 минуты ежедневно», – рассказал начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений компании Артем Андреев. Напомним, что единое мобильное приложение для работы с СЭД, объединившее несколько специализированных продуктов для разных платформ (Windows, Android, iOS), было анонсировано в прошлом году.

Мобильное приложение EOSMobile содержит широкий функционал СЭД и помогает руководителям принимать решения вне офиса: получать корреспонденцию, подписывать документы, делегировать полномочия и т. д. В приложении можно настраивать под себя рабочий стол, раскладывать документы по рубрикам, папкам и подпапкам, настраивать фоновое изображение, логотип на рабочем столе и многое другое.

Развитие EOSMobile связано с выпуском нового СМР 4 (сервер мобильных решений), который станет независимым от количества пользователей, с экономией трафика, поддержкой PostgreSQL и Linux, Кроме того, изменения коснутся контроля исполнения поручений, функции совмещения, личных папок, улучшение навигации.

Многофункциональные центры с искусственным интеллектом

АИС МФЦ ДЕЛО, предназначенная для автоматизации многофункциональных центров предоставления госуслуг – один из продуктов, на которые компания ЭОС делает ставку и которое предлагает своим партнерам развивать в регионах. С одной стороны, тиражируемость этого решения ограничена количеством регионов, с другой – каждый такой проект масштабный и постоянно развивающийся. В качестве такого успешного опыта можно назвать проект в МФЦ Калининградской области, где пилотное внедрение завершилось в 2015 году, но планомерная постоянная поддержка ведется и сегодня. Подобный проект был реализован и в Рязанской области, а в 2018 году к ним добавились инсталляции АИС МФЦ ДЕЛО в Ханты-Мансийском автономном округе и Ульяновской области (с последним кейсом можно подробнее ознакомиться здесь). Обновления системы выпускаются с большой частотой: это связано с тем, что количество сервисов, предоставляемых МФЦ, постоянно увеличивается, и СЭД должна реагировать на изменения максимально быстро.

Помимо обрастания функционалом, МФЦ становятся для компании ЭОС «полигоном» для тестирования инновационных для отрасли ECM технологий: Big Data, машинное обучение, искусственный интеллект. Так, в 2018 году были внедрены:

• роботизированный колл-центр (см. ссылку на проект в Калининграде) с распознаванием голоса,
• чат-боты в мессенджерах и соцсетях МФЦ,
• искусственный интеллект, позволяющий автоматически проводить ту или иную процедуру с документами (алгоритм для совершения той или иной операции), проанализировать поведение пользователей и выявить для каждого наиболее используемые функции.

«С точки зрения юзабилити, мы существенно переработали и дальше улучшаем интерфейс, теперь не только на основе заявок и общения с конечными пользователями, но и на основе «тепловых карт», аналитики пользовательского опыта», – резюмировал начальник департамента развития информационных систем ЭОС Иван Скородумов. В планах развития решения у компании ЭОС, помимо прочего – применение многомерного анализа данных для BI-отчетности.

Но искусственный интеллект в документообороте – прерогатива не только многофункциональных центров. На 2019 год анонсирован выход решения AIDOC.ДЕЛО на основе нейронной сети iPavlov – разработка ЗАО «Центр открытых систем и высоких технологий» (COS&HT) специально для СЭД «ДЕЛО» (адаптированно к работе с карточками документов во внутреннем формате системы). Это решение для интеллектуальной поддержки входящей почты и обращений граждан призвано уменьшить время обработки входящего документа или обращения, уменьшить количество ошибок, вызванных «человеческим фактором». Оно автоматизирует такие функции, как определение ответственного исполнителя, формирование краткой аннотации документа, подготовка проекта резолюции и другие. 

«Искусственный интеллект может работать в СЭД в качестве помощника, мы уже можем применить это на практике», – прокомментировал Юрий Назаров. А Владимир Баласанян добавил, что обсуждение на конференции таких технологий, как искусственный интеллект, выводит взаимодействие компании ЭОС с партнерами на новый уровень: «Если раньше мы больше обсуждали технические вопросы, проблемы взаимодействия, то сегодня мы рассказываем о совершенно новых технологиях: искусственный интеллект, учет поведения пользователя, «тепловая карта» работы с мобильным приложением. Мы вышли на совершенно иной уровень функционала продуктов ЭОС и занимаемся, скажем так, тонкой настройкой, которая позволяет повысить качество работы конечных пользователей с нашими решениями». 

Архивы

Актуальность темы долговременного хранения электронных документов (от 10 лет) связана отнюдь не с тем, что бумажные документы не выдерживают испытания временем: при соответствующих условиях они могут храниться сто лет и более. Проблема в другом: в организациях, особенно госструктурах, сегодня накопилась огромная масса документов, изначально созданных в электронном виде. Появились новые источники комплектования: веб-ресурсы (сайты ведомств, социальные сети). Традиционное «пассивное» хранение электронных документов (консервация и другие методы) также не является эффективным из-за ненадежности цифровых носителей, подверженных выходу из строя, периодической смене видов носителей и форматов (их тысячи, открываемых разными программами) данных, проблем доступа и стандартизации. Возникает риск потери документов – в том числе так называемого «национального цифрового наследия». Исходя из этого единственный эффективный классический метод – перенос документов с носителя на носитель, из формата в формат (миграция или конверсия). Но это не слишком удобно.

Попытки решить данную проблему и обобщение всех знаний о ней привели к появлению новой дисциплины – Digital Preservation (электронное сохранение). Она предполагает сохранение целостности данных путем резервирования в различных геолокациях, вычисление хеш-функции, антивирусную защиту, разграничение доступа и аудит. Сохранение (доступности) содержания обеспечивается стандартизацией метаданных, ограничением числа поддерживаемых форматов (или нормализация форматов) при приеме на хранение, своевременную конверсию данных в более устойчивые форматы.

Система «Архивное ДЕЛО», которая изначально была создана для обслуживания бумажного архива в электронном виде, сегодня модифицируется с учетом международных (в первую очередь ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве – Открытая архивная информационная система – Эталонная модель») и российских стандартов. Разработанные компанией ЭОС «Концепция хранения электронных документов в архиве организации» и соответствующая система архивного хранения подлинников электронных документов в апреле 2019 года были представлены руководству Росархива и Российского государственного архива научно-технической документации.

* * *

В 2019 году спонсорами конференции «Весенний документооборот» выступили производители техники для печати и обработки документов Fujitsu и Canon, российский разработчик средств информационной безопасности «Актив», разработчик интеллектуальных решений для документооборота ЗАО «Центр открытых систем и высоких технологий» (COS&HT), разработчик офисных приложений «Новые облачные технологии» (ТМ «МойОфис»), разработчик программной платформы для создания готовых решений и IT-инфраструктуры «Базальт СПО».